退職の挨拶メール＆スピーチの作り方【例文あり】

退職するときは、お世話になった方に「退職の挨拶メール」を出すのがマナーです。メールを出すタイミングは、退職日の2週間〜10日前がベター。直前すぎると、「返信メールが退職後に届く」というケースや、「退職前の引き継ぎに支障をきたす」などの不具合が生じます。一方、退職1ヶ月前となると、やや間延びした印象を与えてしまいます（有給消化予定などがある場合は状況が異なると思いますが）。

社外向けに書く退職の挨拶メールは「BCC」で送るのが一般的ですが、個人的にお世話になった方であれば、個別にメールをしましょう。また、その際には、「○○さんと一緒に大阪支店のキャンペーンを成功させたことがいい思い出です」という具合に、その方と共有できる個別のエピソードを盛り込むとよいでしょう。親しみや丁寧さが伝わります。

言うまでもありませんが、退職理由がどんなものであれ、退職の挨拶メールで自社の悪口や不平・不満を書くのは望ましくありません。自分の株を落としてしまわないよう十分に注意しましょう。「立つ鳥跡を濁さず」と肝に銘じておきましょう。

社外向けに退職の挨拶メールを書く場合

退職の挨拶メールでは、以下の5つの要素を盛り込みます。

退職の理由は「一身上の都合」でOKですが、個人的に伝えたほうがいいと判断した場合は、長くなりすぎない範囲で理由を添えましょう。

お世話になった取引先への「退職の挨拶メール」（例文）

解説

件名はメールの内容がひと目でわかるように。「退職の件」では言葉足らずです。件名の最後に送信者の会社名と名前も入れておいたほうが親切です。なお、「退職」と似た言葉に「退社」がありますが、「退社」には「仕事が終ってから引き上げる」の意味もあります。誤解を招く恐れがあるので「退職」を使うようにしましょう。

BCC送信の場合は「お取引先各位」でOK。

あいさつをしてから、社名と名前を書きます。また、BCCにて同報させていただく旨を伝えます。アドレス入力時には、くれぐれも「CC」にアドレスを入れないよう注意しましょう（情報漏えいにつながる恐れがあります）。

退職する旨と退職日を簡潔に書きます。

これまでお世話になったお礼を伝えます。

今後の身の振り方については、書ける範囲でOK。伏せる必要がなければ、新たな勤務先などを伝えます。併せて「またお世話になることもあるかもしれない旨」も伝えます。いろいろな関係性や立場の方の読む社外向けのBCCメールですので、「何を書くか」「何を伏せるか」の判断に慎重を期しましょう。

直接ご挨拶できない非礼を詫びます。

文末の定型句を使います。

余韻を残す言葉で締めます（ただし簡潔に）。この場面では、通常使う定型句「よろしくお願いいたします」は不適切です。

署名。氏名、会社住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスを記しておきます。

なお、とくにお世話になった方には、BCC送信ではなく個別に退職の挨拶メールを送るのが礼儀です。「3年前、○○プロジェクトで窮地に陥った際には、斎藤課長のご決断に助けられました。その節は、本当にありがとうございました」のように、思い出に残る個人的なエピソードなどを交えてお礼を伝えましょう。

また、現在、継続して仕事のやり取りをしている方には、個別にメールをして引き継ぎを行いましょう。後任や引き継ぎについて書かれていない場合、相手が困るだけでなく、会社同士の信頼関係が崩れてしまうこともあります。「立つ鳥跡を濁さず」です。最新の注意を払いましょう。

なお、退職後の自分の連絡先を伝えておきたい場合は、連絡がつくメールアドレスや携帯番号なども記載しておきます。

社内向けに退職の挨拶メールを書く場合

社内向けに退職の挨拶メールをするときは、社外向けのメールよりも、お礼の内容を厚めにしましょう。社内の人たちに感謝を伝えて、スマートに退職することは、自分が「再スタート」するうえでも重要な意味をもちます。お礼と併せて、自分が会社で得たもの、成長したことなどを、具体的に書くのもおすすめです。

