書類選考とは？期間や通過確率・書き方など転職成功のポイントを解説

転職活動において、書類選考は面接に進むための最初のハードル。特に転職が初めての場合、書類選考でつまずいてしまうことも多いようです。

書類選考のキホンを理解し、転職成功までの階段をひとつひとつ登っていきましょう。

書類選考とは？企業が実施する目的

書類選考とは、企業が採用活動を効率的に行うために行う、選考初期のスクリーニングの一つです。

スクリーニングは「条件に合うものを選び出す」という意味を持つ言葉。

その名の通り書類選考では、提出された応募書類をもとに採用要件に合った人を選び、優先的に面接を実施していきます。

書類選考に必要な提出書類とは？

中途採用の書類選考は「履歴書」と「職務経歴書」によって行われることが一般的です。

ただし、企業や職種によっては「ポートフォリオ」や「過去の作品」「スキルシート」などの提出を求められるケースもあるでしょう。

応募書類は提出期限が定められていることもあるので、直前になって慌てないように求人情報に記載されている「選考に必要な書類」をよく確認しておきましょう。

履歴書

履歴書は書類選考において、氏名・住所・学歴・職歴・保有資格など、応募者の「プロフィール」を定型フォーマット1枚で伝えるものです。

インターネットでダウンロードしたものや市販の履歴書ではなく、企業が指定した応募書類が必要なケースもあるので注意しましょう。

職務経歴書

職務経歴書は書類選考において、職務経歴や仕事で活かせるスキルなど、応募者が「何ができるのか」をA4サイズ1～2枚で伝えるものです。

汎用的なひな形はありますが、履歴書ほど決められた形式はありません。

リクナビNEXTのような転職サイトを利用した場合は、掲載している多くの企業でプロフィールや職務経歴などのサイトに登録した情報が、職務経歴書の代わりとなります。

ただし選考が進んだ段階で、改めて職務経歴書の提出を求められることもあるので注意しましょう。

ポートフォリオやスキルシートが必要なケースもある

デザイナーなどクリエイティブ系の職種やプログラマなど、技術力を求められる職種の場合は、書類選考の時点で履歴書と職務経歴書以外に、過去の作品をまとめた「ポートフォリオ」や、プロジェクト単位で経験や担当工程・保有技術を伝える「スキルシート」、開発支援ツールのアカウントを求められることもあります。

書類選考の期間はどのくらい？

リクナビNEXTの調査によると、書類選考にかかる期間の目安は「1～2週間」となっています。

回答がスピーディな企業は「2～3日」、選考に時間を要する企業は「2週間以上」と、企業によっても事情は異なりますが、おおむね「1～2週間」以内に収まっているようです。

なお、リクナビNEXTの求人情報には、「採用までの流れ」に書類選考の回答期間が記載されています。

応募の際に回答期間を確認しておくと、転職活動のスケジューリングがしやすくなるでしょう。

書類選考の通過率はどのくらい？

少し古いデータにはなってしまいますが、2017年に実施したリクナビNEXTの調査によると、書類選考を通過して面接に進む確率は「約5割」が平均となっています。

考え方を変えると、書類選考に落ちる確率も「約5割」と言えるでしょう。

もちろん、募集内容や持っている経験・スキルによって通過率は変化します。

書類選考の平均通過率はあくまでも目安として捉えましょう。

企業に応募した結果、平均よりも極端に書類選考の通過率が低い状況が続くのであれば、応募する求人や応募書類の書き方を見直してみるのも良いかもしれません。

書類選考によく落ちる人に共通する原因と通過に向けた改善方法

書類選考をなかなか通過できない場合、履歴書や職務経歴書の書き方や、企業選定の方法に問題があるかもしれません。

ここでは、書類選考によく落ちてしまう人に共通する原因や特徴を3つ紹介し、対策や改善方法をアドバイスします。

落ちる原因1. 履歴書・職務経歴書の書き方に不備がある

誤字・脱字、空白があまりにも多い、ビジネスマナーに則った書き方ができていない場合は、基礎的なビジネススキルや志望意欲に懸念があるとして書類選考に落ちてしまう可能性があります。

