一般事務の仕事内容とは？やりがい・体験談を紹介

デスクワークが中心の一般事務職は、転職を検討している方から常に人気の高い職種のひとつです。

事務職を希望している方向けに、一般事務の仕事内容や具体的な事例、企業から求められるスキルなどをご紹介します。

一般事務の仕事内容

一般事務の仕事内容は、主に書類作成やデータ入力、アシスタント業務や電話応対など、デスクワーク業務全般です。

業務内容は企業規模や事業内容、組織機能によって異なります。例えば営業部門では売り上げ管理や資料作成を行ったり、経理部門では経理のアシスタント業務に携わったりするなど、所属する部署によっては多少の専門性を持つこともあります。

一般事務の具体的な業務内容例

以下は一般事務職の具体的な業務内容の一例です。

営業事務やOA事務との違いとは

基本的な事務業務自体に大きな違いはありませんが、営業組織で営業メンバーのサポートを行う営業事務や、PC操作を中心に業務を行うOA事務と比べて、一般事務はデスクワーク業務全般を行い、その内容は企業によって異なります。

一般事務に求められるスキル

一般事務は「未経験可」の求人も珍しくありませんが、正社員求人の場合は求職者からの人気も高いため、応募書類や面接でのアピールをしっかりと準備する必要があります。そこで、一般事務職に求められるスキルをご紹介します。

事務処理能力

書類作成や伝票チェックなどの事務作業を、ミスなくスピーディに遂行できるスキルです。

業務を見直す癖付けを行って正確さを心掛けたり、処理時間を短縮するために効率化を図ったりするなど、ただ作業をこなすのではなく、事務処理能力を高めるための努力の積み重ねが重要です。

なお、事務処理には文書作成や書類発送などの業務も含まれるため、基本的なビジネスマナーも身に着けておく必要があります。

PCスキル

データ入力や見積書の作成など、WordやExcelなどのオフィスソフトの操作を中心としたスキルです。

もちろん、業務によっては特定のシステムを使用するルーチンワークの場合もありますが、ビジネスシーンで求められることの多い送付書などの文書作成や、Excelでの集計関数やグラフ作成スキルなどは、身に着けておいた方が選択の幅が広がるでしょう。

さらにスキルアップしたい方は、PowerPointやAccessも使えるようになると、資料作成やデータ集計のレベルが上がります。

コミュニケーションスキル

一般事務の仕事には、電話や受付対応など、社内外の人と関わる業務も含まれます。

また、書類作成やデータ集計などのアシスタント業務の場合は、「仕事の依頼のしやすさ」も重要なポイントです。組織の業務を円滑に進めるサポート役として、気持ちよく仕事ができるコミュニケーションスキルが求められます。

仕事に対する姿勢やこだわりも、自己PRとして応募書類に盛り込んでおきましょう。

正社員で一般事務を目指す際のポイント

正社員で一般事務を目指す際は、以下のポイントを押さえておきましょう。

一般事務の有効求人倍率は？

一般事務の仕事は、派遣や契約社員に任せる企業も多いため、正社員の求人は人気が高い傾向にあります。

厚生労働省が発表している平成29年の「職業別有効求人倍率」では、一般事務の有効求人倍率は「0.3」。この数字は、「3件の求人に対して10人の求職者がいる」という状態を示しています。

応募先を絞りすぎない

上記の通り「3件の求人に対して10人の求職者がいる」という状態ですので、正社員として一般事務職に転職を希望する場合は、条件にこだわって応募先を絞りすぎてしまうと、なかなか内定に至らないケースがあります。

事務職以外も視野に入れ、勤務地や年収にこだわりすぎずに幅広く求人を探してみることをお勧めします。

面接で具体的な業務内容や相性を確認しましょう

外出の機会が少なく社内コミュニケーションの多い事務職の場合、一緒に働く人の雰囲気や企業風土も、長く働く上では重要な要素です。

面接だけで職場の雰囲気や文化を完璧に掴むことはできませんが、実際に会って話をすることによって、求人情報だけでは分からない“相性”を感じ取ることができるかもしれません。

求人への応募はこだわりすぎず、面接で具体的な業務内容や相性を確認し、実際に転職するかどうかを判断しましょう。

一般事務職で働く人の声

企業規模や所属組織によって仕事内容が異なる一般事務。ここでは、一般事務職で働く3人のケースをご紹介します。
経験者の声から、具体的な業務イメージが掴めるかもしれません。

一般事務職に転職する際の志望動機の書き方

一般事務職に転職する際、志望動機の書き方などで迷った場合は、以下の記事をご参考ください。

一般事務の志望動機の書き方と例文
事務職に転職するときの志望動機の書き方と例文