転職なら社会人のための転職サイト【リクナビNEXT】|求人、転職に関する情報満載! 2021/09/17 UPDATE 毎週水・金曜更新!

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秘書の志望動機の書き方と例文

ノートパソコンを操作する秘書秘書に転職する場合、志望動機はどのように書いたら良いのでしょうか。

組織人事コンサルタントの粟野友樹さんに志望動機の書き方のポイントや注意事項を聞きました。

例文も紹介していますので、履歴書の作成や転職活動の参考にしてみてください。

アドバイザー

粟野友樹さんプロフィール画像

組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント

粟野友樹

約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルティングを行っている。

秘書の志望動機のポイント

ポイント1:秘書の種類と特徴を理解し、必要なスキルと適正をアピール

秘書は、比較的採用人数の少ない職種です。採用枠が限られているからこそ、自分の経験や適性をアピールできるよう、業務内容や求められるスキルを理解しておくことが大切です。

秘書には大きく二つの役割と業務があります。

1.社長・役員秘書

社長や役員の専属秘書として、スケジュール調整やアポイント設定、メール対応や会食・出張手配など、あらゆるサポート業務を担当します。

社長や役員に対する個別対応力が求められるので、社長・役員との相性も重要になります。また、アポイントや会合で応対するクライアントが、海外からの来客や他社の経営者であるケースも多いため、高いレベルのビジネスマナーや語学力が求められることもあります。

志望動機では、秘書の経験の有無にかかわらず、周りのニーズにきめ細かく対応し感謝された経験や、先回りして動いてサポートした経験などをアピールできるといいでしょう。

2.グループ秘書

複数の役員を複数の秘書でサポートしたり、部署付きの秘書業務を担当したりします。大手企業に多く、業務が細分化されているケースもよく見られます。

仕事に関しては、チームで連携して動くことが多いので、担当する部署や役員に対する対応力のほか、周りへの情報共有やきめ細やかな気遣いなど、チームワークが必要になるでしょう。

志望動機では、サポート業務で力を発揮したエピソードに加え、チームワーク力をアピールするといいでしょう。

どちらも責任あるポジションで、社内外との連絡が多い秘書業務。正確なサポート能力や臨機応変な対応が求められるので、相手の話をよく聞くことや、状況把握能力なども必要になります。それぞれの役割や業務内容に応じて、自分が秘書になったらどんなサポートが可能かを考えた上で、経験に基づいたスキル・適性を具体的にアピールすることが大切です。

ポイント2:会社の事業や経営理念を理解し、共感していることをアピール

秘書業務は、企業規模によりサポートの範囲は変わってくるものの、社長・役員の代わりに一般的な要件の返信メールを送ったり、広報や経営企画部門と連携して、社内外向けのオフィシャルな発信を行ったりすることも少なくありません。社長・役員の最も近い距離で働くことから、事業や商品サービスの理解や思い等に共感できないと、良いサポートをすることは難しいとも言えるでしょう。

「〇〇という企業理念に共感し、ぜひ御社で秘書として働きたい」

「社長の〇〇を実現したいという、創業の思いに共鳴した」

「御社の〇〇事業に意義を感じ、これからの事業成長の一助となりたい」

など、なぜその会社なのか、なぜその人のサポートをしたいのかを明確に伝えられるよう、企業理解を深めましょう。

ポイント3:「求める人材像」に一致していることをアピール

秘書業務は採用枠が少ない上に、経験などが問われる職種です。そのため、事前にHPに掲載されている社長・役員のメッセージやインタビュー内容、書籍などをリサーチし、企業が求める「人材像」をしっかり把握して志望動機を書くことが大切です。

同じ役員秘書でも、大手企業とベンチャー企業では、秘書業務に求める人物像も異なります。

大手企業であればあるほど、複数の秘書で業務分担をするケースが多くなります。業務内容や、社長・役員をサポートする際、細かなルールや情報共有の仕組みなどが整理されている会社も多いので、ルールに沿ってきちんと仕事を進める力が求められるでしょう。

