【送付状無料ダウンロード】履歴書の送付状（添え状）の書き方例文とマナー

履歴書の送付状・添え状には、どのような基本のルールがあるのでしょうか。この記事では、送付状の書き方と見本例とともに、履歴書や職務経歴書を郵送する際のマナー、NG例などについて、組織人事コンサルティングSeguros代表コンサルタントの粟野友樹氏が解説します。

ダウンロード可能なWord・Excel形式の送付状のテンプレートもありますので、ぜひ活用してみてください。

送付状とは

送付状は、履歴書や職務経歴書を郵送する際に使うもので、「添え状」「送り状」「カバーレター」などとも呼ばれます。

「誰が」「誰に」「何を」「どれだけ」送ったのかを明記することで中身を知らせ、補足事項を伝える役割があり、双方の認識ミスを防げるという利点があります。一般的に、応募書類に限らず書類を送付する際には、この送付状を同封することがビジネスマナーとされています。

【送付状の見本】

ダウンロード用テンプレート

Word・Excel形式の送付状のテンプレートです。
ダウンロードし、日付や宛先、氏名や連絡先、自己PR文や同封書類の箇所を修正してご利用ください。
自動で作成日が入るテンプレートもあります。

送付状の必要性

少し古いデータになりますが、企業の採用担当者300名に対する独自アンケート調査では、「送付状が評価に影響する」という声は約3割に上っています。

送付状の有無によってビジネスマナーをわきまえているかどうか判断される可能性もあるため、可能な限り、履歴書や職務経歴書とともに送付状も同封すると良いでしょう。

・添え状は必須要件ではないですが、アピールポイントにはなると思います【その他/100～300人未満】 ・定員募集の場合、採用人数をオーバーできないので、同率の評価の人物のどちらかを選ぶとなれば、好感のあるカバーレターであれば、その人物を採用したい。が、まず同率評価になる事はない【商社系（総合商社・素材・医薬品他）/500～1,000人未満】 ・気遣いのあらわれになるのであればプラス評価だが、無いからと言って減点にはしない【サービス系/100～300人未満】 ・礼儀正しいしっかりした人だという印象を持ちます。書類で落とすことはせず、会ってみようと思います【サービス系/100～300人未満】 ・履歴書の一部とみなしている。紙幅の都合で書ききれなかったことの補足と考えているが、それ以上でも以下でもない【メーカー系（電気・電子・機械系）/1,000～3,000人未満】

【アンケート調査概要】「リクナビNEXT　採用実態調査」　実施期間：2017年3月23日～3月27日　調査機関：楽天リサーチ　調査対象：直近一年間に正社員の中途採用に携わった従業員50名以上の企業の採用担当者300名

送付状の書き方

送付状を書く際のポイントは次の通りです。上記の見本も参考に、作成すると良いでしょう。

1. 送付年月日

• 履歴書で使っている西暦または和暦に統一する
• 記入日ではなく履歴書をポストに投函する日を書く
• 「年」は省略せずに必ず記載する

2. 宛先

• 個人宛は「〇〇様」
• 企業や部署宛は「〇〇御中」
• 宛先不明の場合は「株式会社〇〇　採用ご担当者様」

3. 氏名・連絡先

• 携帯電話番号も忘れずに書く
• 電話番号のあとに「メールアドレス」を記載しても良い
• 住所は都道府県名も省略せずに書く

4. 頭語＋時候の挨拶

• 頭語として「拝啓」と文頭に入れた後で改行するか、一字空けて「時候のあいさつ」と「相手の発展を喜ぶ言葉」を入れる
• 「時候のあいさつ」は送付する月によって季語を変える
• 通年を通して使いたい場合は、季語は入れずに「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」とだけ書くと良い

送付月	季語を使った時候の挨拶文
1月全般	・寒冷の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・厳冬の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
2月全般	・向春の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・梅花の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
3月全般	・弥生の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・萌芽の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
4月全般	・春爛漫の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・春陽の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・春暖の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
5月全般	・新緑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・若葉の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・緑風の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
6月全般	・向暑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・深緑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
7月全般	・盛夏の候 、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・猛暑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
8月全般	・初秋の候 、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・残暑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
9月全般	・爽秋の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・秋涼の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
10月全般	・清秋の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・秋冷の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
11月全般	・向寒の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・残菊の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
12月全般	・師走の候 、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・寒冷の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

5. 簡単な自己PR

• 応募の経緯や、志望動機などを、これまでの経験やスキルと応募先での仕事内容につなげてまとめる
• 3～4行程度でまとめると良い
• 面接を希望していることを伝えるとスマート
• ビジネス文章では「なにとぞよろしくお願い申し上げます」というひと言で閉めるのが一般的

6. 結語

• 頭語を「拝啓」で始めた場合は、結語は「敬具」を使う
• 一般的な手紙では「前略」＋「草々」、「謹啓」＋「謹言」を使うケースもあるが、ビジネス文章ではほぼ使われないので注意

7. 同封した書類と枚数を記載

• 同封する書類の内容と枚数を箇条書きなどでわかりやすく記す
• 送付状の最後は、右寄せで「以上」と書く

送付状のマナー

送付状を作る際に、気を付けたい基本のマナーをチェックしておきましょう。

パソコンで横書きが一般的

• ビジネス文書のマナーに則ってパソコンで横書きが一般的
• 「です・ます」調で統一し、フォントはパソコンに標準搭載されている明朝体やゴシック体を選ぶ

A4サイズ1枚で書く

• 職務履歴書のA4サイズに合わせ、1枚にまとめる

応募書類一式をクリアファイルに入れる

• 応募書類は、受け取った担当者が確認しやすいように、「送付状に記載した順番」で同封する
• クリアファイルに入れると、郵送中の折れ曲がりや濡れを防げる
• 一般的には、以下の順番で重ね、1の送付状が一番上になるように入れる

