【例文あり】履歴書をメールで送る正しい方法｜件名・本文・添付ファイルのマナーを解説

応募先から履歴書などの応募書類をメールで送るように指示され、件名や本文の書き方、添付ファイルのマナーに迷っていませんか。

本記事では、そのまま使えるメール例文と、履歴書のPDF化・パスワード設定・スマホからの送り方を解説します。送信前のチェックリストと採用担当者の印象を下げるNGマナーもまとめているので、ぜひ最後までご確認ください。

履歴書をメールで送る際の基本マナー

履歴書をメールで送る場合は、ビジネスメールの基本マナーに沿った次の3つを押さえましょう。

依頼されたら、なるべく早く送る

履歴書の送付を依頼されたら、早めに送るに越したことはありません。期日が決められている場合は期日内、期日が書かれていない場合は、数日以内に送るようにしましょう。履歴書の送付を指示されたメールに当日中に返信し「◯◯日までにお送りするようにします」などと伝えておくとより良いです。

個人のメールアドレスから送る

応募先へメールする際は、現職の会社用メールアドレスではなく、個人のメールアドレスを使います。履歴書に記載したメールアドレスと同じアドレスから送信しましょう。採用担当者にとって送信者が誰か判別しやすいためです。

どれを使うべきか迷う人は、履歴書に使う適切なメールアドレスは？gmailもOK？をご確認ください。

件名・文章は簡潔に書く

履歴書を送付するメールでは、件名に「【中途採用・◯◯◯職】応募書類の提出_氏名」 （募集職種・履歴書を添付している旨・名前）を入れ、誰からのどんな内容のメールか一目でわかるようにします。

自分から新規メールで送る際は「◯◯職に応募した◯◯です」など、メール本文で自分が何者かを記載すると丁寧です。「履歴書を送ってください」という企業からのメールに返信する場合は、「◯◯職に応募した◯◯です」でも、名前のみの「◯◯です」でも問題ないでしょう。なお、返信の場合は件名を変える必要はなく、「Re:」のままで送って構いません。

履歴書を送るメールの書き方

履歴書を送付するメールに書くべき基本項目を解説します。また、実際の転職活動でよくあるケースごとにメールの例文を紹介しているので、必要に応じて書き換えて使ってください。

履歴書の送付メールに書く基本項目と宛名の書き方

履歴書を送付するメールでは、以下の基本項目を押さえた上で、短く簡潔な内容を送りましょう。

① 件名は、用件と氏名を入れる
② 宛先は、採用担当者または人事部宛にする
③ 書き出しは、挨拶と名前、どの求人に応募したかを入れる
④ 用件に、応募書類の内訳を書く
⑤ 締めの挨拶を書く
⑥ 自分の署名を最後に入れる

宛名は「会社名→部署名→担当者名→様」の順で記載します。担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」または「採用担当者様」とし、部署宛てに送る場合は「御中」を使います。
部署名が分からない、役職名を入れる入れないなどの疑問は、採用担当者様、採用ご担当者様、御中の使い方で複数の例を解説しています。

送付状は、メールで提出する際は必要ありません。その代わり、メールの本文中に添付した応募書類の内訳と枚数を記載することで、採用担当者は送付状のように提出書類の確認がしやすくなります。

履歴書をメールで送る時の例文

ここからは、コピーしてすぐ使える例文をいくつかご紹介します。

添付ファイルで履歴書を送る場合（パスワード無し）

この例は、履歴書をメールで送る際の最も一般的なパターンです。履歴書のファイルは、特別な指定がない限りはパスワーをつける必要はありません。

件名：【中途採用・◯◯◯職】応募書類の提出_氏名   株式会社◯◯◯◯ ◯◯◯◯部◯◯◯◯役職名 ◯◯◯◯様 お世話になっております。先日、◯◯◯職に応募いたしました◯◯◯◯です。 ご指示いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。 ーー ・履歴書（1枚） ・職務経歴書（2枚） ーー ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。 お忙しいところ大変恐縮ですが、面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ————————————— 陸波 太郎 (りくなび たろう) 〒XXX-XXXX 東京都◯◯区◯◯町◯丁目◯番◯号 ◯◯マンション ◯号室 電話番号 XXX-XXXX-XXXX メールアドレス ◯◯◯@◯◯.co.jp —————————————

