一般事務の仕事内容とは？やりがい・体験談を紹介

2017年11月30日公開最終更新日：2022年6月9日

デスクワークが中心の一般事務職は、転職を検討している方から常に人気の高い職種のひとつです。

事務職を希望している方向けに、一般事務の仕事内容や具体的な事例、企業から求められるスキルなどをご紹介します。

一般事務の仕事内容
一般事務に求められるスキル
正社員で一般事務を目指す際のポイント
一般事務職で働く人の声
一般事務職に転職する際の志望動機の書き方

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一般事務の仕事内容

一般事務の仕事内容は、主に書類作成やデータ入力、アシスタント業務や電話応対など、デスクワーク業務全般です。

業務内容は企業規模や事業内容、組織機能によって異なります。例えば営業部門では売り上げ管理や資料作成を行ったり、経理部門では経理のアシスタント業務に携わったりするなど、所属する部署によっては多少の専門性を持つこともあります。

一般事務の具体的な業務内容例

以下は一般事務職の具体的な業務内容の一例です。

見積書や申込書の作成
マニュアルやメールの作成
書類の整理
問い合わせ対応
来客対応　　など

営業事務やOA事務との違いとは

基本的な事務業務自体に大きな違いはありませんが、営業組織で営業メンバーのサポートを行う営業事務や、PC操作を中心に業務を行うOA事務と比べて、一般事務はデスクワーク業務全般を行い、その内容は企業によって異なります。

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一般事務に求められるスキル

一般事務は「未経験可」の求人も珍しくありませんが、正社員求人の場合は求職者からの人気も高いため、応募書類や面接でのアピールをしっかりと準備する必要があります。そこで、一般事務職に求められるスキルをご紹介します。

事務処理能力

書類作成や伝票チェックなどの事務作業を、ミスなくスピーディに遂行できるスキルです。

業務を見直す癖付けを行って正確さを心掛けたり、処理時間を短縮するために効率化を図ったりするなど、ただ作業をこなすのではなく、事務処理能力を高めるための努力の積み重ねが重要です。

なお、事務処理には文書作成や書類発送などの業務も含まれるため、基本的なビジネスマナーも身に着けておく必要があります。

PCスキル

データ入力や見積書の作成など、WordやExcelなどのオフィスソフトの操作を中心としたスキルです。

もちろん、業務によっては特定のシステムを使用するルーチンワークの場合もありますが、ビジネスシーンで求められることの多い送付書などの文書作成や、Excelでの集計関数やグラフ作成スキルなどは、身に着けておいた方が選択の幅が広がるでしょう。

さらにスキルアップしたい方は、PowerPointやAccessも使えるようになると、資料作成やデータ集計のレベルが上がります。

コミュニケーションスキル

一般事務の仕事には、電話や受付対応など、社内外の人と関わる業務も含まれます。

また、書類作成やデータ集計などのアシスタント業務の場合は、「仕事の依頼のしやすさ」も重要なポイントです。組織の業務を円滑に進めるサポート役として、気持ちよく仕事ができるコミュニケーションスキルが求められます。

仕事に対する姿勢やこだわりも、自己PRとして応募書類に盛り込んでおきましょう。

正社員で一般事務を目指す際のポイント

正社員で一般事務を目指す際は、以下のポイントを押さえておきましょう。

一般事務の有効求人倍率は？

一般事務の仕事は、派遣や契約社員に任せる企業も多いため、正社員の求人は人気が高い傾向にあります。

厚生労働省が発表している平成29年の「職業別有効求人倍率」では、一般事務の有効求人倍率は「0.3」。この数字は、「3件の求人に対して10人の求職者がいる」という状態を示しています。

応募先を絞りすぎない

上記の通り「3件の求人に対して10人の求職者がいる」という状態ですので、正社員として一般事務職に転職を希望する場合は、条件にこだわって応募先を絞りすぎてしまうと、なかなか内定に至らないケースがあります。

事務職以外も視野に入れ、勤務地や年収にこだわりすぎずに幅広く求人を探してみることをお勧めします。

面接で具体的な業務内容や相性を確認しましょう

外出の機会が少なく社内コミュニケーションの多い事務職の場合、一緒に働く人の雰囲気や企業風土も、長く働く上では重要な要素です。

面接だけで職場の雰囲気や文化を完璧に掴むことはできませんが、実際に会って話をすることによって、求人情報だけでは分からない“相性”を感じ取ることができるかもしれません。

求人への応募はこだわりすぎず、面接で具体的な業務内容や相性を確認し、実際に転職するかどうかを判断しましょう。

一般事務職で働く人の声

企業規模や所属組織によって仕事内容が異なる一般事務。ここでは、一般事務職で働く3人のケースをご紹介します。
経験者の声から、具体的な業務イメージが掴めるかもしれません。

A子さん（大手メーカー　管理部門勤務）

【主な業務】

取引先への見積書や申込書の作成
書類の管理・ファイリング、管理表の作成
部門会議の資料準備、会議室予約、議事録作成
部門長のアシスタント業務
新卒や中途、派遣スタッフなどが入社した場合の環境準備

【仕事内容とやりがい】

主要製品の管理部門のスタッフとして、取引先との契約書や見積書などの書類作成が主な業務。作成した資料について、取引先から電話やメールなどで質問があれば応対し、疑問点がある場合は上司や各部署に確認しています。
管理部門の会議は、事前に課長に対して発表内容を確認し、配布資料の準備や議事録を担当。会議の準備や新しく入社する方の環境設定などを行っていると、自然に部門全員と接する機会が多くなるため、「困った時はA子さんに聞こう」という風土ができあがっていて、自分の知識や経験で解決できると嬉しくなります。

B実さん（IT系企業勤務）

【主な業務】

自社サービスのマニュアル作成
クライアント向け告知メール作成
クライアントの問い合わせ対応
情報共有ツールを使っての社内報告

【仕事内容とやりがい】

自社で開発しているビジネス系ツールの、クライアント向けマニュアルの更新作業と告知が主な業務です。開発部門からヒアリングした内容を元にマニュアルを更新し、社内チェックが終わったらクライアントに告知します。大幅な機能変更の頻度は高くないので、普段は文章の補足、レイアウト変更などを行っています。クライアントにメールで更新内容を告知すると、「こんな機能が欲しい」とか「便利になった」と返信が来ることがあり、その内容を社内の情報共有ツールに入力しています。クライアントと社内エンジニアの懸け橋になっているところが、この仕事のやりがいかもしれません。

Cさん（医療系企業勤務）

【主な業務】

備品発注
来客対応
代表番号の電話対応
業界紙のチェック・管理、社内告知

【仕事内容とやりがい】

少人数の会社なので、備品発注から来客・電話対応など幅広く担当しています。
備品といってもホワイトボードから日々のお弁当まで、社内の要望に合わせて発注内容は様々。備品は予算を使いすぎないように、Excelで管理も行っています。
ルーチンワークで任されているのは、業界紙のチェックと社内告知。出社したら、自社サービスに関連する業界ニュースをメールで社内に共有し、取引先が載っている場合は担当の営業に連絡しています。業界知識が身に着くので、社内の人とのコミュニケーションにも役立っています。