転職なら社会人のための転職サイト【リクナビNEXT】|求人、転職に関する情報満載! 2018/11/16 UPDATE 毎週水・金曜更新!

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退職の挨拶メールに対する返信の仕方【例文あり】

メール返信イメージ社内の人間から退職の挨拶メールが送られてきたときに、どのような返信をすればいいのか? 頭を悩ませたことのある人も多いでしょう。

結論から言うと、模範回答的な文面というのは存在しません。退職の挨拶メールに対する返信というのは、その人と過ごした密度はもちろん、関係性の強弱や、お世話になった度合、その人が退職する理由、今後も仕事で接点があるのかないのか——などの要素を勘案しながら書くものだからです。

ひとつ言えるのは、多くの場合、退職は、その人の「門出」であり「新たな人生のスタート」です。“寂しさ”や“残念さ”を漂わせながらも、湿っぽくなりすぎない文面を心がけましょう。

退職の挨拶メールに対して「返信をしない」はマナー違反?

退職の挨拶メールが送られてきたときは、できる限りメール返信をしましょう。とくに、退職するのがお世話になった方であれば、社会人の礼儀として「メール返信をしない」という選択肢はありません。

それに、退職するからといって、今後、その人と完全に縁が切れるとは言い切れません。取引先として関わるケースもあれば、いつか自分が退職するときにお世話になる可能性とてあります。そういう意味では、「あまり親しくなかった」とか「今後は縁がなくなる」という考え方をではなく、「いつか何かの形でお世話になるときが来るかもしれない」くらい建設的に考えてメール返信するのが得策です。

もっとも、なかには、数年前に名刺交換して以来、まったく縁がなかった方から退職の挨拶メールが届く場合もあります。そのようなケースではメール返信の必要はありません。メール返信の基準は、あくまでも「仕事やプライベートでお世話になった方から退職の挨拶メールが届いたとき」です。

返信の内容は「お礼」と「エール」が2本柱

退職の挨拶メールに対する返信に盛り込むべきは「お礼」と「エール」の2点です。この2点を、相手との関係性に応じて盛り込めば、メール返信としては及第点です。退職理由については、相手から届いた挨拶メールで触れられていないようであれば、こちらから聞くことも控えましょう(失礼にあたる恐れがあります)。

長々と祝辞を書く必要はありませんが、くれぐれも、「退職の件、承知しました。大変お疲れさまでした。今後ともよろしくお願いします」のような無味乾燥とした(敬意に欠ける)メール返信をしないよう注意しましょう。

また、メール返信のタイミングは、「退職の挨拶メール」が届いてから、なるべく早くが理想です。

お世話になった上司の退職挨拶メールへの返信(例文)

件名:Re:退職のご報告/陸波玉夫

陸波課長

おつかれ様です。営業部の理久奈です。
退職される旨のご連絡、ありがとうございます。

入社してまだ間もない頃、
陸波さんには手取り足取り仕事を教えていただきました。
その節は大変お世話になりました。

○○社に移られるとのことですが、
また何かの形でお世話になることがあるかもしれません。

くれぐれもお体にご留意のうえ、今まで以上にご活躍ください。
長い間、本当にお疲れ様でした。
今後ともよろしくお願いいたします。

———————————
営業部 理久奈一郎
TEL.090-****-****
E-mail:***@***.or.jp
———————————

解説

件名:Re:退職のご報告/陸波玉夫

退職の挨拶の連絡をメールで受けた場合は、件名を変えず、そのまま返信でよいでしょう。

陸波課長
おつかれ様です。営業部の理久奈です。
退職される旨のご連絡、ありがとうございます。

名前を名乗ったあと、退職の挨拶メールをくれたことへのお礼を書きます。規模の大きい会社であれば、名前だけでなく、部署名も入れておいたほうが親切です。

入社してまだ間もない頃、
陸波さんには手取り足取り仕事を教えていただきました。
その節は大変お世話になりました。

お世話になったことへのお礼を書きます。とくにお世話になった方であれば、具体的なエピソードを交えて。

○○社に移られるとのことですが、
また何かの形でお世話になることがあるかもしれません。

これで縁が切れるわけではない旨を伝えるとよいでしょう。

くれぐれもお体にご留意のうえ、今まで以上にご活躍ください。
長い間、本当にお疲れ様でした。
今後ともよろしくお願いいたします。

気遣いの言葉を入れられるとよいでしょう。

———————————
営業部 理久奈一郎
TEL.090-****-****
E-mail:***@***.or.jp
———————————

社内向けなので簡易的な署名でよいでしょう。

上司の退職の挨拶メールへの返信では「エール」よりも「お世話になったお礼」を厚めにするのがよいでしょう。その上司と親しい関係にあるなら「またプライベートでもいろいろと相談にも乗ってください!」くらいのことを書いてあげると、上司も喜ぶでしょう。