件名：Re：{元の件名} 株式会社◯◯◯◯ ◯◯◯◯部◯◯◯◯役職名 ◯◯◯◯様 お世話になっております。◯◯職に応募した◯◯です。 ご返信いただき誠にありがとうございます。 ご指示の通り、応募書類を送付いたします。 ーー ・履歴書（1枚） ・職務経歴書（2枚） ーー ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。 お忙しいところ大変恐縮ですが、お目通しいただき、 ぜひ面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ————————————— 陸波 太郎 (りくなび たろう) 〒XXX-XXXX 東京都◯◯区◯◯町◯丁目◯番◯号 ◯◯マンション ◯号室 電話番号 XXX-XXXX-XXXX メールアドレス ◯◯◯@◯◯.co.jp —————————————

添付ファイルで履歴書を送る場合（パスワード有り）

この方法はセキュリティ上の効果が限定的であると、2020年11月に政府からの見解も示されていますが、企業からファイルを暗号化してメール添付するように指示された場合は、2通に分けて送るようにしましょう。

パスワードの掛け方は、この記事の下で解説しています。

件名：【中途採用・◯◯◯職】応募書類の提出_氏名 株式会社◯◯◯◯ ◯◯◯◯部◯◯◯◯役職名 ◯◯◯◯様 お世話になっております。◯◯◯◯と申します。 ご指示の通り、履歴書と職務経歴書を添付ファイルにてお送りいたします。 ーー ・履歴書（1枚） ・職務経歴書（2枚） ーー ファイルのパスワードは、この後の別メールにお送りいたします。 あわせてご確認をお願い申し上げます。 貴社の一員として、これまでの経験を活かせればと思います。 お忙しいところ大変恐縮ですが、面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ————————————— 陸波 太郎 (りくなび たろう) 〒XXX-XXXX 東京都◯◯区◯◯町◯丁目◯番◯号 ◯◯マンション ◯号室 電話番号 XXX-XXXX-XXXX メールアドレス ◯◯◯@◯◯.co.jp —————————————

件名：【中途採用・◯◯◯職】応募書類の提出_氏名（パスワードの連絡） 株式会社◯◯◯◯ ◯◯◯◯部◯◯◯◯役職名 ◯◯◯◯様 お世話になっております。◯◯◯◯と申します。 重ねてのメール失礼いたします。 先ほどお送りした添付ファイルのパスワードを、下記の通りご連絡いたします。 【パスワード】 ●●●●●●（半角英数） ファイルが開かない場合は、その旨お教えください。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ————————————— 陸波 太郎 (りくなび たろう) 〒XXX-XXXX 東京都◯◯区◯◯町◯丁目◯番◯号 ◯◯マンション ◯号室 電話番号 XXX-XXXX-XXXX メールアドレス ◯◯◯@◯◯.co.jp —————————————

クラウドストレージサービスで履歴書を送る場合

クラウドストレージとは、インターネット上にファイルをアップロードすると、共有するためのURLが発行されるサービスです。ファイルサイズが大きく、メール添付では送信できないものを共有する際に活用するといいでしょう。

件名：【中途採用・◯◯◯職】応募書類の提出_氏名 株式会社◯◯◯◯ ◯◯◯◯部◯◯◯◯役職名 ◯◯◯◯様 お世話になっております。◯◯◯◯と申します。 履歴書と職務経歴書を以下のクラウドストレージサービスにて共有いたします。 ーー ・履歴書（1枚） ・職務経歴書（2枚） ーー 以下のURLよりダウンロードをお願いいたします。 URL：https:// **.com ダウンロード期限：20XX年XX月XX日 ご多用の折恐れ入りますが、面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ————————————— 陸波 太郎 (りくなび たろう) 〒XXX-XXXX 東京都◯◯区◯◯町◯丁目◯番◯号 ◯◯マンション ◯号室 電話番号 XXX-XXXX-XXXX メールアドレス ◯◯◯@◯◯.co.jp —————————————

