自分のスキルは、どのように伝えれば良いのでしょうか？【転職相談室】

事務職として働いている方の中には、「サポート中心の仕事だと専門スキルが身につかないかもしれない」と悩みをお持ちの方もいるようです。

そこで今回は、営業事務から転職を検討するものの、スキルの伝え方に悩んでいる相談者の方に対して、組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏がアドバイスします。

自分のスキルは、どのように伝えれば良いのでしょうか？（Mさん／26歳／営業事務）

企業が採用で重視するポイントは4つ。過去を振り返ってアピールできるスキルを探そう

▶アドバイザー
現在の職場では専門スキルが身につかないとのことですが、具体的にどのような業務をされているのでしょうか？

▶相談者
所属企業の営業部門は、全国の医療機関に足を運んで医療従事者と会話する時間が大半です。そのため、デスクワークほどパソコンを使う機会が多くはないので、操作に不慣れな方ばかり。社内のシステムが新しくなったり、環境が変わったりするとすぐについていけなくなってしまいます。

私を含めた営業事務が代理で営業管理システムに入力したり、受発注などの手続きをサポートしたりしています。ただ、本当にサポートなので、難しい操作や専門的な作業をしているわけではありません。

▶アドバイザー
なるほど、現在の業務は営業のサポートが中心なのですね。「スキル」と聞くと専門資格のようなものをイメージされる方が多いのですが、企業が採用をする際に重視するポイントは、大きく分けると4つあります。

基礎学力や素養、職務遂行能力といった「ポテンシャル」、仕事に対する価値観や考え方を表す「スタンス」、業界問わず生かせる仕事の強み「ポータブルスキル」、そして専門性が高く特定の領域で発揮される「テクニカルスキル」です。

例えば、現在行っている営業サポートに必要なコミュニケーション能力は、ポータブルスキルに該当します。専門性の高いテクニカルスキルは少ないかもしれませんが、職種を超えて活用できるポータブルスキルなら他にもあるのではないでしょうか。

営業の方をサポートするのに、工夫していることはありませんか？

▶相談者
営業部長は営業管理システムで進捗状況を確認したいのですが、営業は全国を飛び回っているのでなかなか入力してもらえません。最初は部長に指示されたら電話で営業にヒアリングして代理入力していましたが、定型業務にした方が効率は良いため、未入力のデータを営業管理システムから直接抽出して、他の営業事務にもデータを共有して事前にクリーニングするようにしました。

▶アドバイザー
いいエピソードですね。自発的に課題解決に向けて行動した「主体性」や「課題解決力」をアピールできそうです。

恐らく他にも、ご自身が気づかないうちに発揮しているスキルがあると思います。過去の仕事を振り返って、工夫した点や成果を出した仕事などを洗い出してみましょう。転職活動でアピールできるスキルやエピソードが見つかるはずです。

転職活動を始める前に、現職で専門スキルを積む余地がないか探ってみる

▶相談者
相談するまで、ITや会計、人事やマーケティングなど、専門性の高いスキルしか転職活動のアピールに使えないと思っていました。普段の仕事で改善に向けて工夫したことなどもアピール材料になるんですね。

▶アドバイザー
そうです。ご自身では評価していなくても、実は転職活動でアピールできるスキルは多いものです。また、アピールするスキルは、応募する仕事ですぐに活かせると効果的です。

転職を検討しているとのことですが、どのような仕事を希望されているのでしょうか？

▶相談者
まだはっきり決まっていないんです…。現在の仕事がサポート中心なので、もう少し専門知識が身につくような仕事をしたいと考えているのですが、これまでの経験・スキルに自信がなかったので、応募先に迷っていました。

ただ、これまで通り事務系の仕事で業務改善をして成果につながる仕事の方が向いていると思っています。

▶アドバイザー
職種別に見ると事務系はとても人気が高く、条件の良い求人は競争率がとても高くなっています。厚生労働省が発表した2023年2月の一般職業紹介状況でも、パートを除く職種別の常用雇用では、一般事務の有効求人倍率は0.37となっており、約3人の求職者に対して求人が1つという状態です。

もちろん、転職にチャレンジするのもひとつの方法ですが、現職が残業はほとんどなく職場の雰囲気も良いとのことなので、無理して転職活動をするよりも、まずは自社でもう少し専門性の高い経験・スキルを積んでみるのはいかがでしょうか？

▶相談者
「環境を変えないと専門スキルが身につかないのでは？」と焦っていましたが、確かに無理して転職活動するよりも自社でチャレンジした方が良さそうです。

▶アドバイザー
例えば、経理、総務、人事、広報、IT、商品企画など、営業部門以外でアシスタントとしてでも関われるような余地はありますか？また、これらの職種で興味のある仕事はあるでしょうか。

▶相談者
実はIT系に少し興味があります。…というのも、あまりに営業部がITに弱いので、新しいシステムや環境を導入する前にIT部門からヒアリングを受けたり、連携して研修を開催したりしたことがあるんです。

先ほどお伝えした、営業管理システムのデータ抽出も、IT部門と連携して追加開発し、営業事務側で一気に抽出できるようにしてもらいました。

ただ、システムエンジニアになれるとも思えなかったので、転職先として考えたことがありませんでした。まずは社内のIT部門にアシスタントとして関わってみて、知識や経験・スキルを身につけるのが良さそうですね。

身につけたいスキルの軸に従って、転職活動を始めよう

▶アドバイザー
いきなり異動が無理だったとしても、希望を出して兼務から始めるなど、方法があるかもしれません。上司の方に相談してみてはいかがでしょうか？

そしてもし社内での異動や兼務が難しいようであれば、転職活動を始めてITサポートや未経験歓迎のITエンジニアなど、ITを軸にして興味を持った求人にチャレンジしてみるといいでしょう。

▶相談者
今後身につけたいスキルが明らかになってきました。上司に相談し、これからのキャリアを考えてみたいと思います。ありがとうございました！