メールで履歴書を送付する際、パスワードはいる?いらない?

履歴書や職務経歴書をメールで送付する際、パスワードをかけるべきかどうか迷う人も多いのではないでしょうか。
この記事では、パスワードの必要性やかける場合の具体的な方法、メールの送り方などを、組織人事コンサルティングSeguros代表・粟野友樹氏が解説します。
企業・採用担当者からの指定がない場合は、パスワード不要
▶パスワードが必要になるケース
- 応募企業から「応募書類はパスワード付きで送信してください」と明確に指示がある場合のみ
▶NGな対応例
- 応募企業から「パスワードなしで送ってください」と明記されているにもかかわらず、独自判断でパスワードをかけて送ってしまう
- ZIPファイルでパスワードをかけて送信してしまう(現在は受信ブロックや迷惑メール扱いをされる企業もあるため)
まずは、応募先からパスワード設定に関する指定があるかを必ず確認しましょう。
その上で、企業から特に指示がない限り、履歴書・職務経歴書ファイルにパスワードをかける必要はありません。
パスワード付きファイルは一見セキュリティ対策になるように見えますが、実際にはメール本文でパスワードを送ることが多く、情報漏えいリスクの軽減にはなりにくいのが実情です。
また、採用担当者にとっては「ファイルがすぐに開けない」「パスワードの入力が面倒」といった負担になりがちです。
最も重要なのは、送信先アドレスやファイル名に誤りがないこと。誤送信のリスクを減らすためにも、最終チェックは丁寧に行いましょう。
履歴書ファイルやメールにパスワードをかける方法4選
ここでは、履歴書・職務経歴書のファイルやメールにパスワードをかける方法を紹介します。
(1)Wordからパスワード付きPDFを作成する
▶Windows
- 履歴書・職務経歴書をWordで作成、または開く
- [ファイル]→[名前をつけて保存]→ 保存ファイル形式[PDF]を選ぶ
- [その他のオプション]→ 右下の[ツール]をクリック
- [ドキュメントをパスワードで暗号化する]にチェック →[OK]
- パスワードを設定して[保存]する
▶Mac
- 履歴書・職務経歴書をWordで作成、または開く
- [ファイル]→[名前をつけて保存]→ 保存ファイル形式[PDF]を選び[保存]する
- 保存したPDFファイルを「プレビュー」機能で開く
- [ファイル]→[書き出す]→[アクセス権]
- [書類を開くときにパスワードを要求]にチェックしパスワードを設定する →[適用]
(2)WordやExcelファイルにパスワードをかける
▶Windows
- 履歴書・職務経歴書をWord・Excelで作成、または開く
- [ファイル]→[名前をつけて保存]→ 右下の[ツール]をクリック
- [全般オプション]を選ぶ
- [読み取りパスワード][書き込みパスワード]を設定して[保存]する
▶Mac(Word)
- 履歴書・職務経歴書をWordで作成、または開く
- [校閲]→[文書の保護]
- パスワードを設定する →[OK]
▶Mac(Excel)
- 履歴書・職務経歴書をExcelで作成、または開く
- [ファイル]→[パスワード]
- パスワードを設定する →[OK]
(3)Adobeの無料オンラインサービスを使う
Adobe公式の「PDFにパスワードをかける」機能は無料で利用することができます。
(4)Gmailの「情報保護モード」で送信する(スマホでも可)
メール作成画面で[情報保護モード]をONにすると、閲覧期限の設定やSMS認証の設定が可能です。
詳細はこちらをご参照ください。
履歴書にパスワードをかけてメールで送る場合の例文
(1)パスワード付きファイル送信時のメール例文
件名:履歴書送付の件(陸波 佳那)※パスワード付き 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様 はじめまして。陸波 佳那と申します。 △△△△で貴社の求人情報を拝見し、ぜひ応募させていただきたくご連絡を差し上げました。 履歴書および職務経歴書をパスワード付きPDFにてお送りいたします。 パスワードは、この後の別メールにてお知らせいたします。 ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。 お忙しいところ大変恐縮ですが、 ご検討をいただき、面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 【添付ファイル】 ・陸波 佳那履歴書.pdf(パスワード設定あり) ・陸波 佳那職務経歴書.pdf(パスワード設定あり) ———————————– 陸波 佳那(りくなみ かな) 郵便番号+住所 電話番号 メールアドレス ———————————– |
(2)パスワード連絡用メール例文
件名:【パスワードのご連絡】履歴書送付の件(陸波 佳那) 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。陸波 佳那です。 先ほどお送りいたしました履歴書・職務経歴書のパスワードをお知らせいたします。 【パスワード】XXXXXXXX お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。 ———————————– 陸波 佳那(りくなみ かな) 郵便番号+住所 電話番号 メールアドレス ———————————– |
よくある質問
Q. 履歴書ファイルにパスワードをかけなかったら失礼になる?
A. 基本的には不要です。
指定がない限り、パスワードを設定する必要はありません。
Q. 履歴書ファイルにパスワードをかける場合、どのようなものを設定すればいい?
A. 8文字以上の英数字で、推測されにくいものを設定してください。
氏名や1111…など単純な文字列は避けましょう。
Q. パスワードをかけたが、送付先から「開けない」と連絡が。どうすればいい?
A. まずは落ち着いてお詫びし、解除手順を再案内しましょう。
企業からパスワードの指定がなかった場合は、パスワードなしのPDFに差し替えて再送するほうが無難です。
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