事務職に転職するときの志望動機の書き方と例文

2016年11月18日公開最終更新日：2022年6月9日

事務職の場合、営業職や技術職と比べて具体的な数字や経験が伝えにくく、「志望動機が書けない…」と悩んでいる方も多いようです。

今回は、未経験から事務職を目指す場合と、経験者が事務職を目指す場合、それぞれの志望動機の書き方についてポイントを整理してみました。

その1　未経験から事務職を目指す際の志望動機の書き方
その2　事務職経験者が転職する場合の志望動機の書き方
志望動機・志望理由の例文集（サンプル）

その1　未経験から事務職を目指す際の志望動機の書き方

未経験から事務職を目指す方が志望動機を作成する際に大きなポイントとなるのは、これまでの経験と応募する仕事との「共通項」を見出すということ。どんな仕事でも求められる、共通のスキルや経験があります。

例えばファーストフード店で接客販売の仕事をしていた場合。
接客販売で必要なスキルといえば、多くのお客様に対して笑顔で「いらっしゃいませ！」と話せる基本的な挨拶をはじめ「お飲み物はどのようなものがよろしいですか？」など円滑なコミュニケーションができることです。

加えて、「このメニューは低カロリーで塩分が少ないので、健康を気にされている方にも大好評ですよ」など、お客様の立場に立って物事を考え、適切なアドバイスやサービスを提供できるという「思いやり」も重要な要素。こうした「コミュニケーション力」「相手に対して配慮をしながら一歩先を読み、行動できる力」は、事務職でも大いに活かせるスキルなのです。

部門のメンバーをはじめとして、他部門とも意思疎通を図りながら滞りなく普段の業務を遂行し、周囲をサポートすることが多い事務職は、事務経験やPCスキルだけでなく、前述した「コミュニケーション力」「相手に対して配慮をしながら一歩先を読み、行動できる力」が求められます。そこで、前職で培った経験スキルを証明するエピソードを織り交ぜながら、事務職でも必ず活かせることをアピールしてみましょう。

それに加えて「Excelのピボットテーブルの使い方を勉強中」など現在進行形で、事務職に活かせるスキルを学んでいることがあれば、それもぜひアピールしましょう。

＜未経験から事務職を目指す場合の志望動機の文章例＞

●営業職⇒事務職

御社が展開しているWebサービスをバックアップしたいという思いから、事務職を志望します。前職では法人営業を1年ほど経験しましたが、その時に培った相手とのコミュニケーション力や交渉・調整力は、事務職においてもきっと役立つと思っています。特に御社のような大きな組織体制で運営している企業においては、各部署との調整が重要になると思いますので、これまでの経験を存分に発揮することで御社の成長に貢献できたら幸いです。

●コールセンターサポート⇒事務職

前職ではコールセンターでお客様からのIT/システム分野の問い合わせ対応を5年ほど担当していました。お客様一人ひとりのニーズを素早く察知し、先回りしながらベストなアドバイスを心掛けていた経験は、多くの部署からの要望を受けとめて臨機応変かつ迅速に事務処理していく事務職においても、大いに活かせると思っています。元々御社のサービスを長年愛用しているので、事務業務を通じて御社のさらなる成長に貢献したいと強く願っています。

その2　事務職経験者が転職する場合の志望動機の書き方

事務職経験者が同じ事務職を志望する場合、一般的にはこれまで担当してきた事務職の業務内容を中心に整理しながら、応募企業でも即戦力となって同じような業務ができることを伝えます。その際、重要なポイントの一つが応募企業の求人情報を読み込むこと。「社員数」「売上額」「組織構成」「取引先業種・企業」といった点を、前職の会社と比較してみることで、同じ事務職でも求められる役割や業務内容が異なってきます。わかりやすい例を挙げると、

前職在籍企業：従業員1000名以上の大企業の経理部の一般職として入社する場合、基本的な伝票処理や日次決算処理などの細かい作業が中心

応募先企業：従業員10名のベンチャー企業の事務職として入社する場合、経理のサポート業務を中心に、総務・人事・採用・営業事務・経営企画まで幅広いバックオフィス業務を担当

このように、企業規模だけで比較してみても、業務内容や役割が大きく異なるケースがあります。そのため、同じ「事務職」でもこれまでの経験との「共通項」と「全く異なるポイント」を整理しながら、効果的な志望動機を考える必要があります。

なお、同じ事務職としてアピールできるポイントは、事務処理などの業務に直結するものや、目に見える具体的な成果を出したものだけではありません。自分自身ではあまり評価していないことでも、「採用担当者や周りから見ると高く評価されるスキルや経験」もあります。

例を挙げると、

「英語を話せるわけではないけれど、簡単な英文メールが読み書きできて、海外の営業拠点と事務手続きに関するやり取りを何年かしていた」
「取引先100社からの商品発注処理を一人で担当していた」
「営業が簡単に見積書を作成できるような簡単なツールを自ら企画～社内の技術メンバーに協力してもらって完成・導入したことで、業務効率がアップした」
「上司の指示やアドバイスを常にメモ書きして忘れないようにすることで、日々の業務に役立てていた」

など、どんな些細で地味なことでも、相手にとって役に立つことを自分が考え実現した経験や、日々努力していたこと。また大きなミスなく、円滑に日々の業務を推進していたことなどあれば、遠慮なくアピールするべきです。

＜事務職経験者が転職する場合の志望動機の文章例＞

●機械メーカー事務⇒食品メーカー事務

5年ほど、機械メーカーで一般事務を担当してきましたが、もっと身近な存在である食品の製造で仕事がしたいと思い、御社を志望しました。これまでの経験からWord/ExcelなどのPCスキルはもちろん、だれに対しても明るく電話対応できることにも自信があります。また素早く正確に業務を処理し、どのようにしたらもっと効率よく効果があげられるかを常に考え、行動するように心がけています。そのために必要な勉強に対する努力も惜しみません。今後、事務職のエキスパートとなれるよう頑張りますので、よろしくお願い致します。

●不動産会社事務⇒不動産会社事務

御社に魅力を感じたのは、古民家を抜群のセンスによって、魅力あふれるデザイナーハウスにフルリノベーションしている点です。前職の不動産会社の事務職では、賃貸契約書作成をはじめ、営業事務サポート全般を広く担当していたので、御社のデザイナーハウスの契約～その後のフォローにおいて、これまでの経験を存分に発揮できると思います。現在は宅建の資格取得に向けて勉強中。その知識を活かして、御社の成長に深く貢献していきたいと思っています。

志望動機・志望理由の例文集（サンプル）

志望動機・志望理由とは、応募する企業に入社意欲を伝え、入社後の活躍イメージを持ってもらうための項目です。

職種別の例文と、「地元で働く」「未経験業種・職種」など様々なシチュエーション別の志望動機・志望理由の例文を用意しました。ぜひ参考にしてください。

【職種別】志望動機・志望理由の書き方と例文

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