【例文付】転職活動で必要なビジネスメールの書き方とマナー

転職活動では、応募や面接日程の調整、入社までの手続きなど、企業とのやり取りをメールで行う機会が数多くあります。

そこで今回は、ビジネスメールの正しい書き方と押さえておきたいポイントを、例文を使ってわかりやすく解説していきます。

ビジネスメールの基本的な書き方

ビジネスメールの基本的な書き方をご紹介します。メールのビジネスマナーは、転職活動中だけでなく、入社後の社内や取引先とのやり取りでも必要です。転職活動を始める前にしっかり理解しておきましょう。

ビジネスメールの基本的な書き方

ビジネスメールの基本は、「シンプルにわかりやすく書く」こと。一度読めば内容を把握できる文面であることが大切です。相手に伝えたいことや確認したいこと、依頼したいことなど、メールの目的を意識して書き、最後に相手の立場になって読み返してみます。少しでもわかりづらいと感じる部分があれば修正しておきましょう。

メールの基本構成

ビジネスメールの基本構成は5つです。

各構成の基本的な書き方と注意点について、具体例を示して解説していきます。

件名

メールソフトの件名の表示文字数は限られています。短い文字数でも内容が伝わるよう、件名には、メールの内容が分かるキーワードを入れるようにします。例えば面接日時の希望を伝えるメールの場合は、「二次面接希望日程のご連絡（自分のフルネーム）」など、できるだけシンプルに用件が伝わるように心掛けましょう。

企業から送られてきたメールに返信する場合は、件名は変えずに、「Re:」がついた状態で、そのまま送るようにします。また、急ぎの場合でも、【緊急】【要開封】など、相手を急かすような件名は控えるようにしましょう。

宛先

メールアドレスを入力する宛先欄には、「TO」「CC」「BCC」の3種類があります。

宛先機能の役割

転職活動では、企業の人事担当者をTOに入れて連絡します。担当者からのメールのCC欄にメールアドレスが入っている時は、CCも入れたまま全員に返信します。なお、パソコンと携帯電話でメールアドレスが異なり、どちらにもメールを残しておきたい場合は、BCCにもう一方のメールアドレスを入れて送信すると、複数のメールアドレスに履歴が残ります。

宛名

本文の冒頭には、宛名を書きます。「◯◯株式会社　採用担当◯◯様」など、会社名、役職名、名前の順に記載しましょう。役職名や担当者名が分からない場合は、「◯◯株式会社御中」、「◯◯株式会社　人事ご担当者様」などでも構いません。「株式会社」などは略さず、相手の名前もフルネームで書きます。社名や部署名を宛名にする場合は「御中」、担当者を宛名にする場合は「様」ですが、「御中」と「様」を重ねて使ってはいけません。

本文

挨拶文

宛名のあとに、1行開けて挨拶文を書きます。ビジネスメールの一般的な挨拶文は、「突然のご連絡失礼いたします」「お世話になっております」ですが、何度かやり取りをしている相手には、「ご連絡ありがとうございます」「先日はお時間いただきありがとうございました」など、状況に合わせて使い分けるようにしましょう。ビジネスメールに季節の挨拶は基本的に必要ありません。

自己紹介

続けて、自分の名前を書きます。初めてメールのやり取りをする場合は、「◯◯の求人に応募いたしました、◯◯と申します」など、簡単に自己紹介も行いましょう。

用件

用件をまとめるポイントは、最初にはっきりと要旨・結論を伝えてから、詳細を記載すること。面接日程の希望を伝えるのであれば、「二次面接の希望日時をご連絡いたします。第一希望：◯月◯日□～□時、第二希望：◯月◯日□～□時です」などと書きますが、箇条書きを使ってもわかりやすいでしょう。

結び

要件を書き終えたら、最後は、結びの挨拶で締めます。ビジネスメールの代表的な挨拶は、「よろしくお願い申し上げます」「今後ともよろしくお願いいたします」「ご検討のほどよろしくお願いいたします」などです。

署名

メール本文の最下部には、署名を記載します。「名前」「ふりがな」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」などを入れましょう。会社に在籍しながら転職活動をする場合は、連絡の取りやすい方法を入れておくと丁寧です。

転職シーン別ビジネスメールの書き方と例文

転職活動でビジネスメールが必要となるシーン別に、メールの書き方のポイントと例文をご紹介します。

書類選考通過のお礼

書類選考通過のメールには、面接などの次回選考日程の案内が記載されていることが一般的です。記載されていない場合はお礼を、記載されている場合はお礼とともに選考日程に対する回答を必ず入れましょう。企業から送られてきた書類選考通過メールに返信する形なので、件名は変えません。

面接のお礼

面接のお礼メールは、できれば面接の結果の連絡が届く前に送りましょう。

書類不備の謝罪

応募書類などの不備があった場合は、すぐにお詫びのメールを入れて、足りない書類を送ります。メールの件名は、「【お詫び】書類の不備について（自分の名前）」などにし、担当者の目にとまりやすいようにします。

日程変更のお詫び

面接などの日程を変更することになった場合は、まず電話で伝えたあと、すぐにお詫びのメールを送ります。謝罪の文章に加えて、変更後の日程を書いておきましょう。メールを使うと履歴が残るため、行き違いを防げるので安心です。

メールを送る前のチェックポイント

メールを書き終えたら、必ず内容を最終チェックしましょう。

チェックポイント

・宛先は正しいか
・メールアドレスは正しいか
・TO、CC、BCCの使い方を間違えていないか
・件名は、読めば内容の主旨が把握できるものか
・宛名の会社名・役職名・名前は正しいか、省略していないか、漢字を間違えていないか
・宛名の御中と様が重なっていないか
・相手の名前のあとに敬称をつけ忘れていないか
・挨拶文はついているか
・自分を名乗っているか
・要件はシンプルにわかりやすく書かれているか
・結びの挨拶を忘れていないか
・署名はついているか
・誤字脱字、間違った敬語は使われていないか
・絵文字や顔文字を使っていないか
・返事が遅れている場合は、お詫びの言葉が入っているか