あなたの履歴書は大丈夫？履歴書の注意点総まとめ
応募先企業との最初の接点となるのが履歴書です。それだけに、些細なミスが第一印象を左右することになるかもしれません。
転職活動を考えている社会人に役立つ履歴書作成の注意点について、組織人事コンサルティングSegurosの粟野友樹氏に聞きました。
目次
まずは、応募先の企業から指定されていることがないか確認しよう
企業によっては、“自社が知りたいこと”を書いてもらうために、独自のエントリーシートのようなフォーマットを用意していることがあります。また、ごく稀ではありますが、未だ手書きにこだわる企業がないとはいえません。
ですから、書き始める前に、まずは応募先企業からの指定がないかどうかを確認してください。
履歴書をパソコンで作成する場合の注意点
履歴書をパソコンで作成する場合、転職サイトなどから無料でダウンロードできるフォーマットを利用するケースと、WordやExcelなどの汎用性の高いソフトを使いフォーマットから自作するケースが考えられます。
いずれにしても、注意点は共通しています。
誤字（誤変換）や選択ミス
パソコン作成は変換ミスをしやすいので、誤字のないよう十分注意しましょう。ドロップダウン（プルダウン）リストの項目から選んで入力するフォーマットの場合は、選択ミスにも注意してください。
文字化けするリスクを考えて、旧字体や機種依存文字の使用は避けるようにしましょう。また、MacとWindowsなど異なるOS間での互換性の問題で、メールで受け取ったファイルを開く際に文字化けすることもあるので、PDFにして送るのが確実です。
コピー＆ペーストのミス
複数社に応募する場合、志望動機欄をコピー＆ペースト（コピペ）したくなる気持ちはわかりますが、安易な使い回しは避けましょう。うっかり別の応募先向けの内容や、古い内容のままで送ってしまうなどのミスにつながりかねません。
書くなら、企業に即した志望動機を1社ずつ考えること。企業研究がまだ十分ではないのなら、無理に書かないほうが賢明です。ただし、その場合は面接ではきちんと説明できるようにしておきましょう。
履歴書を手書きで作成する場合の注意点
新卒時の就活では手書きだったとしても、中途採用ではパソコンでの作成が主流です。手書きだと、場合によっては「パソコンスキルが低いのでは？」など、マイナスな印象を持たれてしまう可能性もあります。
とはいえ、パソコンを持っていないなど個々人の事情もあるので、手書きで作成する場合の注意点についてまとめておきます。
筆記用具の選び方
消せるタイプのボールペンは使わず、黒のボールペンか万年筆で記入しましょう。修正や改ざんできるような書類を提出すると、その信頼度に疑問を持たれたり、志望度が低いとみなされてしまう可能性があるためです。
記載ミスをした時の修正方法
書き損じた箇所を、修正液や修正テープで訂正するのは避けてください。二重線と訂正印で訂正するのも控えましょう。書き間違えを取り繕った履歴書では、これもまた、志望度が低いと思われてしまう可能性があります。記載ミスをしたら、きちんと最初から書き直すようにしましょう。
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※ 厚生労働省「人材サービス総合サイト」における有料職業紹介事業者のうち無期雇用および4ヶ月以上の有期雇用の合計人数（2023年度実績を自社集計）2024年5月時点
履歴書提出前のチェックポイント
ここからは、パソコン作成にも手書き作成にも共通するチェックポイントです。項目に沿って注意点を確認し、ミスのない履歴書を提出しましょう。
☑ 写真は適切なものを使用しているか
履歴書の「写真を貼る位置」に記載されている「本人単身、胸から上」「サイズ：縦36～40mm、横24～30mmなど）」などの指示に合致していることを確認してください。
カジュアルな服装や髪型ではなく、面接と同じように基本的にはスーツを着用し、清潔感のある身だしなみの写真を使用しましょう。望ましいのは、3カ月以内ぐらいに撮影した写真です。
☑ 空欄は残っていないか
書き漏れによる空欄がないか、見直しましょう。資格欄など、書くことがないために空いている場合は、「特になし」と記入し、空欄のままにすることは避けましょう。
☑ 表記は統一されているか、略称を使っていないか
- 学歴・職歴欄の日付や企業名などを「〃」と省略していないか
- 免許・資格欄は正式名称（例：英検＝実用英語技能検定、大型免許＝大型自動車免許など）を記入しているか
- 時系列順になっているか
- 西暦と和暦を混在していないか
などをチェックしましょう。
和暦・西暦は、どちらかに統一されていれば問題ありませんが、西暦のほうがわかりやすいでしょう。
☑「御社」と「貴社」、「合格」と「取得」などの言葉を正しく使えているか