＜書類選考通過に向けた対策・改善方法＞

書類選考に必要な履歴書や職務経歴書には、読みやすいフォーマットや、スキルや意欲が伝わりやすい書き方構成などがあります。

リクナビNEXTでも、基本的な書き方や例文を記載したフォーマットがダウンロードできるので、まずは見本を参考にしながら自分の経歴で書き換えてみることからはじめましょう。

落ちる原因2. 企業が求める人材要件と履歴書・職務経歴書で書いた内容がミスマッチ

書類選考で落ちてしまう場合、企業の採用担当者から「企業が求める人材要件とマッチしていない」と判断されている可能性が高いでしょう。

この場合、本当に経験やスキルが不足している場合もあれば、本当はマッチしているのに書類上でうまく表現できていないケースもあります。

＜書類選考通過に向けた対策・改善方法＞

書類選考で提出している履歴書・職務経歴書に書いた内容を見直しましょう。

まずは、経験・スキルの棚卸しや自己分析をして、自身の強みや成果を挙げたことなどを整理することが重要です。

その上で、企業研究や求人情報の人材要件を確認して、自分の経験とマッチしているポイントに要点を絞って書き直すことをおすすめします。

この時に、数値や具体的なエピソードを用いて応募企業に魅力が伝わる内容にすることも重要です。

落ちる原因3. 倍率の高い企業にばかり応募している

書類選考で落ちてしまう場合に見落としがちなのが、応募企業の選定条件です。

履歴書・職務経歴書が充実していても、知名度の高い企業や採用人数が少ない企業など、競争率が高い人気企業にばかり応募していては、書類選考に落ちる確率も高くなってしまいます。

＜書類選考通過に向けた対策・改善方法＞

書類選考に応募する前に、希望条件の優先順位付けを行い、応募企業の幅を広げましょう。

仮で優先順位を設定し、いくつかの企業の書類選考や面接を受ける中で、通過率や自分の中でのフィット感をもとに優先順位付けを見直していくことをおすすめします。

企業が書類選考でチェックするポイントとは

企業が書類選考でどんなことをチェックしているのか、リクナビNEXTが採用担当者にアンケート調査を行いました。

得られた回答から書類選考の「履歴書」と「職務経歴書」で重視しているポイントを紹介します。

また、書類選考で求められることもある「ポートフォリオや過去の作品」についても、企業の確認観点を解説しています。

履歴書で企業が重視すること

採用担当者が書類選考時に、履歴書で重視する項目として一番多く挙げられたのが「志望動機」でした。

その次に多いのは「自己PR」です。

免許・資格や学歴は、履歴書作成時に変えられるものではありませんが、志望動機や自己PRは伝え方を工夫することで印象を変えることは可能です。

入社意欲が伝わる志望動機になっているか、あなたの魅力が伝わる自己PRになっているかを、応募前に見直してみましょう。

職務経歴書で企業が重視すること

企業が書類選考時に、職務経歴書で重視する項目として多かったのは、「仕事内容」「仕事への取り組み姿勢」「成果（実績・周囲への影響）」でした。

職務経歴書は、履歴書とは異なり明確に定められたフォーマットがありません。

これまでの経験をA4サイズ1～2枚程度にまとめなければならないため、仕事内容と姿勢、成果を分かりやすく伝える必要がありそうです。

ポートフォリオやスキルシートで企業が重視すること

書類選考時にポートフォリオやスキルシートの提出を求める企業では、「保有スキルの方向性や作風が商品・サービスと合っているか」「即戦力として活躍してくれそうか」などを重視するケースが多いでしょう。

