履歴書をメールで送るときの例文・マナー・添付ファイルの作り方など注意点

履歴書送付メールの例文5パターンと、履歴書をデータ送付する場合に注意すべき「メール添付」や「クラウドストレージサービス」などを使ったやり方、PDF形式への変換方法を紹介。

履歴書のデータ提出を求められたときのパスワードの必要性、メール送付時のマナー、最終チェックリストなどを組織人事コンサルティングSegurosの粟野友樹氏が解説します。

履歴書をメールで送る場合の基本マナー

応募企業に「履歴書をメールで送ってほしい」と指示された場合、まずは次の「基本マナー」を確認しましょう。

• 指示されたらできるだけ早く送る
• 提出期限ギリギリになってしまいそうな場合は「〇日までに送付予定です。」と事前連絡をする
• 応募先企業に指定の送付方法があるか確認する
• 件名は「○○○職応募の件／氏名」など、一覧ですぐに内容と送信者が分かるように書く
• 添付ファイルはPDFにする
• ファイル名は「日付+履歴書+氏名」で付ける
• 添付ファイルの中身を確認してから送信する
• プライベートのメールアドレスを利用して送る
• 一度企業側からメールが届いている場合は、件名を変えず「Re：」を付けたまま返信する
• スマートフォンから送付する場合も改行位置はパソコンに合わせて30～40字程度を目安に改行する

履歴書をメールで送る場合の例文サンプル

履歴書をメールで送る場合の例文として、以下の5つのケースを紹介しています。

1. クラウドストレージサービスを利用する場合
2. 添付ファイルで送る場合
3. 応募メールに履歴書を添付する場合
4. パスワードをかけて送る場合
5. 履歴書を送る方法が明示されていない場合の質問メール例文

1. クラウドストレージサービスで履歴書を送付する場合のメール例文

件名：中途採用応募・履歴書ご送付の件／氏名 文面： 株式会社○○○○ ○○○○様 お世話になっております。○○○○と申します。 履歴書と職務経歴書を以下のクラウドストレージサービスにて共有させていただきます。 以下のURLよりご確認をお願いいたします。 URL： https//:**.com ダウンロード期限：20XX年XX月XX日 ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。 お忙しいところ大変恐縮ですが、 面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ———————————– 氏名（場合によってはふりがなも） 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ———————————–

【ポイント解説】

クラウドストレージとは、インターネット上にファイルをアップロードすると、共有するためのURLが発行されるサービスです。

ファイルサイズが大きくメール添付では送信できないものも共有できるため、近年はデータ共有形式として主流になりつつあります。

2. 採用担当者から、添付ファイルで履歴書送付を依頼された場合の例文

件名：中途採用応募・履歴書ご送付の件／氏名 文面： 株式会社○○○○ ○○○○様 お世話になっております。○○○○と申します。 ご指示いただきました履歴書と職務経歴書を添付ファイルにてお送りいたします。 ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。 お忙しいところ大変恐縮ですが、 面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ———————————– 氏名（場合によってはふりがなも） 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ———————————–

【ポイント解説】

担当者からメールに直接添付するように依頼された場合は、指定がない限りはファイルへのパスワードは不要です。

3. 応募メールに履歴書を添付する場合の例文

件名：中途採用・○○○職応募の件／氏名 文面： 株式会社○○○○ 採用ご担当者様 はじめまして。○○○○と申します。 △△△△で貴社の求人情報を拝見し、これまでの 営業経験を新商品の販促に活かせるのではと思い、 ○○○職に応募したくご連絡を差し上げました。 履歴書と職務経歴書を添付しております。 ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。 お忙しいところ大変恐縮ですが、 面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ———————————– 氏名（場合によってはふりがなも） 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ———————————–

【ポイント解説】

自分から求人への応募と同時に履歴書を送る場合は、どこで求人を見つけて、どの職種に応募しようとしているのかを明記しましょう。

指定がない限りはファイルへのパスワードは不要です。

4. ファイルにパスワードをかけて送る場合のメール例文

件名：中途採用応募・履歴書ご送付の件／氏名 文面： 株式会社○○○○ ○○○○様 お世話になっております。○○○○と申します。 ご指示いただきました履歴書と職務経歴書を添付ファイルにてお送りいたします。 なお、ファイルにはパスワードを設定しております。 パスワードはこの後の別メールにお送りいたしますので、 あわせてご確認をお願い申し上げます。 お忙しいところ大変恐縮ですが、 面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ———————————– 氏名（場合によってはふりがなも） 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ———————————–

