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面接日程の調整・返信・お礼メールの書き方【例文付き】

スケジュール帳とペン転職活動で企業とメールで面接のやり取りするときに、「この文面で採用担当者にどう思われるだろうか?」と気になる人は多いはず。一方で「何をどう書けばいいかわからない」「特別な書き方やマナーがあるのではないか?」「減点対象となる書き方や言葉遣いがあるなら知りたい」——そんな不安を抱く人もいるでしょう。

企業の採用担当者とやり取りするメールは、決して特別なものではありません。ビジネスメールで心がけるべきポイントが押さえられていれば、特に悪い印象を持たれることはないでしょう。

とはいえ、一部、面接に関するメールの返信内容や、やり取りによって、選考に影響を与えることもあります。

そこで今回は、返信例文を交えながら、返信メールの書き方と押さえておきたいポイントをお伝えします。

プロフィール

山口 拓朗(やまぐち・たくろう)

伝える力【話す・書く】研究所所長

「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」などの文章力向上をテーマに執筆・講演活動を行う。『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』(明日香出版社)のほか、『「9マス」で悩まず書ける文章術』(総合法令出版)、『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(日本実業出版社)他がある。

山口拓朗公式サイト http://yamaguchi-takuro.com

面接に関するメールで押さえておきたいポイント

面接のメールが送られてきたら、どのように対応すればいいでしょうか。押さえておきたいメール返信のポイントを解説します。

なるべく早く返信する

応募企業からのメールは、早めに返信したほうがチャンスを逃さずに済みます。返信が遅ければ、ほかの候補者の面接が進んでしまう可能性があるからです。仕事の後にメールに気がついた場合など、応募企業の翌営業時刻を待つよりも、返信ができるならばその日のうちにしておくとよいでしょう。ただし深夜帯などに送信すると、メールの受け手によっては健康状態や生活習慣に疑問を感じる可能性もあるため、避けたほうがよさそうです。

一度のやり取りで選考日程が決まる工夫をする

面接のメールでは、早く日程調整できればより有利になりますので、一度のメールで面接日程が確定できるよう工夫するとよいでしょう。

特に相手が面接の日程候補を伝えてきたときは、その日時に行けるのかどうか、もし行けないのであれば、行けない旨を伝えたうえで、行ける候補日時を複数伝えましょう。万が一、面接官に別の予定が入ってしまった場合でも、複数候補があれば面接日程を確定させることができます。

相手が複数の面接日時候補を伝えてきたときは、下記のように行ける日程と最も希望する日を伝えるとよいでしょう。

では、以下の日時でお願いいたします。日時:7月11日(木)11時~面接開始

なお、お送りいただいた日時でしたら、9日(火)を除き、すべての日時にうかがうことができます。

場所:貴社3階のA会議室

面接の日時を書くときは、必ず曜日も添えます。面接の開始時間と終了時間がわかっていれば、確認の意味も込めて送るようにしましょう。

なお、面接日程のやり取りをするメール文面に、自己PRや志望動機を書く必要はありません。日程調整を最優先させましょう。

そのほかのポイント

相手から持ち物の指定があれば、確認の意味も込め、指定されたものを持参する旨を伝えておきましょう。

また、メール本文の冒頭で「ご多忙のところ、面接の調整をいただき、誠にありがとうございます」のように、相手にお礼を伝えることもお忘れなく。

なお、相手から書類の不備や書類の追加提出などを求められた場合は、メールの後半に以下のような文面を添えたうえで、必要書類を添付しましょう。

なお、ご指定の追加書類をお送りいたします。添付ファイルをご確認いただけますでしょうか。

メールの基本的な書き方と押さえたいポイント

ビジネスメールの基本的な書き方をご紹介します。やり取りのポイントを押さえたい場合は、以下確認しましょう。

メールの基本的な書き方

相手に用件を簡潔に伝える。これはビジネスメールの基本です。また、基本的な構成は、大きく「件名」「宛名」「挨拶」「名乗り」「本文」「署名」の6つです。以下はそれぞれのポイントです。

【件名】

簡潔かつ具体的に用件を伝えます。面接日時を変更したいときのメールであれば、「面接日時変更のお願い(自分のフルネーム)」という具合です。また、相手から送られてきたメールに返信するときは、件名を変えずに「Re:」がついた状態で返信します(「Re:二次面接の日程について」のような形です)。

【宛名】

「◯◯株式会社 人事課課長 ◯◯様」など、相手の会社名、部署・役職名、氏名の順に書きます。通常は1行目に社名を書き、2行目に部署・役職、氏名などを書きます(最大でも3行に抑えましょう)。

【挨拶】

宛名から1行空けて挨拶文を書きます。初めての相手であれば「突然のご連絡で失礼いたします」。何度かやり取りしている相手であれば、「お世話になっております」のほか、「先日は面接のお時間をいただき、ありがとうございます」など状況に適した挨拶をします。

