面接スケジュールの組み方｜7つのポイント・結果を揃える方法・メール例文など

就職活動をスムーズに進めるための面接スケジュールの組み方を紹介。

転職活動で日程調整をするときの7つのポイントや、選考結果が出る時期を揃える方法、日程調整のためのメール例文などを、組織人事コンサルタントの粟野友樹氏が解説します。

面接スケジュールの組み方。転職活動で日程調整をするときの7つのポイント

転職活動で面接スケジュールを組み時には、以下の7つのポイントを押さえましょう。

1. ダブルブッキングしないように、転職活動のスケジュールは一元管理する
2. 仕事が忙しい時期は避ける
3. 面接を詰め込みすぎない
4. 企業からの連絡にはできるだけ早く連絡する
5. 面接候補日を自分から出す時は、3〜５つ提示する
6. 志望度が高いところを中心に、できるだけ最短で予定を組む
7. 最終面接では、なるべく結果がでる時期揃えられるように日程を組む

1. ダブルブッキングしないように、転職活動のスケジュールは一元管理する

社会人のマナーとしても、面接日程を何度も調整する手間を省くという意味でも、面接スケジュールを組む時には、ダブルブッキングに注意しましょう。

複数の転職サイトや転職エージェントを使っていると、何経由でどの企業に応募していて、それぞれどこまで選考が進んでいるのか、面接候補日として提示をしたのはいつだったかが分かりづらくなってきます。

転職活動のスケジュールは一元管理をして、ダブルブッキングなどが発生しないようにしましょう。

2. 仕事が忙しい時期は避ける

仕事が忙しい時期に面接を組むのは避けましょう。

面接前には、求人要件をおさらいしたり、事業内容や仕事内容を理解したりする、面接準備をするのが理想です。

この面接準備をしっかりと行うためにも、仕事が忙しい時期は避けると良いでしょう。

直前になって日程のリスケをしないためにも、心身ともに落ち着いてのぞめる時期に組むと良いでしょう。

3. 面接を詰め込みすぎない

転職活動に慣れるまでは、1日に複数社の面接を設定しないことをオススメします。

例えば、平日なら1社、有給休暇を使う場合でも2社までにしておくと、落ち着いて対応できるはずです。

１日に何社も面接を詰めると面接準備が大変ですし、面接時間が伸びたりした場合に、次の面接に間に合わないなどのトラブルが発生するかもしれません。

また、面接で緊張した状態がずっと続くと、最後の方には疲れてしまってパフォーマンスが落ちてしまう可能性もあるでしょう。

4. 企業からの連絡にはできるだけ早く連絡する

企業からの面接日程の調整連絡にはできるだけ早く連絡する方が良いでしょう。

早めに返信をしたほうが、都合の良い日程を押さえやすくなります。

また、スピード感を大切にしている企業では、返信があまりにも遅いと、志望度の高さを疑われてしまうかもしれません。

そうではなくても、役員面接など、忙しい役職の人のスケジュールを確保し続けるのが難しいケースもあります。

連絡を受けた翌日中には何らかの返信ができると良いでしょう。

希望日程をすぐに返信できない場合には、「予定を調整するので、○日までお待ちください」などと一報を入れましょう。

5. 面接候補日を自分から出す時は、3〜５つ提示する

面接の候補日程を自分から連絡する場合には、候補は3〜５つは提示しましょう。

1つしか候補日がないと、企業側もその都合に合わせられない可能性が高く、相手への配慮が足りないと思われかねません。

6. 志望度が高いところを中心に、できるだけ最短で予定を組む

「しっかり準備をしてから面接にのぞみたい」と、慎重になるあまり、２~3週間先など遠すぎる日程でスケジュールを組むのはオススメしません。

採用人数が少ない職種やポジションの場合には、他の人の選考とあなたの選考とにあまりにも差が開きすぎると、あなたが面接を希望する頃には、別の人に内定が出てしまって採用が打ち止めになってしまうケースもあるかもしれません。

