【対処法】転職サイトからのメールが多すぎる・使いこなせないと感じたら？

2023年1月16日公開

転職サイトからのメールが多すぎて対応しきれない場合はどうすれば良いのでしょうか。

転職活動におけるメールチェックのコツを、「登録・設定」「受信」「確認」「返信」のそれぞれのフェーズごとに組織人事コンサルタントの粟野友樹さんがアドバイスします。

アドバイザー粟野友樹

組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント
約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルティングを行っている。

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転職サイトのメール配信設定を見直して、受信総量を減らす
転職活動におけるメール利用のコツ

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転職サイトのメール配信設定を見直して、受信総量を減らす

転職活動を始めてみたものの、転職サイトや転職エージェント、応募先企業から送られてくるメールの多さに戸惑ってしまうという人は少なくありません。

中には、重要なメールが埋もれてしまったり、メールチェックそのものが億劫になってしまったりするケースもしばしば。

「使いこなせず、大事なメールがわからない」など、過度なメール量にストレスを感じる場合には、転職サイトのメール配信設定を見直して、そもそもの受信総量を減らしてみるのも一つの手です。

各種転職サービスから配信されるメールのうち、いくつかの種類のものはメールマガジンのように受信するかどうかを自分で選択することができます。

登録時には全てを配信OKにしていることがほとんどだと思いますが、ストレスを感じるようであれば、自分にとって必要なメールかどうかを判断し、いらないものは思い切って配信OFFにしてみましょう。

一般的に、これらの設定は、各転職サイトにログインした後、マイページの「登録・設定情報」などで確認・変更が可能です。

転職活動におけるメール利用のコツ

メールの配信設定を見直して過度な総量を調整したとしても、転職活動では多くのメールチェックが必要になります。ここでは、転職活動でメールチェックをスムーズに行うためのコツをいくつか紹介します。

メール登録・設定・受信のコツ

転職活動専用にメールアドレスを作成してみる

各種転職サービスへの登録は、Gmailなどで転職活動用に新たに作成したフリーメールアドレスで行うのがオススメです。そうすることで、プライベートのメールと混在することなく、メールチェックを効率的に進めることができます。

尚、勤務先で利用しているメールアドレスは、チェックする習慣が身についているため、一見すると転職活動においても便利なように感じるかもしれません。

しかし、多くの企業ではメールの送受信履歴を閲覧できる状態になっているので、不要なトラブルを避けるためにも、転職活動での使用は避けましょう。

複数の転職サービスに登録している場合には、メイン利用とサブ利用のもので希望条件を変えてみる

一般的に各種転職サイトからの求人紹介メールなどは、登録時の希望条件にマッチする内容のものが送られてきます。複数のサイトで同一の希望条件を登録していると、似たような求人ばかりが集まり、確認もその後の企業選定も大変になりがちです。

一定期間使ってみて自分なりに使い勝手の良いものをメイン利用に決めた後は、サブ利用のものは希望条件を変えてみるのも良いでしょう。

例えば、メイン利用の転職サイトでは希望条件を「東京都内勤務、営業職全般、年収400万円以上」と間口を広めに設定し、サブ利用のサイトでは「東京23区勤務、法人営業職、年収600万円以上」などとより絞り込み、スカウトメールのみ受信するように設定してみるのも一つの手です。

オファーメールがあまりにも希望に沿わない場合は、登録した経歴や希望条件を見直してみる

転職サイト経由で送られてくる、企業からのオファーメールの中には、サイトに登録した際の経歴や転職希望条件とマッチする人を対象にしているものもあります。

送られてくるオファーメールがあまりにも自分にとって的外れなものばかりきてしまう場合には、登録している経歴や希望条件を見直して修正することで、改善を図ってみましょう。

オファーメールがあまりにも届かない場合は、定期的にサイトにログインしてみる

転職サイト経由で送られてくる、企業からのオファーメールの中には、企業の採用担当者が諸条件に当てはまるユーザーのうち、転職活動を継続しているアクティブな人に絞り込んで対象にしているケースもあります。

