履歴書の送付状・添え状｜テンプレートと書き方、人事の評価、NG例、マナーなど

履歴書の送付状・添え状には、どのような基本のルールがあるのでしょうか。書き方と見本例とともに、履歴書や職務経歴書を郵送する際のマナーなどを解説します。

Word・Excel形式の送付状のテンプレートをダウンロードでき、やりがちなNG例や、書き出しに使える頭語と時候のあいさつ例文、上旬・中旬・下旬に関係なく送付月全般で使える季語一覧なども確認できます。

送付状を同封するメリットや、送付状に対する人事の評価なども紹介しているので、ぜひご参考にしてみてください。

送付状とは

送付状は、履歴書や職務経歴書を郵送する際に使うもので、「添え状」「送り状」「カバーレター」などとも呼ばれます。

「誰が」「誰に」「何を」「どれだけ」送ったのかを明記することで中身を知らせ、補足事項を伝える役割があります。

双方の認識ミスを防ぐメリットがあり、ビジネスマナーが身に付いている証しにもなるでしょう。

送付状のテンプレートダウンロード

Word・Excel形式の送付状のテンプレートです。

ダウンロードし、日付や宛先、氏名や連絡先、自己PR文や同封書類の箇所を修正してご利用ください。
自動で作成日が入るテンプレートもあります。

送付状の書き方

送付状のマナー

送付状を作る際に、気を付けたい基本のマナーをチェックしていきましょう。

パソコンで横書きが一般的

• ビジネス文書のマナーに則ってパソコンで横書きが一般的
• 「です・ます」調で統一し、フォントはパソコンに標準搭載されている明朝体やゴシック体を選ぶ

A4サイズ1枚で書く

• 職務履歴書のA4サイズに合わせる

クリアファイルを使って「送付状に記載した順番」で角形A4号か角形2号の封筒に入れる

• 書類は、受け取った担当者が確認しやすいように、「送付状に記載した順番」で同封する
• クリアファイルに入れ、郵送中の折れ曲がりや濡れを防ぐ
• 一般的には、以下の順番で、1が一番上になるように入れる
  1. 送付状
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書
  4. その他必要書類

履歴書の郵送方法｜封筒のサイズ、宛名の書き方、必要な切手、送付状など

送付状のNG例

送付状作成時にやりがちなNGパターンとして、3つの例を確認しておきましょう。

1. 転職理由、自己PR、志望動機などの説明が長い

送付状は応募書類に添えるものです。
送付状では、自己PRや応募の経緯を簡潔に記載するに留めましょう。

2. 定型文だけで書かれている

定型文をつなげて作成された送付状は、事務的・機械的な印象につながります。
志望度が低いと受け取られる可能性もありますので、自分の言葉で、その企業に応募した理由を伝えましょう。

3. 希望条件など不必要な内容を書いている

送付状はあいさつ状ですので、希望条件を書くところとして不適切です。
書くのであれば、履歴書の本人希望欄に書くか、面接で伝えましょう。

手書きの送付状サンプル

▼送付状の項目
手書きの送付状ならではの書き方ポイントはクリックしてご確認ください

手書きのマナー

パソコンでの作成と記載する項目はほぼ同じですが、日付や宛先は最後に書き、自分の住所や連絡先は書かない、などルールが異なります。書き方見本をよく見ながら作成すると安心です。

なお、手書きの場合は縦書きで、消えない黒ボールペンを使用します。

間違えた場合は、修正液を使わずに新たに書き直しましょう。
ビジネス文書なので、便箋は白無地が基本。柄や模様入りは避けましょう。

送付状に対する人事の評価と送付するメリット

送付状を送ることは、評価にどの程度影響しているのでしょうか。採用担当者を対象に行ったアンケート結果を見ていきましょう。

人事担当者の評価

企業の採用担当者300名に対して独自にアンケート調査を行ったところ、「送付状が評価に影響する」という声は約3割でした。

送付状の有無によってビジネスマナーを判断される可能性もあります。可能な限り、履歴書や職務経歴書とともに送付状も同封するといいでしょう。

・真剣さを判断する一環としてチェックします【サービス系/1,000～3,000人未満】 ・添え状は必須要件ではないですが、アピールポイントにはなると思います【その他/100～300人未満】 ・定員募集の場合、採用人数をオーバーできないので、同率の評価の人物のどちらかを選ぶとなれば、好感のあるカバーレターであれば、その人物を採用したい。が、まず同率評価になる事はない【商社系（総合商社・素材・医薬品他）/500～1,000人未満】 ・気遣いのあらわれになるのであればプラス評価だが、無いからと言って減点にはしない【サービス系/100～300人未満】 ・礼儀正しいしっかりした人だという印象を持ちます。書類で落とすことはせず、会ってみようと思います【サービス系/100～300人未満】 ・履歴書の一部とみなしている。紙幅の都合で書ききれなかったことの補足と考えているが、それ以上でも以下でもない【メーカー系（電気・電子・機械系）/1,000～3,000人未満】

【アンケート調査概要】「リクナビNEXT　採用実態調査」　実施期間：2017年3月23日～3月27日　調査機関：楽天リサーチ　調査対象：直近一年間に正社員の中途採用に携わった従業員50名以上の企業の採用担当者300名

送付するメリット

送付状を同封するメリットには、採用担当者が書類を確認しやすくなるほか、自己PRを補足できるといった点もあげられます。

1. どの求人の応募書類なのかが明確になる

複数のポジションを募集している企業に応募する場合、履歴書や職務経歴書だけではどの求人に応募したのか分かりません。送付状に補足しておくことで、採用担当者もすぐに判断することができ、確認の手間や負担を減らすことができます。

2. 簡単なPR文を入れることができる

送付状に簡単な志望動機や自己アピールを入れることで、応募書類を補足することができます。選考に大きく影響することはありませんが、意欲を伝えることができるでしょう。

3. ネガティブに捉えられる要因がある場合は補足を入れられる

「転職回数が多い」「アルバイト経験しかない」「ブランク期間がある」など、ネガティブに捉えられる可能性がある経歴の場合、事前に経緯や背景などを送付状で説明することができます。

4. 同封している書類が明確になる

同封した書類の内容も明記することで、採用担当者が種類と枚数を把握することができます。
応募する企業や職種によっては、履歴書や職務経歴書以外にポートフォリオなどの資料を同封するケースがあります。
送付状のファイルを手元に置いておけば、どの企業に何を送ったのか確認することができるでしょう。

よくある質問

送付状に関して、よくある質問をまとめました。