件名：履歴書ご送付の件／氏名（パスワードの連絡） 文面： 株式会社○○○○ ○○○○様 お世話になっております。○○○○と申します。 重ねてのメール失礼いたします。先ほどお送りした添付ファイルのパスワードを、下記の通りご連絡いたします。 【パスワード】 ●●●●●●（半角英数） ファイルが開かない場合は、お手数をおかけしますが、△△までご連絡くださいませ。 ご面倒をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ———————————– 氏名（場合によってはふりがなも） 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ———————————–

【ポイント解説】

企業から指定された場合は、添付ファイルにパスワードをかけて送ることもあります。

パスワードの通知は 2通目のメールで行いましょう。

5. 履歴書を送る方法が明示されていない場合の質問メール例文

件名：中途採用応募・履歴書ご送付の件／/氏名   文面： 株式会社○○○○ ○○○○様   お世話になっております。○○○○と申します。   履歴書・職務経歴書の送付について、承知いたしました。 念のため、お送りする方法につきまして、 （使用するクラウドストレージサービス）にアップロードしてお渡しする方法で問題はございませんでしょうか。 または、メール添付、（応募企業の採用管理システム）へのアップロード、郵送など ご指定の方法などございましたら、お知らせくださいませ。   お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。 ———————————– 氏名（場合によってはふりがなも） 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ———————————–

【ポイント解説】

企業から送付方法の指定がない場合は、最初に送り方を確認します。

企業によってはクラウドストレージサービスを使えなかったり、受信できる添付ファイルの大きさに制限があったりする場合もあります。

求職者が自己判断で送付すると企業側にとっては手間がかかってしまう可能性があるため、確認しておくと安心です。企業が指定する方法で送付できなかった場合も、同様に確認しましょう。

履歴書をメールで送る場合のメールの書き方

履歴書データをメール送付する時は、以下の６つの要素を入れましょう。

採用担当者は毎日多くのメールを扱っているため、わかりやすく書くことが大切です。

それぞれの要素をミスなく、見やすいレイアウトを心掛けてまとめれば、読みやすい文面を作ることができます。

6つの要素	読みやすくするポイント
1.件名	– メールの目的と送信者が判別できる件名にする – 「履歴書の件」や「ご確認お願いします」など一目ではわかりにくい件名は避ける
2.宛名	– メール文面の冒頭には、宛名の企業名・担当者名を記入する – 基本の書き方は「会社名＋部署名＋役職名（肩書き）＋氏名＋敬称」
3.挨拶	– 書き出しは「初めてご連絡させていただきます」もしくは「お世話になっております」 – 次に「○○と申します」と挨拶を入れる – 在職中であっても、現職の勤務先名を記載する必要はない
4.用件	– 応募職種と履歴書など応募書類を添付していることを簡潔に伝える – 質問事項など、履歴書提出とは別の用件がある場合は、1行空けて記載する
5.締めの挨拶	– 「面接の機会をいただけますと幸いです」など採用選考への思いを入れても良い – 多忙の中で履歴書を確認していただくことへの感謝を伝える文言を添えるのも良い – 「何卒よろしくお願い申し上げます。」などといった結びの言葉で締める
6.署名	– 「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」をそれぞれ改行して文末に記載する – 読み方が難しい氏名の場合は、ふりがなも付け加えておく – メールアドレスは会社ではなく個人のメールアドレスを使用する

添付するファイルの注意点

添付するファイルの注意点について、３つのポイントを見ていきましょう。

1. 履歴書データはPDFに変換する

履歴書などの重要書類は、編集ができないPDF形式に変換して送るのが基本です。

PDF化することで以下のような３つの利点があります。

• 企業によって異なるExcelやWordの使用環境やバージョンに左右されない
• ExcelやWordの印刷プレビューと実際の印刷物とで異なる見栄えを統一できる
• 万が一の内容の変更を防げる

2. ファイル名は「日付+履歴書+氏名」で付ける

履歴書データの名前付けにルールはありません。

しかし、採用担当者が、誰から受け取ったどのような内容のファイルなのかを把握しやすいように配慮するのが、暗黙のマナーとなっています。そのため、「日付」「氏名」「履歴書」で構成するとよいでしょう。