【名乗り】

自分が何者かを明確にします。「◯◯の求人に応募いたしました◯◯と申します」「6月25日に一次面接の時間をいただいている○○と申します」という具合です。相手のメールに返信するときは、初めての返信であれば「○○と申します」、二度目以降の返信であれば「○○でございます」のように書きます。

【本文】

初めに伝えるべき結論(用件)を伝えてから、詳細へと移ります。「二次面接の希望日時をご連絡いたします。第一希望:8月6日(火)13時~14時、第二希望:8月8日(木)15時~16時です」という具合です。

【署名】

メールの最後には、必ず署名を載せます。自分の「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」などを盛り込みます。会社に在籍しながら転職活動をする場合は、連絡のつきやすい方法を補足的に書いておくといいでしょう。

——————————

陸波玉夫(Tamao Rikunami)

〒150-**** 東京都▲▲区○○***-***
TEL.090-****-****
E-mail:***@***.com
※平日の9時~17時までは仕事中のため電話に出られない可能性があります。
ご用件を留守番電話に入れていただくか、メールでいただければ折り返しいたします。

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メールを送る上でのポイント

履歴書、職務経歴書など、あらかじめひとつの書式にまとめられているものは、メール本文に文章を張りつけることはせず、ファイルを添付します。ファイルを添付する際は、相手が確認し損ねないよう、メール本文に、ファイルを添付した旨、添付したファイルの概要、ファイル形式などを明記しましょう。

また、ファイルのデータが重すぎる場合は、相手が受け取れない恐れがあります。いくつかファイルがある場合は、それぞれ別メールで送るほか、ひとつのファイルが重たい場合は、圧縮したり、分割したり、相手が確実に受け取れるよう工夫を凝らしましょう。ファイル転送サービスを利用する際は、その旨とダウンロード方法をわかりやすく伝えましょう。「※以下のURLをクリックするとダウンロードいただけます」という具合です。

また、メールを送信したとき、相手には送信者名が表示されます。この表示がイニシャル、ニックネームになっていると、迷惑メールなどと勘違いされてしまう恐れがあります。氏名が漢字で表示されるようにしておきましょう。海外の企業とメールでやり取りする場合は「Taro Yamada」のようにローマ字表記にしておくのが無難です。

なお、メールアドレスの文字列や差出人名に趣味趣向が色濃く出たものを使っていると、採用担当者に「ふざけているのか?」「この人は大丈夫か?」と思われてしまうこともあるようなので注意しましょう。

【パターン別】返信メール例文集

転職活動中によくあるケース別に、メール例文をご紹介します。

メールで履歴書など書類提出する

○○株式会社
採用担当 ○○様

お世話になっております。
先日、○○職に応募いたしました陸波玉夫でございます。

つきましては、ご依頼いただいていた下記2点の書類をお送りいたします。

【1】履歴書<PDFファイル>
【2】志望動機(作文)<Wordファイル>

添付ファイルをご確認いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

メールで書類を提出する場合は、「どの書類を提出するのか」と「ファイルを添付した旨」を必ず伝えましょう。また、Word、PDF、Excelなど、添付したファイルの種類も書き添えます。

面接日程調整

○○株式会社
採用担当 ○○様

お世話になっております。
陸波玉夫でございます。

一次面接通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
誠に光栄に存じます。二次面接の日程の件ですが
以下の日時にうかがうことが可能です。

【1】7月11日(木)13時〜16時開始まで
【2】7月12日(金)13時〜16時開始まで
【3】7月15日(月)14時〜17時開始まで

ご多忙のところ誠に恐れ入りますが、
ご確認のうえご調整いただけますよう
よろしくお願い申し上げます。

相手から面接日の候補日時を聞かれた際には、このような文面で返信します。候補日時はできるだけ多く出しておくと日程が決まりやすいです。一方、相手から日程の候補日時が送られてきた場合は、それらの候補日時について、行けるものにすべて回答しつつ、最も希望する日時も伝えておきましょう。

いずれの候補日時にも対応できそうにないときは、お詫びの文面とともに、面接可能な候補日時を複数送りましょう。

一度確定した面接日程の変更や再調整をお願いする

○○株式会社
採用担当 ○○様

お世話になっております。
陸波玉夫でございます。

先ほどお電話させていただきましたが、
○○様がご不在とのことでしたので、
まずはメールにてご連絡させていただきます。

7月11日(木)13時に面接のお約束をしておりましたが、
現職で上司が同行する顧客訪問が急遽予定されてしまい、
うかがうことが難しくなりました。

貴重な時間をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
誠に勝手なお願いで恐れ入りますが、もし可能であれば、
面接日程の再調整をいただけないでしょうか。

