転職なら社会人のための転職サイト【リクナビNEXT】|求人、転職に関する情報満載! 2019/01/23 UPDATE 毎週水・金曜更新!

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迷惑をかけずに辞める「退職時の引継ぎ」4つのポイント

退職時の引継ぎポイント転職後に気持ちよく次の仕事に集中するためにも、退職日までにきちんと引き継ぎが終了するスケジュールを組んでおきたいもの。

自分が退職した後に後任者が困らないように、できるだけ文書など形に残しておくなど、円満退職に導く引継ぎの「4つのポイント」をご紹介します。

その1:退職日の3日前を「引継ぎ完了」の目安に

退職前は、通常業務と並行して引き継ぎ業務も行うなど、普段以上に忙しくなります。引き継ぎ業務としてやるべきことを書き出して、退職日から逆算してスケジュールを立てましょう。

引き継ぎながら進捗を確認する

スケジュールには余裕を持たせるようにします。退職日の3日前までに終了できるよう組んでおけば、たとえ予定外の業務や残務整理が入ったとしても、3日あれば対応できるはず。また、 スケジュールも立てっ放しではなく、遅れているところは軌道修正するなど、進捗状況を確認しながら進めましょう。

チェックポイント

・残った仕事を片づけるにはどのくらいの期間が必要か
・後任者に仕事の内容、進め方をすべて引き継ぐのにどの程度の時間がかかるのか
・あいさつ回りをしなければならない顧客や取引先はいくつあるか

その2:引継ぎ内容は必ず形に残す

引き継ぎでは、これまで携わってきた仕事内容や仕事の進め方を、できるだけ詳細に伝えることが大事です。 後任者が決まったらできる限り時間を割いて細かく打ち合わせ、時間が取れれば、一連の業務を後任者と一緒に行います。後任者に伴走すると、不明点が明らかになり、引継ぎ漏れを防ぐことにもつながります。

ファイルで整理し、分かりやすく保管する

引継ぎを行ったとしても、一度説明されただけでは理解できないこともあります。そのためにも、引き継ぎ業務の内容はできるだけ文書にして残し、ファイル化、あるいはパソコンの共有フォルダに入れるなどして、退職後も後任者が無理なく仕事を進められる体制をつくっておきましょう。

整理する内容

・業務・案件の目的や社内での位置づけなど、相対的な業務の説明
・業務の段取り、進捗状況、優先順位、今後の見通し
・よくあるイレギュラーへの対応の仕方
・これまで起こったトラブルと、その経緯

文書の保管方法

・業務上必要な資料や、これまで作成した書類をファイルに残す
・関連書籍などは所在を明確にする
・関連する部署、取引先、顧客の連絡先を案件ごとにまとめる
・保管した書類や文書に、わかりやすい名称をつけておく

職種によって引き継ぐ内容や方法も異なります。営業職なら、過去の取引状況や契約内容、今後のニーズ、そして折衝時の注意点など顧客情報を伝えることが最も重要です。SEなど技術職の場合は案件ごとに仕様書や必要書類をまとめ、プロジェクトの進捗状況などが一目でわかるようにしておきます。

その3:社内外への挨拶はしっかりと

仕事をしている以上、人との関わりは必ず発生し、巡り巡ってどこでお世話になるかはわかりません。営業職や渉外など顧客や取引先がいる職種の場合は、取引先にも連絡しておきましょう。また、社内関係者への連絡も重要です。

取引先にはあいさつ回りを

担当者があいさつせずに後任者がいきなり顧客を訪れたとしたら、会社の教育体制に疑問を持たれるなど、これまでに築いた信頼関係を失う可能性があります。取引先には必ず後任者を伴って退職のあいさつに行き、退職後も提供価値やサービスを維持する体制があることを伝えましょう。

後任や上司には緊急連絡先を伝えておく

退職後に本人にしかわからない内容のトラブルや、緊急の用件が発生する可能性もあります。また、職場に忘れ物をしてしまう可能性もあるかもしれません。念のため、後任者や上司には退職後も連絡が取れるよう、携帯電話の番号や個人のメールアドレスを伝えておくと安心です。

記事作成日:2018年9月28日 EDIT&WRITING:谷本