送付方法を確認したい時の例

履歴書の送付方法が明示されておらず、どのようにすればいいかわからない場合は、まずはメールで確認しましょう。

件名：Re： {元の件名} 株式会社◯◯◯◯ ◯◯◯◯部◯◯◯◯役職名 ◯◯◯◯様 お世話になっております。◯◯職に応募した◯◯です。 ご返信いただき誠にありがとうございます。 履歴書と職務経歴書の提出方法ですが、 メールに直接添付、クラウドストレージへのアップロード、郵送など、 ご指定の方法があればご教示ください。 お忙しいところ大変恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ————————————— 陸波 太郎 (りくなび たろう) 〒XXX-XXXX 東京都◯◯区◯◯町◯丁目◯番◯号 ◯◯マンション ◯号室 電話番号 XXX-XXXX-XXXX メールアドレス ◯◯◯@◯◯.co.jp —————————————

履歴書の証明写真の貼り方

パソコンやスマートフォンで作成した履歴書に写真を貼る際は、撮影した写真データを直接貼った方がきれに仕上がります。スピード写真などの証明写真機、写真館などで撮った際、データを受け取る専用アプリや2次元コードなどがあるので、プリント写真のみでなく、データも受け取るようにするのがおすすめです。

撮影場所別のデータの受け取り方法は、証明写真をデータ化する方法で解説します。

Word・Excel・手書きの履歴書をPDFにする方法

履歴書などの重要書類は、編集がしづらいPDF形式に変換して送るのが基本です。パソコンの種類やバージョンに左右されずに、レイアウト崩れせず見ることができる面でも、応募書類の形式として適切です。

これから履歴書を作る人は、履歴書テンプレート【Word・Excel・PDF】からダウンロードすることができます。

Wordで作成した履歴書を添付用PDFに変換する方法

1. 用紙サイズをA4、余白、行間などを整える
2. Windows：ファイル →エクスポート→PDFの作成を選ぶ
3. Mac：ファイル→印刷→左下のPDFから「PDFとして保存」
4. プレビューでページ分割、画像の粗さ、フォント置換の有無を確認する

Excelで作成した履歴書を添付用PDFに変換する方法

1. ファイル→印刷→ページ設定を選択
2. 用紙サイズをA4、向き、余白、拡大縮小を調整し、横1×縦1ページに収める
3. ファイル→エクスポート→PDFの作成を選び、標準で出力する
4. 出力したPDFを開き、レイアウト崩れがないかを確認する

スマホアプリで写真を撮って、手書きの履歴書をPDFにする

「スキャンアプリ」を利用すると、スマホのカメラで撮影した紙の書類をPDF化することができます。アプリによっては書類の角を自動認識し、きれいに切り取ったり、斜めに撮影しても自動で真っ直ぐに調整したりすることができるので、活用してみましょう。

コンビニなどでスキャンして、手書きの履歴書をPDFにする

コンビニのマルチコピー機で紙の書類をスキャンすると、USBメモリや専用のスマホアプリにPDFで保存ができます。1枚30円程度でA3サイズまで読み取れるのが特徴です。

レイアウト崩れがないかを確認する

PDFに変換すると、文字やレイアウトに崩れが生じることがあります。プレビューで問題がないかを確認しましょう。以下がPDF変換時に起こりやすい崩れです。

• 文字がはみ出していないか
• 文字が消えていないか
• レイアウトやフォントがズレていないか
• ページが意図しない位置で分割されていないか
• 証明写真など画像が荒くなっていないか
• 1ページに収まっているか

履歴書・職務経歴書のファイル名は「書類名＋氏名」にする

履歴書データの名前付けに決まったルールはありませんが、「書類名」と「氏名」で構成すると、採用担当者が誰の応募書類かを判別しやすくなります。職務経歴書も同じルールで名前を付けましょう。

履歴書_氏名.pdf 職務経歴書_氏名.pdf

職務経歴書のテンプレートが必要な人は、ダウンロードしてご利用ください。

履歴書のPDFにパスワードを設定する方法

ここからは、メールに直接添付する履歴書のPDFファイルにパスワードをかける方法を解説します。企業から指示があった場合は、参考にしてください。

WordならPDFに変換するときにパスワードを設定できる

Windows版のWordなら、PDFに変換するときの保存画面でパスワードを設定できます。具体的な手順は以下のとおりです。

1. 「ファイル」→「名前を付けて保存」を選ぶ
2. ファイルの種類で「PDF」を選択する
3. 「その他のオプション」→「オプション」を開く
4. 「パスワードを使用してドキュメントを暗号化する」にチェックを入れる
5. パスワードを入力して保存する