7. 最終面接では、なるべく内定が出る時期が揃うように日程を組む

複数の会社の選考を並行して進めている場合の最終面接では、なるべく結果が出る時期が揃うように面接スケジュールを組むようにしましょう。

どこに最終的に入社するかを決めるためには、同時期に結果が出た方が比較検討をしやすくなります。

仮に同じ日に選考を受けたとしても、結果が出るまでのスピードは企業によって異なるので、最終面接までの間に各社の選考スピードを把握するようにしておきましょう。

選考結果が出る時期を、複数企業で揃える3つのポイント

選考結果が出る時期を、複数企業で揃えるには、以下の3つのポイントを押さえましょう。

1. 一般的に選考結果が出るまでの平均的な時間を把握する
2. 進捗管理・応募管理シートを使って一元管理し、各社の選考スピードを把握する
3. 各社の選考スピードを把握した上で、面接スケジュールを組む

1. 一般的に選考結果が出るまでの平均的な時間を把握する

リクナビNEXTでは、企業の人事担当者にアンケート調査を行い、面接の選考結果にかかる期間を聞いてみたところ、「3日以内（24.0%）」「7日以内（56.7%）」「8〜14日内容（19.0%）」「15日以上（0.3%）」となりました。

つまり、約8割の企業が「一週間以内に選考結果を通知している」が、遅い企業では14日かかるケースもあるということです。

面接結果が出る時期に見立てがつかない場合には、一週間を目安にしつつ、それ以上かかるケースもあると覚えておくと良いでしょう。

2. 進捗管理・応募管理シートを使って一元管理し、各社の選考スピードを把握する

複数の企業で、選考結果が出る時期を揃えるためには、各社の選考回数や選考スピードを考慮して面接スケジュール組む必要があります。

そのためには、求人応募の時点から企業ごとの選考スピード、面接日程などの記録を残して一元管理すると良いでしょう。

以下に、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表組みシートで、進捗管理・応募管理をする場合の例を記載します。参考にしてみてください。

企業名		株式会社〇〇〇	株式会社△△△
業界		□□□業界	□□□業界
職種		営業	営業
応募経由		リクナビNEXT	リクルートエージェント
次回タスク・締め切り		内定承諾（●月●日〆）	最終面接の日程調整（●月●日〆）
書類選考	日程	●月●日提出/ ●月●日通過	●月●日提出/ ●月●日通過
	提出書類	・職務経歴書 ・履歴書	・職務経歴書 ・履歴書
カジュアル面談	日程	●月●日実施	なし
	担当者	人事採用担当・営業マネジャー	–
	メモ	仕事内容は現職と大きくは変わらないが、社風が合いそう	–
	改善点・ 次への準備	チームワークを重視していそうなので、面接に向けてエピソード洗い出しておく	–
1次面接	日程	●月●日実施/ ●月●日通過	●月●日実施/ ●月●日通過
	担当者	人事部 採用担当	人事部 採用担当
	メモ	チームワークの話は確かに受けたが、それよりも具体的な顧客の課題を推察する方法や解決策をどう導いたかの話を詳しく聞かれた	職務経歴書の内容を元に、淡々と面接が進んでいった印象。
	改善点・ 次への準備	具体的な数字や背景を思い出せない部分もあったので、次までに見直しておく	特になし
2次面接	日程	●月●日実施/ ●月●日通過	●月●日実施/ ●月●日通過
	担当者	営業部 シニアマネジャー	営業部 リーダー
	メモ	顧客の課題解決に向けてどんなことができるかの話がメインだった。振り返っておいて良かった。シニアマネジャーさんは頭の回転がすごく早い上に、人柄も良くて一緒に働いてみたい！	直属の上司になる予定のリーダー職の人との面談。これまでの仕事で特に印象に残っている仕事などを深掘りされた。 顧客の課題解決に向けてどんなことができるかの話よりも、チームワークをどう維持するかの話の方が受けた。
	改善点・ 次への準備	この会社に自分の経験をどう活かせるかをもっと具体的に話せるようにしておく。	個人成績だけではなく、チームワークも大事にしようと思ったきっかけを整理しておく。 転職エージェント担当者に、どういうタイプの人が過去に採用されていたのか確認しておきたい。もしかするとちょっと社風などが合わないかも？
最終面接	日程	●月●日実施/ ●月●日通過	●月●日〜●月●日で面談調整中
	担当者	役員	営業部 マネジャー予定
	メモ	会社の目指す方向性と、自分の志向との確認が中心だった。改めて、経営陣のビジョンを聞いた上で、仕事内容をもう一度考えると、めちゃくちゃ面白みを感じた	日程打診をしたがまだ返信がないので、週明けにはエージェントに状況確認をしておきたい。
	改善点・ 次への準備	最終面接だからとすごく緊張してしまったので、事前にもっとイメトレをしておくといいかも。 改めて仕事内容について詳細を聞きたくなったので、同僚との面談を依頼する。これまで仕事内容にフォーカスしすぎて、働き方をしっかり確認してこなかったので人事に教育制度などを確認したい。
内定後の面談など	日程	●月●日〜●月●日で面談調整中
	メモ
内定承諾	回答期限	●月●日まで
	メモ
魅力点		社風が合っている、社員の人柄が魅力的、仕事内容が面白そう	想定年収が高い、通勤が楽、仕事内容が面白そう
懸念点		教育制度や入社後のキャリアパスが不明　←メールで確認中	そこまで魅力に感じる社員にまだ出会えていない（まだ2次面接だからかも？もしも内定出たら同僚との面談を依頼したい）
志望順位		1位	2〜3位

