退職時に受け取る書類と返却するもの、転職先に必要な書類一覧

退職時には、会社から受け取る書類と会社に返す書類や備品があります。次の会社が決まっている場合は、転職先に提出する書類もあります。

退職後に何度もやり取りしなくて済むように、転職時に会社から受け取るものと返却するものを、事前に確認しておきましょう。

退職する企業から受け取る書類

「雇用保険被保険者証」「基礎年金番号通知書（年金手帳）」「源泉徴収票」の3つは必ず会社から受け取ります。

転職先がまだ決まっていない人は「離職票」も必要です。

ただし、源泉徴収票や離職票は、手続き上、退職当日にはもらえないので、後日会社から郵送などの方法で受け取ります。

退職後、遠方に引っ越す場合は、転居先への郵送を依頼しておきましょう。

・源泉徴収票 ・雇用保険被保険者証 ・基礎年金番号通知書（年金手帳） ・離職票 ・退職証明書

源泉徴収票

所得税の年末調整に必要。転職先が決まったら提出し、前の会社の分もまとめて年末調整します。

退職した年内に再就職しなかった場合は、翌年の3月15日までに税務署に行って確定申告しましょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険の加入者であることを証明する書類。雇用保険の受給手続きに必要です。

転職先が決まったら、新しい会社に提出します。

基礎年金番号通知書（年金手帳）

公的年金の加入者であることを証明する手帳。以前は、入社した企業に年金手帳を提出することが一般的でした。

しかし2022年4月1日から年金手帳は廃止となり、年金手帳に代わって、基礎年金番号通知書が発行されるようになりました。

そのため、在籍企業に年金手帳または基礎年金番号通知書を提出した場合は退職時に返してもらいましょう。

退職した時点で転職先が決まっていない場合は、市区町村の役所で国民年金の手続きを行います。

離職票

会社を退職したことを証明する書類。転職先が決まっている人は必要ありません。

決まっていない人は失業給付の受給手続きの際にハローワークに提出します。

被保険者でなくなった日の翌日から起算して10日以内（例えば4月30日に離職した場合は5月10日が提出期限）に会社から交付されるので、期間を過ぎても交付されない場合は問い合わせを。

それでももらえない場合は、ハローワークに申し出れば会社に催促してくれます。

退職証明書

退職証明書は、従業員が退職したことを企業が証明する書類です。

退職後に国民健康保険や国民年金に加入する際、「資格喪失証明書」が手に入らない・時間がかかる場合に、「退職証明書」で代替します。

また、転職先の企業から退職証明書を求められることもあります。

なお、離職票との違いは、退職証明書は国民健康保険や国民年金に加入するために用いられますが、離職票は雇用保険の基本手当の申し込みをする際に必要となる書類です。

退職時、会社に提出（返却）するもの

身分証明書、社員章、制服、名刺など、社員としての身分を証明するものや、通勤に使っていた定期券も、現物を支給されていた場合には返却します。

また、会社の経費で購入や、会社から支給された書籍・文房具なども返却対象。取引先や顧客の名刺も、原則的には返却すべきものです。

もし文房具などを持ち帰りたい場合は、問題がないか、上司に確認を取ってからにしましょう。

なおパソコンに保存したデータは会社の資産。パソコンを返却する際は、保存したデータを勝手に消去せず、そのまま返却するか上司の指示に従いましょう。

もし自宅に持ち帰った資料がある場合は、忘れず会社に返却しましょう。

・健康保険被保険者証 ・社員証、名刺 ・パソコン、携帯電話 ・顧客リスト、提案資料 など

健康保険被保険者証

2024年12月2日以降、健康保険被保険者証は新たに発行されなくなりますが、有効期限までの間、最長1年間使用することができます。

マイナンバーカードの健康保険証等利用登録が完了している場合は返却の必要はありませんが、移行期間中で登録が完了していない場合は、健康保険被保険者証を返却するかどうか所属企業に確認してみましょう。

なお、健康保険は、加入者が会社を辞めた時点で脱退する仕組みです。

転職先が決まっていれば、その会社が加入する健康保険への切り替え手続きを行ってくれますが、転職先が決まっていない場合は、自分で切り替えの手続を行い、国民健康保険に加入するか、任意継続被保険者制度を利用します。