言葉の間違いに注意しましょう。以下は混同されがちな言葉の例です。
「御社」「貴社」は、どちらも相手の企業を指す敬語ですが、御社は話し言葉、貴社は書き言葉なので、履歴書では貴社を使うのが正解です。
「合格」は合格証が交付されるもの、「取得」は免許証が交付されるものなので、混同しないようにしましょう。
「退職」と「退社」はどちらも誤りではありませんが、退社には「仕事を終えて会社を出る」という意味も含まれるので、退職と書くのが一般的です。
☑ 経歴詐称になっていないか
言うまでもなく、出身大学や職歴の詐称はしてはいけません。内定後に詐称が判明した場合、内定取り消しとなることがあります。
悪意はなくとも、例えば「前職の勤務は短期間だったので」という理由で省略しようと考える方がいるかもしれません。しかし、どんなに短期間であっても、企業側は空白期間があれば気になるものです。いずれ面接で尋ねられる可能性がありますので、在籍していた企業は省略せずに記載しましょう。
職歴が多くなる場合は、欄を増やして記載してください。
アルバイト経験は原則として入れませんが、応募職種にアピールになる場合は、「（アルバイト）」と明記して記載してかまいません。派遣・契約・業務委託の職歴についても、同様に（ ）づけで明記しておくほうが丁寧です。
☑ 志望動機や自己PRは簡潔にまとまっているか
記入欄が小さいからといって、1行で終わるような短文では、余白が悪目立ちしてしまいます。また、明らかにどの企業にも使えるような文章では、コピペしていると思われてしまうかもしれないので要注意。
フォーマットには、「志望動機・特技・自自己PR」など複数の項目が併記されていますが、そのすべてを記入する必要はありません。自分のアピールとなるどれか1つを選び、簡潔にまとめましょう。
限られた文字数で簡潔にまとめるコツは、自分と応募先企業との接点となり得ること1つに焦点を当てて要約すること。あるいは、さわりの部分を履歴書に書き、一緒に送付する職務経歴書を参照してもらうよう促すなど、工夫しましょう。
☑ 特技・趣味欄の内容は適切か
特技とは、得意なことや自信があること。とはいえ、仕事に関係がなさそうな特技は書かないほうが無難です。その場合は、「特になし」と書くのは避けて、趣味を記入しましょう。
趣味を書く場合も、酒やギャンブルなど、非常識なものはマイナス印象につながるので注意が必要です。
☑ 免許・資格欄の内容は適切か
資格をたくさん持っているからといって、仕事と関係のない資格まで記入欄を増やして列記する必要はありません。応募職種につながる資格だけを記入しましょう。
記入する免許や資格がなければ、「特になし」と記入します。管理業務主任者や中小企業診断士など、中には更新の必要がある資格もあるので、記入する資格が有効かどうかも確認しておきましょう。
TOEICスコアを記入する場合、目安となる最低ラインは600、仕事で使う場合は700～800、英検は2級以上といわれています。そのラインに達しない場合は、書かないほうが無難です。
提出方法について
履歴書を作成後、提出する際にもいくつか気をつけたいことがあります。郵送（または持参）とメール送信、それぞれの場合を確認しておきましょう。
郵送で提出（または持参）する場合
書類が折れたり汚れたりしないよう、A4サイズを折らずに封入できる「角形2号（角2）」か「角形A4号（角A4）」の封筒を選びましょう。
宛名を記載する際、敬称の使い方が間違っていると常識を疑われかねません。会社組織に送る場合は「御中」、担当者名がわかっている場合は「様」と記入します。そして、封入物がひと目でわかるよう、封筒の左下に「応募書類在中」や「履歴書・職務経歴書在中」と朱書きしておきましょう。
メールで送付する場合
WordやExcelなどで作成した履歴書でも、体裁崩れや改ざん防止のため、メールで送信する場合はPDFにして送ると安心です。
担当者は毎日たくさんのメールを受信しているので、件名はわかりやすく簡潔に。「応募書類ご送付の件／氏名」「○○職応募の件／氏名」など、メールの内容と送信者がわかるような件名で送付しましょう。
履歴書を提出後に内容の誤りに気づいたら
提出後に記入上のミスに気づくことがあるかもしれません。その場合は放置せず、速やかに担当者に連絡して「修正して再提出する」などの指示に従いましょう。
まとめ
履歴書に記載するのは“事実情報”が大半です。ですから、履歴書に記載した内容に詐称がない限り、些細なミスが合否を左右することはありません。
とはいえ、手抜きとも取られてしまうような誤りがあった場合に相手の心象を損なってしまうのは惜しいので、落ち着いて何度も見直し、間違いのない履歴書に仕上げましょう。
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