退職や入社など転職で必要となる書類一覧

名刺や入館証など会社支給の備品は、退職時に会社に返却しなければなりません。また、会社が保管していて転職先に渡さなければいけない書類もあります。

退職後に何度もやり取りしなくて済むように、転職時に会社から受け取るものと返却するものを確認しておきましょう。

退職時、会社に返却しなければならないものは？
退職日に必ず受け取るものは？
転職先の企業に提出するものは？
必要書類で気をつけたいポイント【転職者の声】

退職時、会社に返却しなければならないものは？

健康保険被保険者証は、退職後は使えないので返却します。転職先が決まっている場合は会社が新たに加入手続きをしますが、そうでなければ国民健康保険に加入するか任意継続被保険者制度を利用する必要があります。

身分証明書、社員章、制服、名刺など、社員としての身分を証明するものや、通勤に使っていた定期券も、現物を支給されていた場合には返却します。また、会社の経費で購入したり、会社から支給された書籍や文房具なども返却対象。取引先や顧客の名刺も、原則的には返却すべきものです。持ち帰りたい場合は、問題がないか、上司に確認を取ってからにしましょう。
なおパソコンに保存したデータは業務の一部。自宅のパソコンで作成した資料も、守秘義務があるものは記録媒体に移して返却し、ハードディスクにあるものはすべて消去。自宅に持ち帰った企画書や図面など紙の資料も、忘れず会社に返却しましょう。

退職する企業に返却するもの一覧

●健康保険被保険者証

健康保険は、加入者が会社を辞めた時点で脱退する仕組み。転職先が決まっていれば、その会社の健康保険に新たに加入し、そうでなければ国民健康保険に加入するか、任意継続被保険者制度を利用します。

●身分証明書、社員章、名刺

その会社の社員であることを証明するものは、すべて返却。仕事で受け取った取引先の名刺についても、会社から返却を求められる場合があります。

●通勤定期券

現物を支給されていた場合には、退職と同時に返却。

●制服

クリーニングに出すか、洗濯してから返却。

●その他

社費で購入した書籍や事務用品など。自身で手掛けたとはいえ、業務で作成したプログラム、図面、フォーマットなどの制作物、業務で使用した資料も残します。

退職日に必ず受け取るものは？

「雇用保険被保険者証」「年金手帳」「源泉徴収票」の3つは必ず会社から受け取ります。 転職先がまだ決まっていない人は「離職票」も必要。ただし、源泉徴収票や離職票は、手続き上、退職当日にはもらえないので、後日会社から郵送などの方法で受け取ります。退職後、遠方に引っ越す場合は、転居先への郵送を依頼しておきましょう。

退職する企業から受け取るもの一覧

●離職票

会社を退職したことを証明する書類。転職先が決まっている人は必要ありません。決まっていない人は失業給付の受給手続きの際にハローワークに提出します。被保険者でなくなった日の翌日から起算して10日以内（例えば4月30日に離職した場合は5月10日が提出期限）に会社から交付されるので、期間を過ぎても交付されない場合は問い合わせを。それでももらえない場合は、ハローワークに申し出れば会社に催促してくれます。

●雇用保険被保険者証

雇用保険の加入者であることを証明する書類。雇用保険の受給手続きに必要です。転職先が決まったら、新しい会社に提出します。

●源泉徴収票

所得税の年末調整に必要。転職先が決まったら提出し、前の会社の分もまとめて年末調整します。退職した年内に再就職しなかった場合は、翌年の3月15日までに税務署に行って確定申告しましょう。

●年金手帳

公的年金の加入者であることを証明する手帳。勤務先が変わっても同じものを使うので、会社が保管している場合は忘れずに受け取り転職先に渡します。退職した時点で転職先が決まっていない場合は、国民年金の手続きを市区町村の役所で行うこと。

退職日までの給与はどのように支給される？

退職日までの未払い給与は、通常、所定の給与支払日に精算して振り込まれます。退職日が給与締切日でなければ日割り計算されるのが一般的です。ただし、基本給などの固定給部分を前倒しで払っている会社の場合は要注意。残業手当などは、精算後、翌月に振り込まれますが、退職月の基本給は既に退職月に振り込まれているため、翌月に振り込まれるのは残業部分のみです。退職前には、勤務する会社の給与制度も就業規則で確認しましょう。