一方、ベンチャー企業であれば、秘書業務はもちろんのこと、営業事務や総務の仕事が加わるなど、一度に様々な業務をこなさなければならないケースも多いです。「秘書業務だけをやりたい」という方は、ミスマッチを起こす可能性があるので、選考の段階でどんな業務内容を任されるのかを具体的に聞いておくといいでしょう。

秘書経験者の場合の志望動機例

秘書の具体的な志望動機の例文をご紹介します。秘書経験者は、秘書として経験してきた具体的な業務や、そのスキルを活かしてどう会社に貢献できるかをアピールした上で、なぜ応募先企業を選んだのかを伝えましょう。

志望動機例(1)大手秘書→ベンチャー秘書

大企業の役員秘書として、営業・会食の同行やスケジュール調整、出張手配や議事録作成、その他庶務業務など、秘書業務全般を経験してきました。

サポート業務にやりがいを感じていた一方、複数名で業務を分担するため、想定外の引継ぎが発生してスピーディな対応ができないことや、役員の業務全体像を把握しきれずに担当業務だけの視点になってしまう点などに、ジレンマを感じていました。

貴社は、○○業界の中で非常に事業の成長が早いと認識しており、その成長を傍で支える業務に貢献したいと考えております。これまでの経験スキルを活かしながら、社長への秘書業務をすべて一人で対応できる点にも魅力を感じており、自分の対応できる範囲を広げて成長していきたいです。

志望動機例(2)大手秘書→外資系秘書

外資系メーカーで、多国籍の役員3名の秘書として、英語力を活かして経験を積んできました。とくに本国や海外支社とやりとりする際の交渉役として、難易度の高い調整や出張先のアテンドなども任されることが多く、各国の事情を考慮した対応も行ってまいりました。

これから海外展開を加速されていく貴社で、自分の語学力や海外支社との交渉経験を活かし、貢献できるのではないかと考え応募いたしました。

未経験者やキャリアが浅い場合の志望動機例

未経験の場合、これまでの経験を活かしてより専門性のある分野に挑戦したい、など前向きな内容を伝えましょう。それに加え、「秘書業務の責任の大きさや大変さ」を理解していることを伝え、PCスキルや資格取得、これまでのサポート業務で成果をあげられたエピソードがあれば盛り込むといいでしょう。

志望動機例(1)営業事務→秘書

IT業界で、営業事務として営業5名程度の業務支援を通じた売上サポートを経験してきました。SFA(営業支援システム)やExcel等のスキルを身につけ、顧客対応スキル、スケジュール管理や先読みした行動などを心がけてきました。

この営業事務での知識経験を活かして、もう一段責任が大きい、高度なスキルを要する秘書業務に挑戦していきたいと考え、昨年に秘書検定の準1級を取得しています。秘書経験は未経験ですが、同じ(IT)業界で、製品知識やビジネスモデルについての理解もしており、秘書経験+αの貢献もできると考えています。

志望動機例(2)営業→社長秘書

法人営業経験と同時に、役員直下の大手クライアント向け営業プロジェクトにて、事務局業務を経験し、社内外の複数関係者の日程調整や資料作成、会議準備や会食設定などを担当。職種は秘書業務ではなかったものの、縁の下の力持ち的存在となり、両社・決裁者の良好な関係性構築を通じて、プロジェクトの成功に貢献しました。

営業で培った行動力や、プロジェクト事務局での経験を活かし、今後更なる成長段階に入る御社の社長秘書として、主体的に動く攻めの秘書として事業拡大に貢献したいと考え、応募に至りました。

志望動機・志望理由の例文集(サンプル)

職種別と「地元で働く」「未経験業種・職種」など様々なケース別の志望動機・志望理由の例文を用意しました。ぜひ参考にしてください。

【職種別】志望動機・志望理由の書き方と例文

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【ケース別】志望動機・志望理由の書き方と例文

未経験職種・業界 地元で働く
会社に対する志望動機 職種に対する志望動機
第二新卒で転職する場合 IT業界
▼志望動機の基本的な書き方はこちら
履歴書の志望動機・志望理由の書き方(例文付き)
記事作成日:2020年9月28日 WRITER:田中瑠子 EDIT:リクナビNEXT編集部

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