日付を入れておくことで、自分も履歴書データを更新した時のデータ管理がしやすくなるでしょう。

例：20XX0101_（氏名）_履歴書.pdf

3. 企業・採用担当者からの指定がない場合は、ファイルにパスワードはかけない

添付ファイルにパスワードをかけるのは、応募企業から「応募書類はパスワード付きで送信してください」と明確に指示がある場合のみです。

パスワード付きファイルは一見セキュリティ対策になるように見えますが、実際にはメール本文でパスワードを送ることが多く、情報漏えいリスクの軽減にはつながりません。

採用担当者にとっては「ファイルがすぐに開けない」「パスワードの入力が面倒」と負担を感じることも多いため、指示がない場合はパスワードをかけないようにしましょう。

▼ 詳細は以下の記事を参照ください メールで履歴書を送付する際、パスワードはいる？いらない？

メールを送る前の最終チェック表

履歴書のメール送付でよくあるミスやトラブルをチェックリストにまとめました。

マナー違反やケアレスミスがあるメールは、その後の印象を左右する恐れもあります。メールを送る前に必ず確認しましょう。

▼添付ファイルのチェック項目 □ 添付ファイルがついているか（忘れていないか） □ 違うファイルを添付していないか □ ファイルはPDF化しているか □ ファイル名が「日付+履歴書+氏名」になっているか □ 履歴書ファイルが大きすぎて応募企業に迷惑がかからないか (写真が高解像度すぎないか、ファイルは圧縮したか) □ ファイルを暗号化した場合、2通目のパスワードの連絡も送っているか ▼メール宛先のチェック項目 □ 宛先のメールアドレスは間違っていないか ▼メール件名のチェック項目 □ ほかのメールに埋もれないように、件名に名前＋履歴書送付の旨を書いたいか ▼メール本文のチェック項目 □ メール本文を入れているか（資料が添付されているだけの空メールの状態になっていないか） □ 宛名の会社名・役職名・名前は正しいか、省略していないか、漢字を間違えていないか □ 相手の名前のあとに敬称（様など）をつけ忘れていないか □ 本文などに、ほかの企業の名前や別の担当者名が残っていないか □ 署名がなく、誰からの応募か分からないメールになっていないか □ 御社ではなく「貴社」を使うなど、敬語を正しく使えているか ※正しい敬語については以下の記事を参照ください 敬語が苦手です。転職するのに最低限、知っておくべき表現を教えてください。

よくある質問

履歴書を送る際のルールについて、よくある質問をまとめました。

Q. スマートフォンから履歴書を送っても大丈夫？

スマートフォンから履歴書を送っても大丈夫です。
ただし、スマートフォンからメールを送る場合は、添付ファイルの間違い、メール本文の入力ミス、改行位置などがパソコンで読みづらい文面になりがちなので注意が必要です。

Q. 履歴書をメールで送った前後は電話で連絡が必要ですか？

基本的には履歴書送付後の電話連絡は必要ありません。
ただし、応募締切時間の直前に送付した場合は、念の為、到達しているか確認しても良いでしょう。
同様に、履歴書を送付して1〜2週間以上経過しても合否の連絡がない場合も連絡をして問題ありません。

Q. スマートフォンからPDFを添付する方法は？

＜iPhoneの場合＞
添付したいPDFファイルを「ファイル」アプリに保存します。
メールアプリを起動し、新規メッセージを作成します。
本文エリアをタップすると表示されるメニューから、添付ファイルアイコンを選択します。
「ファイル」アプリから目的のPDFを選択して添付します。

＜Androidの場合＞
Gmailアプリを開き、新規メッセージを作成します。
画面右上のクリップマークをタップします。
「ファイルを添付」または「ドライブから挿入」を選択します。
目的のPDFファイルを選択して添付します。

Q. メールでの送付を指示されたら何日以内に送ればいいですか？

期日も指定されている場合は、その期間内に送付しましょう。

ただし、採用活動は採用予定人数が充足したら募集が終了してしまいます。
メールでの送付を指示されたら、できる限り早く送付した方が良いでしょう。

Q. 履歴書の日付はメール送信日でしょうか？

履歴書の日付は提出日を記載するルールとなっているため、メール送信日を入力しましょう。
送信前に、必ずファイルを確認し、日付が間違っていないか確認しましょう。