「他の応募者と違いをだすため」の一般事務の転職面接対策

正社員の一般事務職は、一般的に応募者が多いと言われています。そんな人気職種、一般事務の面接対策はどうすればいいのでしょうか？この記事ではこれから一般事務への転職を目指す人のために、「他の応募者との違いをだすため」の自己PRの仕方や面接官が見ているポイントなどについて解説します。

事務面接でよく聞かれる質問対策

面接でよく聞かれる質問として、「自己PR」「転職理由」「志望動機」があります。「他の応募者との違いをだすため」のそれぞれのアピールのポイントを説明します。

「自己PR」は前職のスキルを事務職に紐付ける

自己PRは、前職も事務の場合は、これまでに経験した業務や身につけたスキルをしっかりアピールしましょう。前職が営業、SE、販売などの場合は、前職での経験や身につけたスキルをどのように事務職に活かせるかをアピールすることが重要です。例えば、前職が営業で応募職種が営業系の事務職の場合、「営業の気持ちがわかるのでそれを汲み取って、先を読んでサポートできます」というアピールができます。SEの場合は「係数管理に強く、EXCELでマクロまで組めます」などや、数字の管理が得意なら「営業事務や経理事務に経験が活かせます」などのアピールができます。

「転職理由」は正直に話す

転職理由は「退職しようと思ったきっかけ（退職理由）」と「転職によって実現したいこと」の2つの要素を伝えることが重要です。

「退職理由」に関しては「前職で感じた不満などのネガティブな理由を言うとマイナス印象を与える可能性があります」というアドバイスを見かけることがありますが、一概にそうとは言えず、正直に話すことも理由によっては必要となります。例えば、営業やSEの方が、「激務に疲れたので、もう少し余裕をもって働きたい」と言うのは理由が明確であれば問題ありません。この時面接官が重視するのは「何に」疲れたのかという点です。「月の残業時間が200時間」など、誰もが仕方がないと思う理由で辞めてしまったのであれば正直に話したほうがよい場合もあります。

次に、「転職によって実現したいこと」に関しては、「残業が多い」という退職理由だけに終始せず、応募先の企業では「効率的に仕事を進めて成果をだしたい」などの前向きな思いや意欲を伝えることが重要です。

違いがだせる！「志望動機」のアピール方法

志望動機を作成する際は、「応募企業を選んだ理由」「自分の活かせる経験・スキル」「入社後に実現したいこと」の3つを意識しておくと、動機がより明確になります。

「こういう仕事がやりたい」という自分自身の希望の話に終始してしまうのではなく、入社後、応募企業ならではの魅力や共感できる特徴について、今までの経験を活かし、会社にどのような貢献ができるかをアピールすることが重要です。

自己PRや転職理由を志望動機につなげられるとよいでしょう。例えば「これまで◯◯の仕事を通して身につけた◯◯で、御社に入社後は◯◯のような貢献がしたいです」というように、具体的な貢献のイメージや今後貢献したいことを話すことで、面接官の期待感も高まります。

一般事務面接で面接官が見ているポイント

一般事務以外の面接にも共通することですが、一般事務の面接でも「求めるスキルを踏まえて長く活躍してくれるか」、「カルチャーフィット」するかという2つの視点を見ている傾向があります。

入社後も「長く活躍してくれるか」

スキルや経験も大切ですが、「熱意」や「意欲」をもって長く働いてくれるかどうかも面接官は見ています。「この会社で長くキャリアアップしていきたい」や、「得意のサポートする仕事、プラスアルファの経験にチャレンジしたい」など、自身の熱意や強みを効果的にアピールするとよいでしょう。

会社の風土・文化に「カルチャーフィット」するか

面接時に採用担当者が重視するのは会社の風土や文化とのマッチングです。会社の雰囲気に合いそうか、配属されるチームに馴染めそうか、という点を確認していることが多いようです。

