転職活動中の電話の受け方。折り返しのマナー【例文つき】

企業と直接電話でやりとりすることも多い転職活動。「普段の仕事で電話をとることがほとんどない」「電話の対応に不慣れで、失礼がないか不安」など、電話の受け方に自信がない方もいるでしょう。

電話の基本的なマナーについて、組織人事コンサルティングSegurosの粟野氏に伺いました。

電話の受け方で印象が変わる

声以外の情報が伝わらない電話でのコミュニケーション。電話の応対が選考に影響するとは言い切れませんが、挨拶がなく突然本題を話し始めたり、「ありがとうございました」「失礼します」といった一言がなく電話を切ってしまったりと、基本のマナーができていないと感じさせてはマイナスです。

また、しゃべり方や声の雰囲気は、相手に何らかの印象を与えることになります。
声の小さな方、声のトーンが低い方は、対面で話すとさほど気にならなくても、電話で“声”の情報だけが強調されると、相手に暗い印象を与えてしまうこともあります。
相手が聞きとりやすいようにハキハキ話す、いつもよりトーンをあげて明るい声を出すなど、工夫してみてもよいかもしれません。

電話を受ける時の基本マナー

電話の応対は、基本のビジネスマナーの一つ。しかし最近では、SNSやコミュニケーションツールを活用し、「電話をほとんど使わない」という方も少なくありません。

改めて、電話でのマナーをおさらいしておきましょう。

マナー①自分の名前を伝え、相手の名前を確認する

転職活動では、電話に登録されていない企業の番号から突然電話がかかってきます。
「はい、〇〇です」と自分の名前を伝えた上で、相手が誰なのかを確認しましょう。「お世話になっております。△△様ですね」と受け答えができると、相手も安心します。

マナー②通話できる時間の目安を伝える

電話を受けるときは多くの場合、「今、お電話よろしいでしょうか」と相手から確認されます。
もし、外にいて長く話せない場合は、「ただいま外におりまして、5分ほどであれば大丈夫です」などと、予め時間の目安を伝えると親切です。
ゆっくり話せない場合は、「申し訳ありませんが、15分後にこちらからかけ直してもよろしいでしょうか」「〇時には対応できますので、おかけ直していただくことは可能でしょうか」と、電話できる時間帯を伝えるようにしましょう。

また、こちらから電話をかける際は、「今、お電話よろしいでしょうか」と相手の状況を確認してから、本題に入るようにしましょう。

マナー③静かな場所に移動する

電話を受けた場所が騒がしい場合は、かけ直すか、できるだけ静かな場所で対応します。
周りが騒がしいと重要な情報の聞き間違えにつながりますし、相手の話したことを何度も聞き返して、失礼な印象を与えかねません。

マナー④重要な情報はメモをする

日程や持ち物、連絡先など重要な情報を伝えられた際は、忘れないようにメモをします。
「確認させていただいてよろしいでしょうか。〇日△時に、＊＊ビルですね」と復唱してミスがないか確認をすることも大切です。

シチュエーション別で考える電話の受け方【例文つき】

ここからは電話を受ける際の具体的なやり取りを、転職活動中にありがちなシチュエーション別でご紹介します。

面接の日程調整をする場合

日程調整などミスがあってはいけない内容は、メール文面でやりとりするケースの方が多いでしょう。
ただ、急ぎで日程を決めたい、明日・明後日など直近の予定を調整したい場合は、電話で確認することがあります。

日程調整の電話応対例

都合が合わない場合は、近い日程で都合のいい日程を複数伝えるなど、面接への積極的な姿勢を示すことが大切です。

内定通知を受ける場合

電話で内定通知を受けたら、まずは丁寧に感謝を伝えましょう。そして、諸条件を確認した上で正式に返答する旨を伝えるのが基本です。

入社したい企業からの連絡だった場合、嬉しくてつい「入社します！」と答えたくなるでしょう。ただ、後日労働条件通知書の条件を確認したら、思っていた内容と違っていた、というケースも少なくありません。確認する前に口頭で承諾してしまい、「この条件でしたらやはり辞退します」と発言を撤回すると、企業とのトラブルになりかねません。

内定連絡のあとは、企業側からその後の流れの説明があるはずですので、その内容に従って手続きを進めましょう。

内定通知の電話応対例

もし、電話の時点で企業側から「入社していただけますか」と意思を聞かれた場合は、「条件面を確認した上でお返事させていただきます」と答えて問題ありません。
いつまでに、どういう形式で返答すべきかの手順を確認しておくといいでしょう。

電話に出られなかった場合。折り返しのマナー

在職中の転職活動では、そもそも日中は電話に出られないということもあるでしょう。
その場合は、可能なかぎり早いタイミングで折り返し電話をしましょう。電話番号履歴ではどの企業からの連絡かわからないことも多いので、留守番電話にメッセージを残せるよう設定しておき、どの企業からどんな用件で電話があったのかがわかるようにしておくとスムーズです。

折り返しかける場合の例

（以下、それぞれの内容に続きます）

折り返し電話の際は、手元にメモを用意しておく、静かな場所からかける、などきちんと会話できる環境を整えておきましょう。
すぐに折り返しかけられない場合は、メールで連絡しておくと親切です。

「お電話をいただきながらお受けできず申し訳ありません。本日16時以降でしたらお受けできますので、どうぞよろしくお願いいたします」など、あらかじめ対応できる時間帯を伝えておくと、「なかなかつながらない」と企業側に思われるリスクも減るでしょう。