メールで履歴書を送る場合のマナーとポイント
履歴書をパソコンで作成、または紙で作成した履歴書をデータ化して送る場合の、メールマナーをご紹介します。手紙と異なり手軽に送れるメールだからこそ、うっかりミスに気をつけて。
送ってしまった後に気まずい思いをすることのないよう、ポイントを理解しておきましょう。
メールの書き方とポイント
採用担当者は応募者とのやり取りや社内の面接の日程調整などで、毎日数多くのメールを受け取っています。そのため、メールの件名(タイトル)は簡潔に。また、文面も長々と書き連ねるのではなく、ビジネスマナーに則ってわかりやすさを意識しましょう。
メール件名は簡潔に「内容+名前」
「履歴書の件」や「ご確認お願いします」などと書かれたメールだと、本文まで読まないとメールの目的と送信者が判別できません。分かりにくい件名にしてしまうと、見落とされたり迷惑メールだと勘違いされたりすることも…。履歴書を送る場合は、件名でどのような内容なのか、送信者が誰なのかがわかるようにしておきましょう。
●件名の書き方例
「○○○職応募の件/氏名」
メール文面を構成する5つの要素
メールの文面は、基本的に5つの要素で成り立っています。それぞれの要素をミスなく、見やすいレイアウトを心掛けてまとめれば、読みやすい文面を作ることができます。メールの宛先の企業名を省略したり、担当者名を間違えたりしないよう、送信前に再確認を。
●メール文面5つの要素
- 宛先
- 氏名(直接応募する場合は簡単な志望動機も)
- 要件
- 結びの言葉
- 署名
履歴書の送付だけでなく、質問事項があるなど要件が複数ある場合は、採用担当者が内容を把握しやすいように、要件の間を1行空けて記載するようにしましょう。
署名の書き方
署名は「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」をそれぞれ改行して文末に記載します。読み方が難しい氏名の場合は、念のためふりがなも付け加えておくと良いでしょう。メールアドレスは会社ではなく個人のメールアドレスを使用します。
●書き方例
氏名(場合によってはふりがなも)
郵便番号+住所
電話番号
メールアドレス
———————————–
メール送信時はひと工夫を
履歴書は氏名や連絡先、経歴など個人情報が詰まった重要書類。メールソフトの操作ミスで、「違う相手に送ってしまった」などの過ちは防ぎたいもの。事前に応募書類にパスワードを設定しておくと、間違った相手に送ってしまったとしても、ファイルを閲覧されるリスクが軽減できるでしょう。
応募書類にはわかりやすいファイル名を
採用担当者に送るデータには、わかりやすいファイル名をつけておきましょう。「履歴書」「職務経歴書」など内容だけでなく、「日付」「ファイル内容」「氏名」をつけておくと、採用担当者が管理しやすくなります。
●ファイル名例
20170520_職務経歴書_氏名
パスワードの設定方法
履歴書のファイルは、紙の履歴書をPDFにスキャンしている場合はそのままで構いませんが、ExcelやWordなどのオフィスソフトで作成した場合は、そのまま送るのではなく、PDF形式に変換して送るようにしましょう。
PDF化するメリットには3つの理由が挙げられます。【1】オフィスソフトは使用環境によってバージョンが異なること、【2】プレビューと実際の印刷物とは見栄えが変わること、【3】万が一の内容の変更を防げることが挙げられます。
なお、PDF化する場合は、データの「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類で「PDF(*.pdf)」を選び保存、でPDFに変換することができます。
PDFに変換したあとは、ファイルをフォルダに格納し、zip形式でパスワードを設定して圧縮し、メールに添付します。
メールで履歴書を送る時の例文
履歴書を採用担当者に送る場合の、メールの文例をご紹介します。見やすさを心掛け、内容が長くなる場合は適宜改行したり、1行空けたりして文面を工夫しましょう。送信ボタンを押す前に、書類は間違いなく添付されているか、宛先の企業名・担当者名に誤りはないか、誤字脱字はないかの再確認を。
直接メールで応募する場合の例文
件名:○○○職応募の件/氏名
文面:
株式会社○○○○
採用ご担当者様
はじめまして。
○○○○と申します。
△△△△で御社の求人情報を拝見し、これまでの
営業経験を新商品の販促に活かせるのではと思い、
○○○職に応募したくご連絡を差し上げました。
履歴書と職務経歴書を添付しております。
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
応募書類には念のためパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードをお送りさせていただきますので、
ご確認いただけますでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、
面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
———————————–
氏名(場合によってはふりがなも)
郵便番号+住所
電話番号
メールアドレス
———————————–
採用担当者から指示された場合の例文
件名:履歴書ご送付の件/氏名
文面:
株式会社○○○○
○○○○様
○○○○と申します。
ご指示いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
応募書類には念のためパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードをお送りさせていただきますので、
ご確認いただけますでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、
面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
———————————–
氏名(場合によってはふりがなも)
郵便番号+住所
電話番号
メールアドレス
———————————–
パスワードを連絡するときの例文
件名:【パスワード】履歴書ご送付の件/氏名
文面:
株式会社○○○○
○○○○様
先ほど応募書類を送付させていただきました○○○○です。
添付ファイルに設定したパスワードをお送りいたします。
パスワード:XXXXXXXXXX
お手数をおかけいたしますが、
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
履歴書をダウンロードする
Word・Excel形式で編集できる履歴書がダウンロードできます。クリック後、指定の場所に保存し、内容をご自身向けに編集してください。
履歴書テンプレート1 | 履歴書テンプレート2 (厚生労働省様式) |
---|---|
・性別欄が任意記載欄になっているので、未記載とすることも可能です。
・「通勤時間」「扶養家族数」「配偶者」「配偶者の扶養義務」については項目がないので記入する必要がありません。
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