設定後は自分で一度ファイルを開き、パスワードで開けるかを確認しておきましょう。

Wordで設定できない場合は無料のオンラインツールを使う

ExcelでPDFを保存する場合には、パスワード設定のオプションがありません。Excelで作成した履歴書やスマホでパスワードを設定したい場合は、無料のオンラインツールを使う必要があります。

たとえばAdobe Acrobatオンラインツールなどの無料サービスを活用すれば、以下の手順で設定できます。

1. パスワード設定のページを開く
2. PDFをアップロードする
3. パスワードを2回入力する
4. 「パスワードを設定」を押してダウンロードする

パソコンのブラウザからも、同じ手順でパスワードを設定できます。履歴書は個人情報を含むファイルのため、提供元が信頼できるサービスであるかを確認してから利用しましょう。

パスワード設定が必要かは企業の指示で決める

メールに添付するファイルのパスワードは、応募企業から「応募書類はパスワード付きで送信してください」と明確に指示がある場合のみにかけるようにします。

なお、パスワード付きファイルとパスワードを別メールで送り合う方法は、セキュリティ上の効果が限定的とされています。ファイルとパスワードが同じ経路で届くため、一方が漏れた場合にもう一方も同時に漏れてしまう可能性があるためです。2020年11月以降、政府もセキュリティ対策や受け取り側の利便性の観点から適切ではないという見解を示しています。応募先から指示がある場合はそれに従いますが、指定がない場合はクラウドストレージを活用する方が安全です。

※政府が2020年11月にセキュリティ対策や受け取り側の利便性の観点から適切ではないという発表を出しています。

スマホから履歴書をメールで送る方法

スマホから履歴書をメールで送っても問題ありません。パソコンを持っていない場合も、手書きの履歴書をPDF化すれば、スマホだけで応募書類の提出を完了できます。

スマホで履歴書ファイルをメールに添付する手順

スマホからは、普段使っているメールアプリで履歴書のPDFを添付して送付します。主なアプリの操作手順は以下のとおりです。

＜AndroidのGmailアプリ＞

1. メール作成画面の右上にある添付アイコン（クリップ）をタップする
2. 「ファイル」を選ぶ
3. 保存した履歴書PDFを選択する

＜iPhoneの「メール」アプリ＞

1. メール本文内をタップする
2. キーボード上部の添付ボタンから「添付ファイル」をタップする
3. 「ファイル」アプリから履歴書PDFを選択する

添付できたら企業に送信する前に自分宛てにテスト送信をし、ファイルが開けるか・文面が崩れていないかを確認しましょう。

スマホから送るときの注意点

スマホから履歴書を送る際のメールアドレスは、履歴書に記載したものと同じにしましょう。

また、採用担当者はパソコンでメールを読むことが多いため、スマホの画面幅に合わせて改行すると、不自然な位置で行が切れて読みづらくなります。送信前に署名などの記入漏れがないかを確認しましょう。

手書きの履歴書しかない場合も、スマホアプリやコンビニのスキャンでPDF化すれば、スマホから提出できます。

印象を下げる履歴書のメール送付時のNGマナー

ここからは、履歴書の提出時に起こるNGマナーの例を紹介します。

メール本文が長すぎる

メール本文に、自己PRや志望動機、経歴の説明などを長々と書くのはやめましょう。履歴書や職務経歴書に書かれた内容は、メールには書かず、担当者が読みやすく簡潔な内容を心がけましょう。

履歴書・職務経歴書のファイル名がわかりにくい

「履歴書_バージョン12」などの作成する本人側管理の内容をそのまま送っていたり、「rirekisyo.sample」などダウンロードした際のファイル名のままになっていないか、送る前に必ず確認しましょう。

ファイルがPDF化されていない

添付ファイルをWordやExcelのままで送ると、第三者がデータを修正・削除できてしまうほか、環境によってレイアウトが崩れることもあります。そのため、応募書類は必ずPDF形式に変換してから送りましょう。変換方法はこの記事の「Word・Excel・手書きの履歴書をPDFにする方法」で解説しています。

PDFの書式が崩れて見づらい

書式が崩れていたり、余白が不自然に広かったり狭かったりしないかも確認しましょう。パソコンスキルに不安を感じたり、業務上の丁寧さに欠けるのではないかと捉える担当者もいます。

