転職したい会社に質問メールを送りたい。書き方のポイントは？【例文付き】

応募前や選考中、内定後など、それぞれのフェーズで企業側への相談や質問がある場合は、メールで問い合わせてもいいのでしょうか。

質問・問い合わせメールを送る際の注意点やポイントを、組織人事コンサルタントの粟野友樹さんに聞きました。

企業にメールで問い合わせするのはアリか

応募前であっても選考中であっても、企業に質問や問い合わせメールを送ることに問題はありません。しかし、メールを送る前に一度、ビジネスメールの基本マナーをおさらいして、企業に失礼のない内容を送るようにしましょう。

メールを送る際の基本マナー

ビジネスメールの基本は、「簡潔にわかりやすく書く」ことです。

例えば「件名」には、短い文字数で内容が伝わるよう、「募集職種についてのご相談／（名前）」、「面接希望日程のご連絡／（名前）」などのキーワードを入れます。

企業から送られてきたメールに返信する場合、件名は変えずに「Re:」がついた状態で、宛先のCC欄にメールアドレスが入っている場合は、CCも入れたまま全員に返信しましょう。

本文では、冒頭に宛名（◯◯株式会社　採用担当◯◯様など）、次に挨拶文を入れ、自分の名前を名乗ってから本題に入ります。

挨拶文については、応募前など初めて連絡する際は、冒頭に「突然のご連絡失礼いたします」「お世話になっております」と書くのが一般的です。

しかし、選考中など何度かやり取りしている場合は、「先日は、お時間を頂きありがとうございました」と、先にお礼を述べるなどして、状況に合わせて内容を使い分けましょう。

本文については、まずは冒頭ではっきりと要旨・結論を伝えてから、詳細を記載します。もしも、いくつか伝達事項がある場合は、箇条書きでポイントを伝えるのもおすすめです。

ちなみに、ビジネスメールの書き方については、下記で詳しく紹介しています。

質問を送る際の例文とポイント

では、応募前や選考中など、それぞれのフェーズ別に問い合わせメールを送る際のポイントを、例文とあわせて見ていきましょう。

【応募前】募集状況に関する質問

これは、採用ホームページを見てもわからない情報について、企業側に事前に問い合わせるケースです。

• 募集が締め切られているが、まだ応募できるのか
• 募集職種は他にないのか
• 希望の時期に入社したいが可能か

など、さまざまな問い合わせ内容があるでしょう。

応募前の連絡については、企業側にとっては“見知らぬ人”からの問い合わせのため、企業側の事情によっては、対応の優先順位が下がることもあります。企業側に重要な人物だと思ってもらったり、早めに返信してもらうためのポイントは、メールで問い合わせした背景と同時に、自分のスキル・経験などのアピールポイントを盛り込むのがポイント。

それにより、企業側には「採用につながる人物かもしれない」と判断してもらえる可能性が高まるかもしれません。

上記のメールを送る際、仮に事前に知りたいことがたくさんあったとしても、一度に質問事項を複数列挙して送るのは、企業にとってはあまり心証がよくないようです。

なぜなら、セキュリティーやコンプライアンス意識の高い企業は、「求職者を装って何らかの利益のために、情報だけ引き出そうとしているのではないか」と、捉える可能性もあるからです。

個人情報をどこまで伝えるかは、人それぞれの考え方がありますが、業界や職種、経験年数などある程度のキャリアが相手企業にわかるように記載し、質問する意図もきちんと伝えるようにしましょう。

【応募前】採用条件に関する質問

仮に求職者が採用条件を満たしていない場合でも、関連するスキル・経験があれば企業側が選考を検討するケースもあります。

もしも、「このスキルはないけれど、こんな実績はある」とアピールできるのであれば、応募前にメールでアピールポイントをしっかり盛り込み、応募の可否について問い合わせてみましょう。

【応募後】応募職種の変更に関する質問

求職者の中には、応募書類を提出した後に応募職種を変更したいという方もいらっしゃいます。

転職活動を始めて、改めてキャリアについて考えたとき、「やっぱり〇〇職に挑戦したい」「〇〇職のキャリアを深めたい」と路線変更するケースです。

もし、すでに応募した企業に応募職種の変更について相談する場合は、職種変更を決めた背景等もきちんと伝えることがポイントです。

【面接後】処遇面に関する質問

給料や業務内容、勤務地などの処遇面については、基本的には、面接の中ですり合わせしていくことをおすすめします。

ただし、給料などの条件面は、面と向かって聞けないまま、選考が進んでいってしまうケースも珍しくはないでしょう。

もしも、面接ではクリアにならなかった内容がある場合は、担当者に改めてメールで質問・問い合わせするなどして不明点を解決し、すっきりとした気持ちで選考に進めるようにしましょう。

なお、もしも転職希望先の会社と次回の面接が決まっている場合は、そこでクリアにしたい内容等を一度整理してみて、問合せ内容のメールと一緒に事前にお知らせしておくのもポイント。

例えば、「＊＊について前回は詳しくお伺いできなかったので、二次面接の際に教えていただきたいです」と伝えておけば、企業側も事前に回答を準備することができるでしょう。

そのように、企業側と丁寧なコミュニケーションをとれるように気をつけることで、印象アップにもつながります。

【面接後】選考状況に関する質問

面接の際に、「選考の結果は、追ってご連絡します」と言われたけれど、いつまでたっても連絡がこない、などのケースも少なくないでしょう。

こうした事態は、人事担当者の業務上の都合や、現場の採用担当者がなかなか採用可否を決めてくれないなど、さまざまな事情により多々起こります。

もしも面接後、５営業日ほど経っても音沙汰がない場合は、こちらから選考状況について問合せする積極性も必要です。

その際は、「他社の選考も含め、貴社を前向きに検討したいから」「現職のプロジェクトが終わり、○○の時期までに転職を検討したいから」など、結論を急ぐ理由をしっかりと伝えることがポイントです。

【内定後】入社時期を変更したいときの質問

入社することは決めたけれど、現職の事情などで入社時期を変更したい場合、転職先の企業には相談ベースでメールを送りましょう。

企業側は、入社予定時期に合わせて配属予定である部署の仕事状況を調整したり、引継ぎを行うケースがあります。また、備品購入などの準備を進めている可能性もあり、内定者の入社時期がずれると困ることも少なくありません。

転職先に迷惑をかけているという気持ちを忘れないことを前提に、企業側と丁寧なコミュニケーションをとることがポイントです。

まとめ

企業への質問や問い合わせメールに限らず、人と人とのコミュニケーションの基本は、「相手の立場を考える」ことです。

質問や問い合わせメールで、相手にこちらのお願いばかりを押し付けるのではなく、どんな情報を伝えたら相手は動きやすいか、前向きに検討いただけそうか、ということを常に考えて、丁寧な情報共有を心がけていきましょう。