1. 送付状
2. 履歴書
3. 職務経歴書
4. その他必要書類

角形A４号か角形２号の封筒に入れる

応募書類入りのクリアファイルがそのまま入る、角形A４号か角形２号の封筒を使用しましょう。下図のように、一番上の送付状が封筒の表面になるように入れると良いでしょう。

封筒に入れたら、のり付けして、閉じ口に〆などの封字を記入しましょう。

履歴書の郵送方法｜封筒のサイズ、宛名の書き方、必要な切手、送付状など

送付状のNG例

送付状作成時の代表的なNGパターンとして、以下の3つのケースを確認しておきましょう。

1. 本文の説明が長い

送付状は応募書類に添えるものです。

送付状では、自己PRや応募の経緯を簡潔に記載するに留めましょう。

2. 定型文だけで書かれている

定型文をつなげて作成された送付状は、事務的・機械的な印象につながります。

志望度が低いと受け取られる可能性もありますので、自分の言葉で、その企業に応募した理由を伝えましょう。

3.不必要な内容を書いている

送付状はあいさつ状であり、希望条件などを書くところではありません。

書くのであれば、履歴書の本人希望欄に書くか、面接で伝えましょう。

送付状は直筆でも問題ない？

送付状の作成は、直筆でもパソコンでも、どちらでも問題ありません。直筆で作成する場合は縦書きが基本となるため、縦書きの便箋など、適した体裁の用紙を使用すると良いでしょう。

直筆の送付状の見本と書き方

1. 頭語＋時候の挨拶

• 直筆の場合は、まず頭語と時候の挨拶から始める
• 送付月ごとに変わる時候の挨拶例文は「送付状の書き方」で確認する

2. 簡単な自己PR

• 自己PRと面接のお願いはそれぞれ一文字分下げてから、書き始める

3. 結語

• 下寄せで書く

4. 送付年月日

• パソコンで作成するときとは異なり、結語の後に郵送日を書く

5. 氏名

• 下寄せで書く

6. 宛先

• パソコンで作成するときとは異なり、宛名を最後に書く
• 「以上」とは書く必要はない

直筆での送付状のマナー

パソコンでの作成と記載する項目はほぼ同じですが、日付や宛先は最後に書き、自分の住所や連絡先は書かない、などルールが異なります。書き方見本をよく見ながら作成すると安心です。

なお、直筆の場合は縦書きで、消えない黒ボールペンを使用します。

間違えた場合は、修正液を使わずに新たに書き直しましょう。

ビジネス文書なので、便箋は白無地が基本です。柄や模様入りは避けましょう。

送付状をうまく活用するコツ

送付状を同封するメリットには、採用担当者が書類を確認しやすくなるほか、自己PRを補足できるといった点も挙げられます。

1. どのポジションに対する応募書類なのかを明記する

複数のポジションを募集している企業に応募する場合、履歴書や職務経歴書だけではどのポジションに応募したのか分かりません。送付状に希望職種や勤務地を補足しておくと、採用担当者がすぐに判断することができるでしょう。

2. 簡単な自己PR文を入れる

送付状に簡単な志望動機や自己アピールを入れることで、応募書類を補足することができます。選考に大きく影響することはありませんが、意欲を伝えることができるでしょう。

3. 補足したい経歴がある場合は背景を説明する

「転職回数が多い」「アルバイト経験しかない」「ブランク期間がある」など、経歴を補足したい場合は、送付状に経緯や背景などを簡単に説明しておくと、採用担当者の理解が深まるかもしれません。

4. 同封している書類を明記する

同封した書類の内容も明記することで、採用担当者が種類と枚数を把握できます。

応募する企業や職種によっては、履歴書や職務経歴書以外にポートフォリオなどの資料を同封するケースがありますが、送付状のファイルやコピーを自分の手元に保管しておけば、どの企業に何を送ったのか確認することができるでしょう。

送付状に関するよくある質問

送付状に関して、よくある質問をまとめました。

Q. 送付状はメール送付や手渡しする場合も必要ですか？

郵送以外は、基本的に送付状はなくても問題ありません。メールでの送付の場合は、メール本文に送付状と同じような挨拶文を入れ、添付資料の内容を説明する一文を入れましょう。手渡しの場合は口頭で挨拶とともに書類の内容を伝えることが一般的ですが、封筒ごと企業の受付に提出するケースもあるので、送付状を用意しておくとより安心です。

Q. 履歴書を郵送するときに送付状は絶対に必要ですか？

送付状がないことだけで選考見送りになるケースは考えにくいですが、同封したほうが良いでしょう。

ビジネスマナーとして、郵送物に送付状を同封するのが一般的なため、「送付状を同封しない」ことで、「ビジネスマナーに欠けている人なのではないか」という印象や懸念を持たれる可能性があります。

Q. 送付状は直筆とパソコンのどちらが良いですか？

直筆でもパソコンでも送付状の役割は同じなので、どちらでも問題ありません。ただ、作成の手間やミスをしてしまったときの負担が大きいのは直筆になります。読みやすさという観点でも、パソコン作成のほうが良いでしょう。

Q. 送付状を直筆で書いたほうが良いのはどんなときですか？

パソコンでビジネス文書の作成を行うことが一般的になっているため、「直筆のほうが良い」ケースは多くはありません。以下のケースで、直筆の送付状が良いこともあるでしょう。

• 直筆の応募書類（履歴書、職務経歴書）の提出を求められる企業の場合
• 直筆の文字に自信があり、文字を通して丁寧な人柄や意欲をアピールしたいという場合