そのため、実際の作品やプロジェクト概要だけではなく、背景や課題、ターゲットや工夫したポイントなども補足しておくことが重要です。

書類選考の通過を目指す履歴書・職務経歴書の書き方ポイント

書類選考の通過率を上げるために、応募書類の書き方のポイントをご紹介します。

履歴書と職務経歴書、それぞれの書類の書き方を理解し、魅力を最大限に伝えるようにしましょう。

「履歴書」の書き方のポイント

書類選考通過を目指す場合、履歴書は、まずフォーマットに則って、見やすく丁寧に書くことを心掛けましょう。

各項目をしっかりと記載した上で、志望動機や自己PR欄で意欲などをアピールします。

＜書類選考通過のカギ＞

履歴書の書き方が書類選考に影響するのは、ビジネスパーソンとしての常識を疑うようなマナー違反があった場合などです。

せっかく募集内容とキャリアがマッチしていても、マナー違反が原因で書類選考を通過できないのは非常に残念。履歴書の書き方の解説記事を参考に、丁寧に履歴書を作成しましょう。

＜「履歴書」提出前のセルフチェック＞

書類選考用に履歴書を提出する前に、以下の項目に沿ってセルフチェックをしましょう。

チェック項目に不明点や疑問点がある場合は、「履歴書の書き方」記事を参考に、見直してみましょう。

☐正式名称で記載しているか ☐日付の表記は統一しているか ☐空欄は残っていないか ☐学歴や職歴を省略していないか、略称を使っていないか ☐明らかに他企業の使い回しと分かる志望動機になっていないか ☐修正液などで訂正していないか ☐誤字脱字やフォントのばらつきはないか

「職務経歴書」の書き方のポイント

職務経歴書は、フォーマットが明確に決まっていないため、レイアウトや情報の整理の仕方、エピソードの伝え方などが書類選考の合格に影響しやすいと言えるでしょう。

これまでの職歴を書き出したら、どのようにまとめたらより分かりやすくなるのか、複数の職務経歴書の見本を見ながら、自分に合った形式を選ぶと良いでしょう。

＜書類選考通過のカギ＞

書類選考において企業の採用担当者は、募集している仕事内容に対して「応募者の経験がマッチしているか」、「求めるスキルを満たしているか」を、職務経歴書によって確認しています。

そのため、ただ職務経歴を書き連ねるのではなく、どんなことを意識して仕事に取り組み、どのような結果が出て、何を得られたのかを書き添えましょう。

経験を具体的な状況やエピソードで伝えることで、採用担当者が「何ができる人物なのか」を具体的にイメージすることが可能になり、書類選考通過に一歩近づくかもしれません。

▼職務経歴書の書き方についてはこちらも参考になります 【ゼロから書ける職務経歴書】7段階ステップアップレッスン 職務経歴書作成フォーマット【書き方見本集】

＜「職務経歴書」提出前のセルフチェック＞

書類選考用に職務経歴書を提出する前に、以下の項目に沿ってセルフチェックをしましょう。

チェック項目に不明点や疑問点がある場合は、「職務経歴書の書き方」記事を参考に、見直してみましょう。

☐日付の表記は統一しているか ☐名前・住所・連絡先は記載されているか ☐A4サイズで横書き、1～2枚程度でまとめているか ☐面接で聞いてほしい、アピールしたいキーワードを散りばめているか ☐数値を使って具体的な成果や業績を説明しているか ☐資格や特技は応募職種に活かせるものなっているか ☐誤字脱字やフォントのばらつきはないか ☐読みやすいレイアウトになっているか

【調査概要】
「リクナビNEXT　転職活動に関するアンケート」　実施期間：2017年3月20日～3月25日　調査機関：楽天リサーチ　調査対象：5年以内に転職した20～30代正社員 男女1000名
「リクナビNEXT　採用実態調査」　実施期間：2017年5月23日～5月26日　調査機関：楽天リサーチ　調査対象：直近一年間に正社員の中途採用に携わった従業員50名以上の企業の採用担当者300名