メールで履歴書を送る場合のマナーとポイント

履歴書をパソコンで作成、または紙で作成した履歴書をデータ化して送る場合の、メールマナーをご紹介します。手紙と異なり手軽に送れるメールだからこそ、うっかりミスに気をつけて。

送ってしまった後に気まずい思いをすることのないよう、ポイントを理解しておきましょう。

メールの書き方とポイント

採用担当者は応募者とのやり取りや社内の面接の日程調整などで、毎日数多くのメールを受け取っています。そのため、メールの件名（タイトル）は簡潔に。また、文面も長々と書き連ねるのではなく、ビジネスマナーに則ってわかりやすさを意識しましょう。

メール件名は簡潔に「内容＋名前」

「履歴書の件」や「ご確認お願いします」などと書かれたメールだと、本文まで読まないとメールの目的と送信者が判別できません。分かりにくい件名にしてしまうと、見落とされたり迷惑メールだと勘違いされたりすることも…。履歴書を送る場合は、件名でどのような内容なのか、送信者が誰なのかがわかるようにしておきましょう。

●件名の書き方例

メール文面を構成する5つの要素

メールの文面は、基本的に5つの要素で成り立っています。それぞれの要素をミスなく、見やすいレイアウトを心掛けてまとめれば、読みやすい文面を作ることができます。メールの宛先の企業名を省略したり、担当者名を間違えたりしないよう、送信前に再確認を。

●メール文面5つの要素

履歴書の送付だけでなく、質問事項があるなど要件が複数ある場合は、採用担当者が内容を把握しやすいように、要件の間を1行空けて記載するようにしましょう。

署名の書き方

署名は「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」をそれぞれ改行して文末に記載します。読み方が難しい氏名の場合は、念のためふりがなも付け加えておくと良いでしょう。メールアドレスは会社ではなく個人のメールアドレスを使用します。

●書き方例

メール送信時はひと工夫を

履歴書は氏名や連絡先、経歴など個人情報が詰まった重要書類。メールソフトの操作ミスで、「違う相手に送ってしまった」などの過ちは防ぎたいもの。事前に応募書類にパスワードを設定しておくと、間違った相手に送ってしまったとしても、ファイルを閲覧されるリスクが軽減できるでしょう。

応募書類にはわかりやすいファイル名を

採用担当者に送るデータには、わかりやすいファイル名をつけておきましょう。「履歴書」「職務経歴書」など内容だけでなく、「日付」「ファイル内容」「氏名」をつけておくと、採用担当者が管理しやすくなります。

●ファイル名例

パスワードの設定方法

履歴書のファイルは、紙の履歴書をPDFにスキャンしている場合はそのままで構いませんが、ExcelやWordなどのオフィスソフトで作成した場合は、そのまま送るのではなく、PDF形式に変換して送るようにしましょう。

PDF化するメリットには3つの理由が挙げられます。【1】オフィスソフトは使用環境によってバージョンが異なること、【2】プレビューと実際の印刷物とは見栄えが変わること、【3】万が一の内容の変更を防げることが挙げられます。

なお、PDF化する場合は、データの「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類で「PDF（*.pdf）」を選び保存、でPDFに変換することができます。

PDFに変換したあとは、ファイルをフォルダに格納し、zip形式でパスワードを設定して圧縮し、メールに添付します。

メールで履歴書を送る時の例文

履歴書を採用担当者に送る場合の、メールの文例をご紹介します。見やすさを心掛け、内容が長くなる場合は適宜改行したり、1行空けたりして文面を工夫しましょう。送信ボタンを押す前に、書類は間違いなく添付されているか、宛先の企業名・担当者名に誤りはないか、誤字脱字はないかの再確認を。

直接メールで応募する場合の例文

採用担当者から指示された場合の例文

パスワードを連絡するときの例文

履歴書をダウンロードする

Word・Excel形式で編集できる履歴書がダウンロードできます。クリック後、指定の場所に保存し、内容をご自身向けに編集してください。

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