その方の退職が青天の霹靂であれば、「退職される旨のご連絡、ありがとうございます」のあとに「突然のお話で本当に驚きました」などと素直に書いてもよいでしょう。

面倒を見た部下の退職挨拶メールへの返信(例文)

件名:Re:退職のご報告/陸波玉夫

陸波くん

おつかれ様です。企画部の理久奈です。
退職される旨のご連絡、ありがとうございます。

陸波くんのような優秀な人材がいなくなるのは、
この会社にとって大きな損失であり、個人的にも残念で仕方ありません。

しかしながら、きっと考え抜いた末の決断なのでしょう。

陸波くんの力があれば、どの業界、会社でも十分にやっていけるはずです。
新しい会社で存分にご活躍ください。
心より成功を祈っています。

もし何か相談事あれば、いつでも遠慮なくメールでもください。
くれぐれも健康には気をつけて。
長い間、本当にお疲れさまでした!

———————————
営業部 理久奈二郎
TEL.090-****-****
E-mail:***@***.or.jp
———————————

解説

件名:Re:退職のご報告/陸波玉夫

退職の挨拶の連絡をメールで受けた場合は、件名を変えず、そのまま返信でよいでしょう。

陸波くん
おつかれ様です。企画部の理久奈です。
退職される旨のご連絡、ありがとうございます。

名前を名乗ったあと、退職の挨拶メールをくれたことへのお礼を書きます。規模の大きい会社であれば、名前だけでなく、部署名も入れておいたほうが親切です。

陸波くんのような優秀な人材がいなくなるのは、
この会社にとって大きな損失であり、個人的にも残念で仕方ありません。
しかしながら、きっと考え抜いた末の決断なのでしょう。

有能な部下が会社を離れる痛手、残念さ・無念さなどを率直に書きます。

陸波くんの力があれば、どの業界、会社でも十分にやっていけるはずです。
新しい会社で存分にご活躍ください。
心より成功を祈っています。

部下のモチベーションが上がるよう熱いエールを送ります。くれぐれも嫌味を言ったり、憎まれ口を叩いたりしないように注意しましょう。

もし何か相談事あれば、いつでも遠慮なくメールでもください。
くれぐれも健康には気をつけて。
長い間、本当にお疲れさまでした!

部下との関係性や相手の人柄に合わせて、適切な気遣いを述べます。

———————————
営業部 理久奈二郎
TEL.090-****-****
E-mail:***@***.or.jp
———————————

社内向けなので簡易的な署名でよいでしょう。

部下の退職挨拶メールへの返信は、「お礼」よりも、「エール」が厚めになるよう心がけましょう。とくに部下は、自分のモチベーションを高めてくれる上司が大好きです。それは最後のメールであっても同じ。いえ、最後のメールだからこそ「○○さんは本当にいい上司だったなあ」という余韻を残しましょう。

もちろん、部下に助けられた経験などがあれば、「○○のプロジェクトでは、鈴木くんに助けられました」のような言葉を添えてあげてもいいでしょう。

なお、退職するのが同僚の場合、退職の挨拶メールへの返信は、上司や部下に送るケースよりも砕けた文面で構いません。気心の知れた間であればなおのこと。あまり神妙になりすぎるとお互いに居心地が悪くなることもあります。「これからが本当の勝負だな。お互いに頑張ろう!」「近いうちにまた一杯いこう!」くらいの書き方でもいいでしょう。

仕事の縁が切れても、人間の縁は切れない

自社を去る人間を好ましく思わない人もいるかもしれませんが、だからといって冷たく素っ気ない返信をしたり、あるいは、憎まれ口を叩くような返信をするのはやはり望ましくありません。一時的に仕事の関係は切れるかもしれませんが、人間としての「ご縁」が切れるわけではありません。

もっと言えば、会社を去るというシチュエーション、自分にも十分に起こりうることです。自分が退職するときに、上司や部下、同僚からどのような声をかけてもらいたいですか? 「正しい“退職の挨拶メール”の書き方はどういうものか?」と正解を探すのではなく、自分の身に置き換えて、適切な言葉を紡ぎましょう。

(記事作成日:2017年8月30日)

山口 拓朗(やまぐち・たくろう) 伝える力【話す・書く】研究所所長

「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」等の文章力向上をテーマに執筆・講演活動を行う。最新刊『残念ながら、その文章では伝わりません』(だいわ文庫)のほか、『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』(明日香出版社)、『問題を解くだけですらすら文章が書けるようになる本』(総合法令出版)、『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(日本実業出版社)、『書かずに文章がうまくなるトレーニング』(サンマーク出版)他がある。

山口拓朗公式サイトはこちら