転職なら社会人のための転職サイト【リクナビNEXT】|求人、転職に関する情報満載! 2020/01/17 UPDATE 毎週水・金曜更新!

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転職活動で卒業証明書の提出を求められたときの対応方法

卒業証明書新卒入社で必要になることが多い卒業証明書。中途入社では不要な場合もありますが、会社によっては提出が求められる場合もあります。

内定のあとに慌てないために、事前に卒業証明書の取り扱いについて確認してみましょう。

アドバイザー

粟野友樹さんプロフィール画像

組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント

粟野友樹氏

約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルを行っている。

企業から卒業証明書の提出を求められたら

卒業証明書は文字通り所定の学校を「卒業」したことを証明する書類で、卒業後でも母校の事務室等へ申請すると、発行してもらえます。

ただ、学校によって申請受付方法や発行までの時間に差があります。多くの場合、窓口・郵送のみの申請受付で、申請から発行まで数日かかる場合もあるので、あらかじめHPなどで卒業証明書の取得方法について調べておくと安心です。

窓口で申請する場合は、学部別に対応窓口が異なる場合もありますのでご注意ください。

卒業証明書についてよくある質問

Q.卒業証明書の申請に必要な書類を教えてください。

A.申請には本人確認できる書類が必要です。
身分が証明できる書類(運転免許書・パスポート・健康保険証等)を準備していきましょう。学校によって必要書類が異なることがありますので、あらかじめ学校HPなどで確認してください。

Q. 仕事が忙しく、窓口に申請に行く時間がありません。代理で家族が行くことはできるのでしょうか。

A. 本人が申請に行けない場合は、家族や友人に委任することも可能です。
ただ、委任された人の本人確認書類や委任状が必要です。必要書類は学校によって異なりますので、詳しくは学校HP等でご確認ください。

Q. 卒業証明書は卒業式に授与されたものでしょうか?

A. 卒業証明書は、卒業式で授与される卒業証書とは異なり、各学校の事務室へ申請して受け取るものです。

Q.卒業証明書の発行に手数料はかかりますか?

A. 無料の学校もありますが、数百円程度かかる学校もあります。
郵送を希望する場合は、切手を貼った封筒が必要になります。オンライン申請が可能な学校は、システム使用料がかかる場合もあります。学校HPにわかりやすく書いてある場合が多いので、一度ご確認ください。

Q.結婚して在学時と苗字が変わりました。卒業証明書は旧姓表記でしょうか?

A.旧姓名でしか発行できない学校と、改姓届を出して、新姓で発行してもらえる学校があります。
どちらにしても、在学時の名前を証明できる書類(戸籍抄本、旧姓の記載された年金手帳など)が必要となる場合があります。詳しくは各学校へお問い合わせください。

Q. 母校が統合されて学校名が変わった場合、どうしたらいでしょうか。

A. 母校が統合された場合は、統合先の学校が発行してくれます。
廃校や閉校、統合先が分からない場合は、母校の学校所在地の教育委員会に問い合わせ確認しましょう。学校HPを見ても申請・受取に必要な書類の詳細事項がわかない場合は、遠慮なく事務室へ問い合わせてみましょう。

企業が卒業証明書の提出を求める理由

企業が卒業証明書の提出を求める理由は、履歴書に虚偽の記載がないかを確認し、採用活動を慎重に実施するためです。
また、文系出身であれば文系業務に適性があるなど、卒業学部から将来のキャリアプランを検討することもあるため、特にコアキャリアが確立していない20歳代の応募者に卒業証明書の提出を求める傾向があります。ほかに、学歴を重視して採用する企業も提出を求めることがあります。

卒業証明書の取得・提出のタイミング

卒業証明書を提出するタイミングは、選考過程あるいは内定後など、企業により異なります。

もし、応募企業が選考過程で卒業証明書の提出を必要とすることを募集要項や求人票等に記載している場合は、提出を求められたらすぐに応じられるよう、事前に用意しておくと安心です。

卒業証明書の取得についてよくある質問

Q. 学校の窓口に行けば即日発行してくれますか?

A. 必要書類をそろえて窓口で申請すれば、即日発行が可能な学校もあります。
ただ、学校の事務室は平日の日中時間帯(9:00~17:00など)しか開いていないことがほとんどです。勤務中は申請に行く時間も作りにくいと思いますので、スケジュールに余裕をもっておきましょう。

Q. メールで申請はできますか?

A.書類の機密性上、窓口か郵送での申請・受取となる学校がほとんどです。
郵送申請の場合は、窓口申請よりも受取までの時間がかかるため、少なくとも1週間程度は余裕を持った方がよさそうです。心配な人は、転職活動を始める際に、余裕をもって卒業証明書を申請しておくとよいでしょう。

Q. 提出期限が3日後で、窓口に取りに行く時間がない場合、どうしたらいいでしょうか?

A. 提出期限までの時間がなく、どうしても間に合わない場合は、会社側へ事情を伝えて、期限について相談してみましょう。
「〇日までには提出できる」など、把握しているスケジュールを伝えることで、会社側も提出期限の延長などの対応を検討してくれます。

必要書類の準備は早めに済ませてしまうと、企業研究や面接対策に集中でき、安心して転職活動に取り組めますのでおすすめです。

記事作成日:2019年12月18日 WRITER:衣笠可奈子 EDIT:リクナビNEXT編集部

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