宛名や自分の署名が入っていない

宛名や署名が入っていないメールは、相手に失礼な印象を与えます。一般的なビジネススキルがない人という印象を持たれますので、必ず入れて送りましょう。

深夜・早朝にメールを送る

履歴書のメールは、企業の営業時間内（目安として平日9時〜18時）に送るのが望ましいです。ビジネスメールを相手の営業時間内に送るのは、基本のマナーです。

メールを深夜や早朝に作成した場合は、下書き保存して営業時間内に送信するか、メールソフトの送信予約機能を使いましょう。

メールを送る前の最終チェックリスト

履歴書をメールで送る前に、最終のチェックポイントをリストにしました。マナー違反やケアレスミスがあるメールは、その後の印象を左右する可能性もあります。メールを送る前に必ず確認しましょう。

• 添付ファイルがついているか
• 違うファイルを添付していないか
• ファイルはPDF化しているか
• ファイル名が「履歴書+氏名」になっているか
• 履歴書ファイルが大きすぎないか
• ファイルを暗号化した場合、パスワードの連絡も送っているか
• 宛先のメールアドレスは間違っていないか
• 件名に名前＋履歴書送付の旨を書いたか
• メール本文を入れているか
• 宛名の会社名・役職名・名前は正しいか
• 相手の名前のあとに敬称（様など）をつけ忘れていないか
• 本文などに、ほかの企業の名前や別の担当者名が残っていないか
• 署名が入っているか
• 御社ではなく「貴社」を使うなど適切な書き言葉や敬語を正しく伝えているか

ビジネスでの敬語の基本はこちらでも解説しています。

履歴書のメールの送り方その他のFAQ

履歴書を送る際のルールについて、よくある質問をまとめましたので参考にしてください。

履歴書をメールで送った後は電話で連絡した方がいい？

基本的には履歴書送付後の電話連絡は必要ありません。

応募締切時間の直前に送付した場合や、履歴書を送付して1〜2週間以上経過しても連絡がない場合も連絡をして良いでしょう。

応募先から届いた受領確認のメールには返信すべき？

応募先から受領確認のメールが届いたら、簡潔にお礼を返信すると丁寧です。メール本文は長文ではなく、「ご確認いただきありがとうございます。引き続きよろしくお願いいたします。」程度にしましょう。

ただし、「返信不要」と書かれている場合は、返信しなくても問題ありません。やり取りを長引かせず、自分の返信で終えるのが基本です。

履歴書を添付し忘れて送ってしまった場合はどうする？

履歴書データの添付漏れに気づいたら、できるだけ早く正しいファイルを添付して再送します。

件名には「【再送】」や「【訂正】」を入れ、前のメールとの区別がつくようにします。本文では添付漏れのお詫びを一言添えたうえで、改めてファイルを送付した旨を簡潔に伝えましょう。

件名：【再送】◯◯職応募書類の提出_氏名 株式会社◯◯◯◯ ◯◯◯◯部　◯◯◯◯様 お世話になっております。◯◯と申します。 先ほどお送りしたメールにて、履歴書の添付が漏れておりました。大変失礼いたしました。 改めて添付ファイルにてお送りいたします。ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。 ――――――――― （署名） ―――――――――

履歴書をメールで送付後、企業から返信が来ない場合の対処法は？

メール送信後、2〜3日経っても採用担当者から返答がない場合、電話かメールで届いているか状況を確認するのは問題ありません。最後にやりとりしたメール本文に返信する形にすると、履歴も確認できるのでおすすめです。

なお、書類選考の結果メールは届くまで1〜2週間程度かかる場合もあるため、すぐに返信がなくても不安になる必要はありません。

件名：【ご状況の確認】Re：{前回のメールの件名} 宛名（これまでのメールと合わせる） お世話になっております。 度重なるご連絡にて失礼いたします。◯◯です。 ◯月◯日に履歴書と職務経歴書をメールにて送付いたしました。 その後、無事に届いておりますでしょうか。 メールの不着などの不備を懸念し、念のため確認のご連絡を差し上げました。 お忙しい中大変恐縮ですが、 受領状況をご一報いただけますと幸いです。 こちらのメールと行き違いで、 既に受領いただいている場合は、何卒ご容赦ください。 よろしくお願いいたします。 ————————————— 署名 —————————————