以下は、貴社にうかがえる候補日時です。

【1】7月22日(月)10時〜16時開始まで
【2】7月23日(火)13時〜17時開始まで
【3】7月24日(水)15時〜17時開始まで

ご都合が合わない場合は、
新たに候補日時をいただけますと幸いです。

ご多忙の折、お手数をおかけして大変申し訳ございません。
ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

面接日程の変更願いは電話で行うのが基本ですが、担当者が不在の場合は、できる限り早くメールを送ります。都合が悪くなった理由は、簡単に説明した方が、相手も事情をくみやすくなります。お詫びの言葉と同時に、面接日程の再調整のお願いをし、念のため、仕切り直しの候補日時を伝えておきます。

面接後のお礼

○○株式会社
採用担当 ○○様

お世話になっております。
本日13時より面接いただきました陸波玉夫でございます。

ご多忙のところ、二次面接の機会までいただき、誠にありがとうございました。
○○様のお話をうかがい、顧客満足度を第一に考える貴社の姿勢に改めて感銘を受けました。

貴社のお役に立ちたいという思いがいっそう強まりました。
まずは面接のお礼を申し上げたく、メールを差し上げた次第です。

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

お礼メールは、必ずしなければいけなということではありません。しかし、面接で伝わりきらなかったことがある、面接で聞いた内容で志望動機が高まったなど、面接後に伝えたいことがある場合は、お礼メールとして送ってみてもよいでしょう。

面接辞退(選考辞退)

○○株式会社
採用担当 ○○様

お世話になっております。
7月11日(木)13時に面接のお約束をいただいている陸波玉夫でございます。

先ほどお電話させていただきましたが、
○○様がご不在とのことでしたので、
まずはメールにてご連絡させていただきます。

大変申し訳ございませんが、
諸般の事情により、面接を辞退させていただきたく存じます。

貴重な時間をいただいていたにも関わらず、身勝手なご連絡で誠に申し訳ございません。
面接辞退の連絡がメールになってしまった点につきましても、
重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を祈念しております。

面接辞退の意志が固まったら、できる限り早く連絡するのがマナーです。面接辞退の理由を詳しく述べる必要はありません。採用担当者がメールを受信するまでに時間がかかることも考えられます。まずは電話で面接辞退の連絡を入れるようにしましょう。電話を入れたのち、改めてお詫びのメールを入れると丁寧です。

面接の結果連絡が届かず、問い合わせする

○○株式会社
採用担当 ○○様

お世話になっております。
7月11日(木)11時より面接していただいた陸波玉夫でございます。

その節はお忙しい中、面接のお時間を賜り、誠にありがとうございました。

大変恐れ入りますが、面接の結果はいつまでにお知らせいただけますでしょうか。
目安だけでも教えていただけますと幸いです。

お手数をおかけいたしますが、
ご確認いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

ほかの企業で内定が出ているなどの理由があれば、急いで確認してもよいでしょう。面接時に「いつまでに結果を伝える」と言われていれば、その期限まで待ちます。それ以外は、1週間程度が目安となるようです。

言うまでもありませんが、面接結果の問い合わせメールを送る前に、今一度受信ボックスを見直すほか、迷惑メールフォルダーもチェックしておきましょう。

内定承諾のメール返信

○○株式会社
採用担当 ○○様

お世話になっております。
陸波玉夫でございます。

このたびは、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
心より感謝申し上げます。

光栄に存じますと同時に、身の引き締まる思いがいたします。
これまで培ってきた経験を存分に活かし、
一日も早く貴社の戦力になれるよう尽力いたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。

感謝を伝えるとともに、努力・精進・尽力する旨を伝えるとスマートです。内定のメールをもらったことで安心して、返信を怠らないよう注意しましょう。

内定への回答期限延長を依頼するメール

○○株式会社
採用担当 ○○様

お世話になっております。
陸波玉夫でございます。

このたびは、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。誠に光栄に存じます。

即座に入社承諾のお返事をすべきところですが、
大変恐れ入りますが、7月24日(水)の正午まで返答の猶予をいただけないでしょうか。

現在、貴社のほかにも選考が進んでいる企業があり、
そちらの話も聞いたうえで判断したいと考えております。

もちろん貴社に対しては、変わらず大きな魅力を抱いております。
貴社のご迷惑にならないよう、悔いのない状態で、
入社させていただきたいと考えております。

一方的な都合で誠に申し訳ございませんが、
ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

こちら側の事情や希望を伝え回答期限の延長を相談する形になるので、お詫びの言葉を重ねるなどして、丁重なメール文面を意識します。期限延長ができないことによる不本意な辞退や、延長を申し出たことで企業側の心証を害してしまわないように注意しましょう。

記事作成日:2019年5月24日
WRITER:山口 拓朗 EDIT:リクナビNEXT編集部

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