転職なら社会人のための転職サイト【リクナビNEXT】|求人、転職に関する情報満載! 2017/10/20 UPDATE 毎週水・金曜更新!

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履歴書や職務経歴書の封筒の書き方と郵送方法

履歴書を入れる封筒履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送した場合、人事が最初に目にするのは書類が入っている封筒。マナー違反をしてしまうと、ビジネスパーソンとしての常識を疑われてしまいます。
第一印象でマイナスイメージを与えないためにも、履歴書や職務経歴書の内容だけでなく、封筒の書き方のマナーを守り、封筒への書類の入れ方には丁寧さを心がけましょう。

履歴書・職務経歴書を入れる封筒の選び方と書き方

履歴書や職務経歴書同様に、封筒でも社名は省略せず正式名称で記載しましょう。社名の漢字などの間違いは失礼にあたるため厳禁です。必ず郵送する前に最終確認することを忘れないように。

応募書類を入れる封筒の選び方

応募書類をなるべく折らないようにするため、郵送する封筒はA4サイズ(297×210mm)の書類が入る「角2」サイズ(332×240mm)を選ぶと良いでしょう。角2サイズには白や茶色の封筒がありますが、白い封筒を使用した方が丁寧な印象を与えるようです。

封筒の宛名の書き方

横書きよりも縦書きが一般的。個人宛は「〇〇様」、企業や部署宛は「〇〇御中」、「〇〇行」と印刷されている場合は「行」の部分を二重線で消し、横に「御中」と書くこと。人事担当者が応募書類だとすぐに判別できるように、封筒の左下に赤字で「応募書類在中」と書いておきましょう。

応募書類を入れる封筒の書き方

応募書類を入れる封筒の書き方

封筒に入れる書類は「送付状、履歴書、職務経歴書」

郵送するときは、送付状(添え状・カバーレター)、履歴書、職務経歴書の順に重ねて、折れたり水に濡れたりするのを防ぐために透明のクリアファイルに入れて封筒へ。この時、裏表と上下の位置に気をつけましょう。せっかく書類を丁寧に書いたのに、封筒への入れ方が雑では台無しになってしまいます。

応募書類を入れる封筒の書き方

送付状は必ず入れなければならない書類ではありませんが、ビジネスマナーとして入れておいた方が良いでしょう。送付状を入れることで「気配りができる人」という印象を与えることができます。

応募書類を入れる封筒で気をつけたいポイント

採用担当者に気持ちよく応募書類を受け取ってもらうために、応募書類を入れる封筒について、気をつけておきたいポイントをまとめました。社会人としてのビジネスマナーは、最低限押さえておきましょう。

  • 書類に折り目をつけないような大きさの封筒を準備
  • 水に濡れる可能性や見栄えを考慮し、書類はクリアファイルに入れる
  • 封筒には上下と裏表が逆になっていないか確認を
  • 誤字脱字、記入漏れがないかをチェックすること
  • 個人宛は「〇〇様」、企業や部署宛は「〇〇御中」
  • 住所や社名、部署名は省略せず、必ず正式名称で
  • 書類の郵送期限を事前に確認し、急ぎの場合は速達で

郵送するときのポイント

角2サイズの封筒は定形外郵便物にあたります。郵送料の基本料金は、50g以内なら120円、100g以内なら140円、150g以内なら205円となります。※2017年4月現在
料金不足を防ぐために、郵送する時は実際に郵便局に足を運び、郵便物の重さを量って切手を貼るのがベター。郵送料の目安として、角2封筒に「送付状、履歴書、職務経歴書2枚、クリアファイル」を入れた場合、100g以内で140円になることが多いようです。

なお、少額切手を大量に貼りつけるのは、いくら料金が合っていてもマナー違反に当たるのでご注意を。複数の企業に応募する予定があり、手元に切手が少ない時は、一度は郵便局に赴いて応募書類の料金を確認し、同じ料金の切手を購入しておきましょう。

【人事はココを見ている】応募書類と封筒のマナー

企業の採用担当者300名に対して独自にアンケート調査を行い、応募書類や封筒への印象やマナーについて聞いてみました。応募書類や封筒については、「基本的なビジネスマナーが押さえられているか」をチェックしているようです。

<人事担当者の声>

■乱筆、書類が逆さまに入れられている、封筒の汚れや折傷があるとマイナス評価です【流通・小売系 50~100人未満】

■応募書類を扱う人のことを思って書類を入れてくれると良いが、そうした配慮がなく雑に入れていると印象が悪くなる【IT・通信系 100~300人未満】

■一般的な手紙のマナーがなければ、社会人としての資質はないと見ています【その他 5,000人以上~】

■「御中」の書き忘れ、履歴書類などの折り方など(表面が見えるように)、基本的な事項ができていないと気になる【メーカー系(電気・電子・機械系) 1,000~3,000人未満】

■筆跡(字の上手さ、丁寧さ)や全体のバランスを見ます。入れ方に関しては、上下逆さまや裏表が入り混じっていたりせず、キッチリ揃っていれば気にしない【サービス系 100~300人未満】

■履歴書だけでなく、簡単な内容でいいので「ちょっとしたあいさつ文」が添えられていると「良い人なんだろうなぁ」と思います【サービス系 100~300人未満】

■宛名の書き方が間違っている方がたまにいます。また、A4サイズを半分に折って入れてきた方もいました。【サービス系 1,000~3,000人未満】

封筒のマナーQ&A

【アンケート調査概要】「リクナビNEXT 採用実態調査」 実施期間:2017年3月23日~3月27日 調査機関:楽天リサーチ 調査対象:直近一年間に正社員の中途採用に携わった従業員50名以上の企業の採用担当者300名

記事作成日:2017年4月20日 EDIT:リクナビNEXT編集部