社内向けに書く「退職の挨拶メール」（例文）

解説

件名はメールの内容がひと目でわかるように。「退職の件」では言葉足らずです。件名の最後に送信者名も入れておいたほうが親切です。

「○○社員各位」などでもよいのですが、ややビジネスライクな印象を受けます。少しやわらかく「お世話になった皆さまへ」などがおすすめです。

名前を名乗ってから、BCCにて同報させていただく旨を伝えます。

退職する旨と退職日を簡潔に書きます。

これまでお世話になったお礼を伝えます。

これまでお世話になった気持ち、この会社で得たもの、成長できたことなどを少し具体的に書きます。

今後の身の振り方については、書ける範囲で書くとよいでしょう。あわせて「またお世話になることもあるかもしれない旨」も伝えます。

直接会ってご挨拶できない非礼を詫びます。

文末の定型句を使います。

余韻を残す言葉で締めます（ただし簡潔に）。メールでよく使う定型句「よろしくお願いいたします」は不適切です。

社内向けなので簡易的な署名でよいでしょう。

社外メール同様、とくにお世話になった方には、BCC送信ではなく個別に退職の挨拶メールを送るのが礼儀です。このとき、お世話になった上司や先輩から順番に送るのがセオリーです。

個別に送る退職の挨拶メールでは、「入社後すぐに配属された宣伝部では、社会人としての所作や仕事のやり方を一から教えていただきました。その節は本当にありがとうございました」など、お世話になったエピソードや、お礼の気持ちを具体的に書くことで、実直かつ誠実な人柄が伝わります。

直接出向いて退社する旨を伝える場合

社内でお世話になった方に対しては、退職の挨拶メールを出すだけでは失礼なケースもあります。その場合は、直接出向いて退職する旨を伝えましょう。

お世話になった方に直接会って退職の挨拶をする（例）

転職先の社名を言いたくないときは、「一身上の都合で」と言えばよいでしょう。もう少し詳しく言えるようであれば「マスコミ系です」「医療メーカー系です」という具合に、業界名を伝える形でもいいでしょう。

まだ転職先が決まっていないときは「少し充電しながら、ゆっくり進路について考えたいと思います」くらいの“いなし方”でも問題ありません。

同業他社（競合）への転職が好意的に受け入れられるかどうかはケース・バイ・ケースです。業界の慣習的に問題がない、あるいは、モラル的に反感を買われる要素がなければ、先の例文のように「同じ○○業界ですので、再びお世話になることもあるかと思います。そのときは、どうぞよろしくお願いいたします」などと伝えればよいでしょう。

直接出向いて退職の挨拶をする場合は、大まかな流れだけ用意しておく

もちろん、直接出向いて退職の挨拶をする場合は、途中で相手が言葉を挟んでくるケースも少なくないでしょう。そういう意味では、100点満点の台本を作っても、まったく使えないかもしれません。以下1〜4のように、伝えるべきポイントだけ頭に入れておきましょう。

メール同様、退職する理由は言える範囲で伝えればよいでしょう。今後の身の振り方についても同様ですが、正直に伝えることで応援の言葉をかけてもらえることもあります。相手に応じて「言う or 言わない」を決めましょう。

なお、部署内やフロア全体へのスピーチは、「上司などから『退職の挨拶スピーチをするように』と声がかかればやる」というのが一般的です（企業の慣習によっても違います）。退職の挨拶スピーチをする場合は、退社の理由をくどくどと話すのはあまりよくありません。演説は求められていません。退職する旨と、これまでお世話になったお礼を簡潔に述べます。この2点を押さえてスピーチしましょう。くれぐれも愚痴や不満は口にしないように。どんな事情があれ、ネガティブな言葉をぐっと飲み込んで、感謝の気持ちを示すのが“大人の所作”というものです。

（記事作成日：2017年8月30日）