こういった場合、転職活動を継続しているかどうかの判断は、直近での転職サイトにログインをしているかどうかを基準にしていることが多いので、定期的にログインをしておくと、よりオファーメールが届きやすくなる可能性があります。

メール確認のコツ

確認するタイミングを決めておく

転職活動において定期的なメール確認は必須です。せっかく希望にぴったりな求人を見つけても、応募期限を過ぎていては意味がありません。必要な情報を鮮度が高い状態のうちに確認することができるように、メールチェックのタイミングを決めておきましょう。

「毎週△曜日の△時〜△時の間」などと設定するのも良いですが、毎朝の通勤時間、トイレ休憩やランチを食べ終わったあとのコーヒータイムなど、日常の行動と組み合わせてなるべく習慣化できるようなタイミングにできると良いでしょう。

PCのブラウザ起動ページにメールサイトを設定し、スマホにはアプリをダウンロードする

限られた時間でメールチェックを効率的に進めるために、メールサイトへのアクセスを簡易化しておくことも大切です。

例えば、パソコンのブラウザをクリックした時に最初に表示されるページ（起動ページ）にメールサイトを設定しておけば、インターネットを使うたびに、気軽にメールチェックをするようになるかもしれませんし、スマホにアプリをダウンロードしておけば、毎回メールにログインする手間も省けます。

重要なメールを見失わないように、ラベルやマークを付ける

いくつかのメールをまとめてチェックをしていると、「時間がある時にしっかり確認しておきたいメール」や「返信が必要なメール」など、後で作業が必要になるものも生じてきます。

そういったメールを見失わないようにするために、メールシステムのラベル機能やマーク機能を活用しましょう。特にカラーリングの設定をしておくと、視認性がより高まります。

例えばGmailでは、自分でラベルを作り、任意のカラーに設定可能です。また重要なメールに付けることができるマークには、スターアイコンと重要マークの2種類があるので、自分なりに使い分けるのも良いでしょう。

メール確認後に必要な行動を、タスクツールやカレンダーアプリに落とし込む

転職活動ではメールを確認した後に様々なタスクが発生します。企業との面接日程の調整や、志望動機を作成して求人に応募する作業など、すぐには取りかかれないものが生じた場合には、タスクツールやカレンダーアプリなどを使って、作業すること自体を忘れないようにしましょう。

これらの管理ツールは、なるべくリマインダー機能やアラート機能があるものがオススメです。

メール返信のコツ

面接日の調整・承諾など、企業へよく送信する内容はフォーマット文を作っておく

転職活動の中で応募先企業とメールのやりとりをする機会は多いものです。きちんとしたビジネスマナーに沿ったメールをその都度考えて作成するのは大変なので、ある程度決まった内容を返信するような場合に向けてフォーマット文章を作成しておくと効率的です。

＜参考：面接日を承諾する返信メール例＞

◯◯株式会社　採用ご担当者様お世話になっております。〇〇です。
このたびは、次の面接日程のご連絡をありがとうございました。
ご提示いただいた〇月〇日（〇）の〇時からで問題ございません。
最終面接に進むことができ、とても嬉しく思っております。当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。（署名）

＜参考：面接日の再調整をお願いする返信メール例＞

◯◯株式会社　採用ご担当者様お世話になっております。〇〇です。
このたびは、次の面接日程のご連絡をありがとうございました。
大変申し訳ございません。その日は現職で出張の予定が入っており、ご提示いただいた〇時にどうしても間に合いそうにありません。
恐れ入りますが、別日程でご調整いただくのは可能でしょうか？
ちなみに、ご提示いただいた週は、〇日以外でしたらいずれも〇時に伺うことができます。
ご迷惑をおかけいたしますが、ご検討いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願い申し上げます。（署名）