5分でわかる！転職のメール作法

応募するとき、問い合わせをするときなど、転職活動の中で応募先企業とメールのやりとりをする機会は多いもの。きちんとビジネスマナーに沿ったメールを書かないと、応募先企業にマイナスの印象を与えてしまいます。

受け取り手に好印象を与える正しいメールの作法を学んでおきましょう。

メール作法のアドバイザー

ビジネス・コミュニケーション・インストラクター　浦野啓子 氏
元産業能率大学東京事業本部講師。「厚生労働省 若年者転職基礎能力支援事業認定試験実技面接官」の資格を持つ。多くの企業・団体で社員教育を担当。管理職研修、新入社員研修などを手がけている。著書には「面接突破法」など。

【1】件名の書き方

メールの件名は短く、シンプルにまとめるのがベストです。具体的な文例もあわせてご紹介いたします。

初めてメールを送る場合

ひと目見ただけでメールの内容がわかる件名が望ましいです。そして自分の名前を含めることを忘れずに。「お世話になります」「よろしくお願いします」などのあいさつを添える人がいますが、これはNG。件名が長くなってしまう上、迷惑メールと勘違いされてしまうリスクがあります。

応募先企業のメールに返信する場合

元の件名をそのまま残し、自分の名前を添えましょう。やりとりを繰り返すと件名の頭に「RE」の文字が増えていくので、「RE」の文字は2つ以上にならないよう消すのがベストです。

【作法1】応募する場合は応募職種と名前を明記

応募職種と自分の名前を明記してください。

【作法2】質問する場合は内容を簡潔に

件名だけでどのような質問なのかがわかるように簡潔にまとめましょう。

【作法3】企業からのオファー・内定通知へ返信する場合は、元の件名に「RE」を付け、名前を添える

件名を変えてしまうと混乱を招く恐れがあります。件名はそのまま残し、自分の名前を添えて返信しましょう。

気をつけよう！迷惑メールでよく使われる件名

次のような件名でメールを送ると迷惑メールと勘違いされる恐れがあります。また、受け取り手が迷惑メール対策をしていると、ブロックされてしまい届きすらしないことも…。

迷惑メールでよく使われる件名

【2】あいさつ文の書き方

あいさつ文は自己アピールにつながるチャンスあり

社会人としての基本的なマナーを問われる部分であり、なおかつ、自己アピールできる部分でもあります。形式ばったあいさつ文よりも、マナーを踏まえた上でその人らしさが表れた文章であれば、読み手の好感度がアップします。ただし、ダラダラと書くことは避けてください。句点を多めに使い、適宜改行して読みやすい文章を作るように心がけてください。内容が簡潔であればあるほど「この人は情報を整理する力がある」と判断されることが多いでしょう。

【作法4】応募する場合は、動機を簡潔に添える

応募にいたった動機を簡潔に添えることで、「入社したい」という強い意志をアピールできます。積極性が感じられる文面は好印象につながります。

【作法5】質問する場合は、謙虚な気持ちを前面に

質問する際は謙虚な気持ちが滲み出た文章を心がけましょう。読み手を「きちんと回答しよう」という気持ちにさせます。

【作法6】企業からのオファー・内定通知へ返信する場合は、感謝の気持ちを伝える

すぐに回答できないときは、いつまでに返事をするのかを明確にしてください。

【3】署名の書き方

署名は会社のものではなく個人のものを

名前、住所、電話番号、メールアドレスは必須項目。この順番で項目ごとに改行して並べてください。電話番号は携帯電話のものを避け、自宅の固定電話のものを書きましょう。そこにカッコ書きで携帯電話の番号を添えておくと親切ですね。メールアドレスも個人のものにし、会社のものや携帯メールのものは避けてください。現在の会社名や部署名は記載しなくて結構です。また、「署名」とひと目でわかるように枠で囲ったほうがいいでしょう。一度作って保存しておくと便利です。

【作法7】署名は必要最小限の個人情報をまとめる

ビジネスメールの署名なので自分のホームページやブログのURLは省いてください。枠もシンプルなのがベスト。「♪」や「☆」などを使って派手にすると受け手に違和感を与えてしまいます。

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これってNG？今さら聞けない素朴なメール作法

【作法8】 携帯電話のメールアドレスやフリーメールアドレスの使用は極力避ける

携帯電話やフリーメールを使って送ることは、非常識な行為と受け取られる事が多いです。特に携帯電話からのメールは、文字制限があったり文章の改行がバラついたりして読みにくい場合があるので避けたほうが無難です。どうしてもそれらを使うときは「携帯電話のメールアドレスからで失礼します」とか「フリーメールで失礼します」とひと言断りの文言を添えてください。

【作法9】自分の名前などシンプルなメールアドレスを

Naiteikure!@next.rikunabi.com（内定くれ！）など、ユニークなメールアドレスは面白いですが、転職活動におけるメールのやりとりではNGです。自分の名前が含まれているものなど、あたりさわりのないメールアドレスを使うのがよいでしょう。

【作法10】絵文字や記号は使わない

文末に絵文字や「（笑）」、「♪」などをつけて感情を表したいのはわかりますが、転職活動ではNGです。また、「！」「？」も多用すると、くだけた印象になり、受け手はあまりいい印象を受けません。

【作法11】メールの送信時間はAM9:00～PM10:00まで

AM9：00～PM10：00までの間に送るように心がけましょう。どうしても深夜にメールを送る際は、メールソフトのタイマー送信機能を使い、読み手の出社時間に合わせて届くように配慮してください。

【作法12】文字色は黒、フォントは10～12級数

大きすぎるフォントや太字、色文字は避けましょう。目立たせたいだけと受け取られ、マイナスの印象を与えがちです。

【作法13】会社のメールアドレスでは送らない

業務用に与えられたメールアドレスから送信すると、“仕事中に送ってきているのか”と思われてしまいます。面倒でも個人のメールアドレスから送るようにしましょう。

【作法14】企業から指示があった場合のファイル添付はOK

勝手に自己アピールするための書類、写真などを添付する人もいますが、基本的にNGなので送らないようにしましょう。添付ファイルは、企業から指示があった場合のみにするのが安全です。添付ファイルを送る際に気をつけてほしいのが容量を1メガバイトまでにすること。また、ファイルを圧縮して送る際も、受け手が解凍できる環境なのかを事前に確認しておきましょう。

【作法15】相手の名前がわからないときは平仮名で

メールを送る相手が「伊藤」なのか「伊東」なのかわからない場合は、平仮名で「いとう様」としておきましょう。また、全く名前がわからないのであれば「ご担当者様」としましょう。

【作法16】返信期限は24時間以内

24時間以内の返信が基本ですが、内定通知などすぐに返事ができない内容のものは「メールを受け取りました」と確認した旨は伝えておきましょう。それから改めていつまでに返事をすればいいのかを聞いてください。