“盛る”のはお互いが不幸に

実際の面接の場で重要なのは、すべての企業に受かろうとしないことです。様々な企業の求人情報を読んで、求めている人物像を想像してそれに合わせて受け答えするのも1つの考え方ですが、本来の自分とかけ離れていることを言ってもそれは面接官に見抜かれてしまいます。できないことをできると言わない方がいいでしょう。面接官の目をうまくごまかせて合格して入社したとしても、無理をし続けることになるのでその後がつらくなってしまっては、双方にとって不幸なことです。

一般事務職の求人市場状況

正社員事務職への転職は「狭き門」

一般事務職は、正社員の求人数が少ないのに対して、希望者が多いため「狭き門」「買い手市場」と言われています。

非正規社員で代替する企業が多い

なぜ「狭き門」「買い手市場」になっているのでしょうか。まず、事務職の正社員求人数が少ない主な理由として、採用コスト・人件費を抑えられる非正規社員や外部委託で代替する企業が多いことが挙げられます。また、募集の背景が欠員補充のこともあるため、募集人数が1名程度となり、競争率が高くなります。

事務職を希望する人が多い理由

事務職を希望する人が多いのはなぜでしょうか。正社員事務職は他の職種と比べて、安定して中長期で働ける、業務量や勤務時間が少ない、業務内容の難易度も高くない、と感じている人が多いことが人気の理由となっています。例えば営業やSE経験者は長時間勤務から決まった時間に仕事を終えたいといった理由や販売などの立ち仕事の人は座って仕事がしたい、などの理由で正社員事務職への転職を希望しているようです。

企業が正社員事務職を求める理由

事務職を非正規社員や外部委託にする企業が多い中、正社員を募集している企業はどんな意図を持っているのでしょうか。

付加価値を求める

企業によって求める人物像は違いますが、共通しているのは、PCスキルなどの事務能力に加えた「活躍」を期待しているということです。基本的なオペレーションだけではなく、資料作成のオペレーションをより効率化するなどの改善をしたり、あるいは事務職の中でもスタッフを束ねる立場になって欲しかったり、という要望です。

一般事務職の応募のポイント

条件を絞りすぎずに挑戦する

「企業が重視するポイント」や「求める人物像」は求人情報に記載してあり、よく読み込んだ上で応募することが基本になります。しかし、求める人物像もやや幅を持たせて記載していることもあるため、求人情報に合わせて準備しつつも、それ以外の求められそうな要件についても想定することも必要になるかもしれません。逆に、求人情報に書いている要件をすべて満たしていなくても、応募してみたらチャンスが広がるケースもあるようです。

未経験でもチャレンジし幅広く応募する

基本的にキャリア採用ではある程度の即戦力は重視される傾向にありますが、採用目的によって異なるので一概にそうとは言い切れません。例えば「有能な事務職が辞めて困っているからすぐにでも新しい人がほしい」という欠員補充が目的の場合は、経験豊富な即戦力をもつ人が有利となります。しかし、業務拡張による人員補充で、教育体制も整っている会社の場合はそれほど即戦力を求めません。いわゆる「未経験者歓迎」とうたっている募集がそうで、前職が事務職未経験でも経験が少なくても、今後の成長ののびしろや熱意、やる気、会社の風土・雰囲気に馴染めそうかというポイントを重視します。

自分の強みや望む働き方や今後のキャリアパス、人間性とマッチする会社に出会うまで条件を広げて応募し続けることが重要です。1社1社の合否に一喜一憂しすぎず、応募したいと考える募集にはできるだけチャレンジしてみましょう。

過去、現在、未来をうまく繋げよう

まとめると、自己PRは過去の話、転職理由は現在の話、志望動機は未来の話です。転職理由は過去と未来を繋ぐ結節点で重要ですが、企業としては未来志向の人の方に好印象を抱きます。そのため、少し未来側＝志望動機の方を強めにアピールすることが「違い」を出せる一歩とも言えます。