退職金はどのように算出される？

退職金の算出方法は、「最終の基本給×勤続年数を基礎とした支給乗率」というのが一般的。会社都合であれば満額を、自己都合による退職であればこの6割程度を支給するという会社が多いようです。ほかには、一定の勤続年数を超えると急に支給乗率が上がる会社、老後の生活を保障する基礎部分に在職中の貢献度や業績評価などによるポイントを与え、それに応じて金額を上乗せするポイント制や、その企業が決めた定年年齢より早い時期に退職すれば通常の退職金よりも割り増しされる早期退職優遇制度などさまざま。退職金制度は就業規則の退職金規定に書いてあるので、退職後の生活設計に困らないよう、あらかじめ目を通しておきましょう。

転職先の企業に提出するものは？

転職することが決まったら、入社予定の企業に提出する書類の確認を。退職した企業から受け取っておかなければならない「雇用保険被保険者証」「年金手帳」「源泉徴収票」とともに、企業側から提出を求められる書類があります。入社する企業から提出書類の一覧や様式を渡されるので、必要書類への記入と手配を行います。

入社する企業に提出するもの一覧

●雇用保険被保険者証

退職した企業から受け取っている雇用保険被保険者証を提出します。雇用保険に入るために必要な書類です。もし紛失してしまっている場合は、ハローワークで再発行することができます。

●源泉徴収票

源泉徴収票は、退職した年内に再就職した場合に、年末調整のために入社した企業に提出します。年内に就職しなかった場合は、確定申告を行うために源泉徴収票を使用します。

●年金手帳

退職した企業から受け取っている年金手帳を提出します。

●扶養控除等（異動）申告書

扶養控除や配偶者控除、障害者控除などの控除を受けるための書類になります。入社企業から指定されるか、申告書類を渡されるので記入して提出します。

●健康保険被扶養者(異動)届

被扶養者がいる場合に提出が必要な書類です。こちらも入社企業から指定されるか、申告書類を渡されるので記入して提出します。

●給与振込先届書

振込先の口座を申告する書類です。この書類も入社企業から書類を渡されるので、記入して提出します。

企業によっては提出が必要な書類

●健康診断書

入社までに健康診断を受け、診断書の提出を求められる場合があります。企業から所定の医療機関などを事前に案内されることも。

●入社承諾書・入社誓約書

入社を承諾していることを確認する書類です。書面を渡されたら、日付や名前、捺印して提出します。

●身元保証書

身元保証人となる人が署名・捺印し、提出する書類です。企業から提出を求められた場合は、保証人となる人に依頼が必要となります。

●免許や資格の証明書

職種によっては、免許や資格の証明を求められることがあります。

必要書類で気をつけたいポイント【転職者の声】

個人的なデータはバックアップを

自宅でも出先でも、会社から貸与されたノートパソコン一台で仕事していたから、機密事項の多い会社だし、さすがに退職の際はデータを消して返した方が無難かと、何も考えずにハードディスクを初期化。気付いたときは、友人のメールアドレスもろとも、すべて消してしまっていた（I・Tさん　前職：SI企業のSE　28歳）。

書類の返却忘れに注意

転職から3カ月ほどたって、前職で担当していた顧客のWeb構築に使った資料が山のように出てきた。今さら会社に連絡するのも気まずいし、かといって、会社の誰かが気付いていつ「返せ」と言われるかも分からないから、捨ててしまうのも怖い。前職の仕事を引きずっているようで、精神的なストレスになっている（T・Dさん　前職：IT企業のWeb開発エンジニア　29歳）。

受け取る書類は最終確認を

退職して確定申告する際、源泉徴収票が必要なことを後になって知ったが、いくら捜しても手元にない。前の勤務先に問い合わせると、「既に渡した」の一点張り。こちらも退職日に確認しなかったという弱みもあって、さんざん謝った末、再発行してもらった。退職の際は、会社から何を受け取るかも確認しておくべき（S・Nさん　前職：広告代理店の営業　31歳）。