履歴書をメールで送る場合のマナーや例文、注意点を解説

「履歴書をメールで送ってほしい」と指示された場合は、どのように送ればいいのでしょうか。

そこで、履歴書をメール送付する際のメールマナーをご紹介します。

手軽に送れるメールだからこそうっかりミスに気をつけて、送ってしまった後に気まずい思いをすることのないよう、ポイントを理解しておきましょう。

履歴書を送付するメールのポイント

企業の求人募集に応募する際、履歴書をメールで送るよう指定される場合があります。

その際に注意しておきたいポイントをご紹介します。

応募企業の指示を確認する

履歴書は個人情報を含んでいるため、送付先や送付方法について指定されることがあります。

メール送付ではなく、指定のURLアドレスに送付するというケースもあるようです。

応募する際には、企業からの指示があるかどうかを確認し、指示がある場合はそれに沿って送付しましょう。

ビジネスマナーを意識して迅速に送信する

メールの内容は、仕事で送っているビジネスメールと同じ考え方が基本です。ビジネスマナーを意識して、相手に失礼のない書き方を心がけましょう。

気になる求人に出会ったら、早めに送付することが重要です。条件の良いポジションなどでは、多くの求職者から応募があった場合は早い段階で締め切ってしまうケースもあるからです。

文章の誤変換などケアレスミスに注意しながら、迅速に行動しましょう。

応募書類にはわかりやすいファイル名を

履歴書などメールに添付する応募書類のファイル名は、「誰のどのような内容のファイルなのか」が簡潔に伝わるようにしましょう。

「履歴書」「職務経歴書」など、ファイルの内容だけでなく、「日付」「ファイル内容」「氏名」をつけておくと、採用担当者が管理しやすくなります。

●ファイル名例

履歴書を送付するメールの要素と見本

メールの文面は、以下の4つの要素で成り立っています。

それぞれの要素をミスなく、見やすいレイアウトを心掛けてまとめれば、読みやすい文面を作ることができます。

メールの宛先の企業名を省略したり、担当者名を間違えたりしないよう、送信前に再確認しましょう。

件名

採用担当者は毎日多くのメールを扱っているため、メールの件名はわかりやすく書くのがポイント。

「履歴書の件」や「ご確認お願いします」など一目ではわかりにくい件名だと、本文まで読まないとメールの目的と送信者が判別できないため、見落とされたり迷惑メールだと勘違いされたりする可能性もあります。

履歴書を送る場合は、件名でどのような内容なのか、送信者が誰なのかをわかるようにしておきましょう。

宛名

メール文面の冒頭には、宛名の企業名・担当者名を記入します。

基本の書き方は「会社名＋部署名＋役職名（肩書き）＋氏名＋敬称」となります。

本文

本文も、件名と同様に採用担当者がすぐ理解できる「わかりやすさ」がポイントです。

まずは名乗ったのちに、簡潔に要件を示しましょう。

求人情報を見て○○職に応募したいと考えていること、履歴書など応募書類を添付していることを簡潔に伝え、結びとして「面接の機会をいただけると嬉しい」という気持ちを示すといいでしょう。

なお、履歴書の送付だけでなく、質問事項があるなど要件が複数ある場合は、採用担当者が内容を把握しやすいように、要件の間を1行空けて記載するようにしましょう。

署名

署名は「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」をそれぞれ改行して文末に記載します。

読み方が難しい氏名の場合は、念のためふりがなも付け加えておくと良いでしょう。

メールアドレスは会社ではなく個人のメールアドレスを使用します。

●書き方例

メールで履歴書を送る時の例文

履歴書を採用担当者に送る場合の、メールの文例をご紹介します。

見やすさを心掛け、内容が長くなる場合は適宜改行したり、1行空けたりして文面を工夫しましょう。

送信ボタンを押す前に、書類は間違いなく添付されているか、宛先の企業名・担当者名に誤りはないか、誤字脱字はないかの再確認を。

直接メールで応募する場合の例文

採用担当者から指示された場合の例文

履歴書を送付する際の注意点

履歴書をメールで送る際には、以下の点に注意しましょう。

送付するファイルはPDF形式に変換する

履歴書のファイルは、紙の履歴書をPDFにスキャンしている場合はそのままで構いませんが、ExcelやWordなどのアプリケーションで作成した場合は、そのまま送るのは避けましょう。

重要書類は編集ができないPDF形式に変換して送るのが基本です。

PDF化するメリットとしては、

1. 業務アプリケーションは使用環境によってバージョンが異なること
2. 業務アプリケーションでの印刷プレビューと実際の印刷物とは見栄えが変わること
3. 万が一の内容の変更を防げること

の3つが挙げられます。

なお、PDF化する場合は、データの「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類で「PDF（*.pdf）」を選び保存、でPDFに変換することができます。

メールの履歴がある場合は「返信」で送付する

一度企業側からメールが届いている場合は、受信メールに返信するといいでしょう。

その際、件名を変えると採用担当者が絞り込みなどで過去の履歴を見つけることができなくなり、どのやり取りのメールなのか分からなくなってしまいます。

件名を変えず「Re：」を付けたまま返信するようにしましょう。

なお、メールを返信する際は、本文は削除せず、そのまま残しておくといいでしょう。どのような連絡、やり取りをしていたのかが1通のメールで確認できます。

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