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面接の日程調整をするときのメールの書き方【例文あり】

日程調整イメージ転職の際、面接の日程を決める方法には大きく3つあります。

1.企業から面接日程を指定される場合
2.企業から面接日程の候補を提示された場合
3.入社希望者から面接日程の候補を提示する場合

それぞれのケースで、どのようなメールを書けばいいのか具体的に見ていきましょう。

1.企業から面接日程を指定された場合

企業から面接日程を指定された場合の返信メール(例文)

件名:Re:面接のご案内

株式会社○○○○
人事部 理久奈一郎さま

お世話になっております。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
では、下記日時に貴社にうかがわせていただきます。

○月○日(水):13時

お忙しいところお時間を作っていただき、心より感謝申し上げます。
恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————
陸波玉夫(Tamao Rikunami)
〒150-**** 東京都▲▲区○○***-***
TEL.090-****-****
FAX.045-****-****
E-mail:***@***.or.jp
———————————

解説

件名:Re:面接のご案内

相手から届いたメールにそのまま返信すればOK(件名はいじらない)。

株式会社○○○○
人事部 理久奈一郎さま

宛名は「社名→部署→担当者名(フルネーム)」の順で。会社名や部署名は正式名称で。会社名や部署名の長さにもよりますが、宛名は2行以内に収めるのがスマートです。

お世話になっております。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
では、下記日時に貴社にうかがわせていただきます。
○月○日(水):13時

挨拶のあと、連絡いただいたことへのお礼と、提示された日程でOKか否かを書きます。

お忙しいところお時間を作っていただき、心より感謝申し上げます。
恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

再度、面接していただけることへの感謝を述べます。

———————————
陸波玉夫(Tamao Rikunami)
〒150-**** 東京都▲▲区○○***-***
TEL.090-****-****
FAX.045-****-****
E-mail:***@***.or.jp
———————————

署名。氏名、自宅住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスを記しておきます。前職(現職)の情報などは入れません。

もしも指定された日程に予定が入っている場合は、以下のように、こちらから面接日程の候補日をいくつか示すと話がスムーズです。

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

あいにく○月○日(水)は地方出張に出ております。
ご希望に沿えず、誠に申し訳ございません。

こちらの都合で申し訳ございませんが、
以下の日時であれば貴社にうかがえます。

○月○日(月)終日
○月○日(火)14時〜17時(17時には面接終了希望)
○月○日(水)終日
○月○日(金)10時〜16時(16時には面接終了希望)

ご都合はいかがでしょうか。

お手数、ご迷惑をおかけいたしますが、
ご検討いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

こちらから候補日を示さずに「ご希望に沿えず、誠に申し訳ございません」とだけ返してしまうと、再び相手から日程が送られてきて……再び予定が合わずお詫びをして——という非効率・不毛なやり取りが続きかねません。提示された日程がNGのときは、こちらから複数の日程候補をメールしましょう。

2.企業から面接日程の候補を提示された場合

企業から面接日程の候補を複数提示された場合の返信メール(例文)

件名:Re:面接のご案内

株式会社○○○○
人事部 理久奈一郎さま

お世話になっております。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

面接日程ですが、下記の日時でお願いできますでしょうか。

○月○日(水)13時

お忙しいなか恐れ入りますが、
当日は何卒よろしくお願いいたします。

———————————
陸波玉夫(Tamao Rikunami)
〒150-**** 東京都▲▲区○○***-***
TEL.090-****-****
FAX.045-****-****
E-mail:***@***.or.jp
———————————

このように、提示された日程候補から選んだ日時を伝えましょう。もしも候補日の中に都合がつく日程がない場合には、1で書いたように、面接日程の候補日をこちらからいくつか示すとよいでしょう。

3.入社希望者の側から面接日程の候補を提示する場合

企業から面接日程の候補を提示するよう指示された場合のメール(例文)

件名:Re:面接のご案内

株式会社○○○○
人事部 理久奈一郎さま

お世話になっております。
ご連絡いただき、ありがとうございます。

僭越ながら、面接の希望日程をお送りさせていただきます。

○月○日(月)終日
○月○日(火)14時〜17時(17時には面接終了希望)
○月○日(水)終日
○月○日(金)10時〜16時(16時には面接終了希望)

ご都合は合いますでしょうか。
手前勝手で申し訳ございませんが、ご検討いただければ幸いです。
お忙しいところ誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————
陸波玉夫(Tamao Rikunami)
〒150-**** 東京都▲▲区○○***-***
TEL.090-****-****
FAX.045-****-****
E-mail:***@***.or.jp
———————————

複数の日程候補を挙げるときは、例文のように、箇条書きを利用します。「6月17日〜21日(17日と18日は終日、19〜21日は13時〜17時)のいずれかでお願いできれば幸いです」のような書き方は、読みにくく誤解を招きかねません。

なお、「13時〜17時」という書き方だと、17時からの面接もOKなのか、17時までに終わらせたほうがいいのかがわかりません。誤解されないよう「13時〜17時(17時には面接終了希望)」などと書いておくといいでしょう。また、日程を伝えるときに「日にち」だけでは誤解が生じやすくなります。「日にち」とあわせて、必ず「曜日」も伝えるようにしましょう。

(記事作成日:2017年8月31日)

山口 拓朗(やまぐち・たくろう) 伝える力【話す・書く】研究所所長

「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」等の文章力向上をテーマに執筆・講演活動を行う。最新刊『残念ながら、その文章では伝わりません』(だいわ文庫)のほか、『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』(明日香出版社)、『問題を解くだけですらすら文章が書けるようになる本』(総合法令出版)、『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(日本実業出版社)、『書かずに文章がうまくなるトレーニング』(サンマーク出版)他がある。

山口拓朗公式サイトはこちら