参考記事：転職活動の進捗管理フォーマット

3. 各社の選考スピードを把握した上で、面接スケジュールを組む

各社の選考スピードをある程度把握した後は、「A社は結果が出るまで時間がかかるので面接は早めに組もう」「B社は結果が出るのが早いので、他よりは少し遅めの日程で面接を組もう」などと面接スケジュールを組んでいきましょう。

その際には、志望度の高い企業を軸にしてください。

例えば、志望度が高い企業の選考が速く進むのであれば、なるべく他の企業を第一志望の企業のスピードに合わせるようにするのがオススメです。

逆に、志望度が横並びでどこが第一志望というものが明確にない場合には、早く選考が進んでいる企業を他の企業の選考に合わせるように遅らせると良いでしょう。

万が一、志望度は横並びなのに、このまま選考を進めると結果が揃わないという場合には、「仕事の関係で面接日のリスケをお願いしたい」とお願いしてみるのも一つの手です。

企業に日程調整・再調整を依頼するときのメール例文

面接スケジュールを組む際に使える、メール文面の例文を用意しました。必要に応じてアレンジしながら活用してみてください。

面接日を承諾する返信メール例文

◯◯株式会社　採用ご担当者様 お世話になっております。 貴社の求人に応募させて頂きました、◯◯　◯◯（フルネーム）と申します。 この度は、次の面接日程のご連絡を頂きありがとうございます。 ご提示いただいた〇月〇日（〇）の〇時からで問題ございません。 最終面接に進むことができ、とても嬉しく思っております。 当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。 —————– 署名を入れる —————–

提示された面接候補日で調整できない場合のメール例文

◯◯株式会社　採用ご担当者様 お世話になっております。 貴社の求人に応募させて頂きました、◯◯　◯◯（フルネーム）と申します。 この度は、次の面接日程のご連絡を頂きありがとうございます。 大変申し訳ございません。その日は現職で出張の予定が入っており、 ご提示いただいた◯時にどうしても間に合いそうにありません。 恐れ入りますが、別日程でご調整いただくのは可能でしょうか？ 第1希望：　●月●日（●）●時～面接開始希望 第2希望：　●月●日（●）●時～▲時（▲時に面接終了を希望） 第3希望：　●月●日（●）●時以降、いつでも調整可能 上記でのご都合はいかがでしょうか。 ご確認・ご検討いただけますと幸いです。 ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 —————– 署名を入れる —————–