転職活動で採用担当者に送る質問・返信メールの書き方と例文
転職活動では、面接日程のやり取りや企業への質問、相談など、応募企業とのメールでのやりとりが発生します。
その際のポイントや注意点を、組織人事コンサルタントの粟野友樹さんに聞きました。
採用担当者とのメールで気をつけたいこと
採用担当者とのメールは、基本的には仕事で送っているビジネスメールと同じ考えで臨むのが正解です。
ビジネスマナーに則り、相手に失礼のない書き方をするのが大前提です。
企業の採用担当者は、面接日の調整や応募者からの質問メールへの対応など、たくさんの応募者と日々さまざまなやり取りを行っています。採用担当者の負担を軽減するよう、端的にわかりやすく書くことを心がけましょう。
件名は、内容が一目でわかるように工夫を。
例えば、「面接希望日程のご連絡／名前」、「募集職種についての問い合わせ／名前」など、キーワード＋名前を件名にするのがお勧めです。そして本文では、冒頭で要旨や結論をまず伝えてから、詳細を伝えましょう。
聞きたいことが複数ある場合は、だらだら質問を書き連ねるのではなく、質問を箇条書きにしてわかりやすくするなど、採用担当者に負荷をかけない配慮をした方が、回答も早くなるでしょう。
質問メールの書き方
応募前や選考中、内定後など、それぞれのフェーズ別に押さえておいたほうがいい「書き方のポイント」があります。下記で例文とともに詳しく紹介しているので、チェックしてみてください。
返信メールの書き方
面接日程の連絡など、企業からのメールに返信する場合は、まずはメールを送っていただいたことへのお礼を述べ、もらった内容について理解した旨を伝えましょう。
例えば、「次回の面接日程のご連絡をありがとうございます。いただいた日程で問題ございません。当日はどうぞよろしくお願いいたします」などとするといいでしょう。
もしも、提示された日程にどうしても調整できない場合は、その理由とともにお詫びを記し、別日程で調整が可能かどうか相談を。その際、「この日でしたら確実に伺えます」など候補日を書き添えておくといいでしょう。
いずれにしても、メールを受信したらできるだけ早く返信すること。できればその日中、遅くても翌日なるべく早い時間に返信することを心がけてください。
なお、企業から送られてきたメールに返信する際は、メールの件名は変えずに「Re:」がついた状態で返信を。宛先のCC欄に別の人のメールアドレスが入っている場合は、CCも入れたまま全員に返信しましょう。
下記に内容別の返信メール例文を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
面接日を承諾する返信メール例
本文：
◯◯株式会社 採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇です。
このたびは、次の面接日程のご連絡をありがとうございました。
ご提示いただいた〇月〇日（〇）の18時からで問題ございません。
最終面接に進むことができ、とても嬉しく思っております。当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。
（署名）
面接日の再調整をお願いする返信メール例
本文：
◯◯株式会社 採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇です。
このたびは、次の面接日程のご連絡をありがとうございました。
大変申し訳ございません。その日は現職で出張の予定が入っており、ご提示いただいた18時にどうしても間に合いそうにありません。
恐れ入りますが、別日程でご調整いただくのは可能でしょうか？
ちなみに、ご提示いただいた週は、〇日以外でしたらいずれも18時に伺うことができます。
ご迷惑をおかけいたしますが、ご検討いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願い申し上げます。
（署名）
質問メールに対応いただいたことへのお礼メール例
本文：
◯◯株式会社 採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇です。
このたびは、給与など処遇面についての質問にご返信いただき、ありがとうございました。本来は面接時に確認すべきところでしたが、快くご対応いただき感謝しております。
年収500万円で検討いただけているとのこと、ありがとうございます。前職以上の年収でご検討いただき、嬉しく思っております。
ますます貴社に入社して力を発揮したいという思いが高まっております。
次回〇日の面接も、どうぞよろしくお願い申し上げます。
（署名）
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※ 厚生労働省「人材サービス総合サイト」における有料職業紹介事業者のうち無期雇用および4ヶ月以上の有期雇用の合計人数（2023年度実績を自社集計）2024年5月時点
質問・問い合わせメールに返信が来ない場合は？
質問メールを出したのに、なかなか返信が来ない…という場合は、採用担当者が見落としている可能性があります。
念のため、迷惑フォルダなどに振り分けられてしまっている可能性はないか確認したうえで、改めてもう一度質問メールを再送しましょう。
なお、「他社の内定を保留にしているので、最終選考の結果が出る日程の目途を知りたい」など急ぎの要件の場合は、電話で連絡する方法もあります。
その際「〇日前にメールをお送りした件ですが」など、すでに問い合わせメールを送っている旨を伝えるといいでしょう。
質問メールへの返信が来ない場合の再メール例
本文：
◯◯株式会社 採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇です。
先週水曜日に、選考結果の状況について質問メールを送らせていただきました。
実は他社の選考が同時に進んでおり、〇日が内定受諾の回答期限となっています。貴社から内定をいただけるのであれば、ぜひ貴社に入社したいと考えておりますので、ご返信をいただければ幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
（署名）
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