社員証、名刺

その会社の社員であることを証明するものは、すべて返却します。

仕事で受け取った取引先の名刺についても、会社から返却を求められる場合があります。

パソコン、携帯電話

会社から貸与されたパソコンや携帯電話も返却します。

会社にパソコンや携帯電話を返却する際は、データなどの処理方法について会社・上司の指示に従いましょう。

システム部門などの指示に従い、充電ケーブルやキーボード、マウスなどの備品も含めて全て返却しましょう。

顧客リスト、提案資料など

顧客リストや提案資料など、業務で使用していたものは全て返却します。

自身で手掛けたとはいえ、業務で作成したプログラム、図面、フォーマットなどの制作物なども会社に残しておきましょう。

転職先の企業に提出する書類

転職することが決まったら、入社予定の企業に提出する書類の確認を。

退職した企業から受け取っておかなければならない「雇用保険被保険者証」「源泉徴収票」とともに、企業側から提出を求められる書類があります。

入社する企業から提出書類の一覧や様式を渡されるので、必要書類への記入と手配を行います。

・マイナンバーが確認できるもの ・雇用保険被保険者証 ・源泉徴収票 ・基礎年金番号通知書（年金手帳） ・扶養控除等（異動）申告書 ・健康保険被扶養者(異動)届 ・給与振込先届書

マイナンバーが確認できるもの

健康保険や厚生年金、雇用保険、税に関する手続きなどは、マイナンバーの記載が必要です。

転職先企業からマイナンバーが確認できるものを求められるので、控えなどを用意しておきましょう。

雇用保険被保険者証

退職した企業から受け取っている雇用保険被保険者証を提出します。

雇用保険に入るために必要な書類です。もし紛失してしまっている場合は、ハローワークで再発行することができます。

源泉徴収票

源泉徴収票は、退職した年内に再就職した場合に、年末調整のために入社した企業に提出します。

年内に就職しなかった場合は、確定申告を行うために源泉徴収票を使用します。

基礎年金番号通知書（年金手帳）

入社した企業から、年金手帳または基礎年金番号通知書の提出を求められることもあります。

年金手帳や基礎年金番号通知書を預かる企業もありますが、控えまたはマイナンバーを使用するケースが一般的です。

扶養控除等（異動）申告書

扶養控除や配偶者控除、障害者控除などの控除を受けるための書類になります。

入社企業から指定されるか、申告書類を渡されるので記入して提出します。

健康保険被扶養者(異動)届

被扶養者がいる場合に提出が必要な書類です。

こちらも入社企業から指定されるか、申告書類を渡されるので記入して提出します。

給与振込先届書

振込先の口座を申告する書類です。

この書類も入社企業から書類を渡されるので、記入して提出します。オンライン対応している企業もあります。

企業によっては提出が必要な書類

企業によっては、他にも提出を求められる書類があります。

入社前の案内を確認し、期日までに揃えるようにしましょう。

・健康診断書 ・入社承諾書・入社誓約書 ・身元保証書 ・免許や資格の証明書

健康診断書

入社までに健康診断を受け、診断書の提出を求められる場合があります。

企業から所定の医療機関などを事前に案内されることも。

入社承諾書・入社誓約書

入社を承諾していることを確認する書類です。

書面を渡されたら、日付や名前、捺印して提出します。

身元保証書

身元保証人となる人が署名・捺印し、提出する書類です。

企業から提出を求められた場合は、保証人となる人に依頼が必要となります。

免許や資格の証明書

職種によっては、免許や資格の証明を求められることがあります。

転職先企業から受け取るもの

転職先企業から受け取るものもあります。

様々な社内システムのアカウントやメールアドレスも付与されるので、入社後はすぐにセッティングを行い、IDやパスワードは忘れないようにしましょう。

・健康保険被保険者証 ・社員証、名刺 ・パソコン、携帯電話

健康保険被保険者証

以前は、入社した企業から健康保険被保険者証を受け取ることが一般的でしたが、2024年12月2日以降は新たな健康保険被保険者証の発行が廃止され、マイナ保険証に一本化されます。

社員証、名刺

社員証や入館証、名刺など業務で必要な備品を受け取ります。

パソコン、携帯電話

パソコンや携帯電話を支給される場合、事前にメールソフトや社内システムなどのセッティングが必要です。

すぐに業務に取り掛かれるように、指示に従って早めにパソコンや携帯電話のセッティングを行いましょう。

退職に伴う給与や退職金の支給について

退職に伴う給与や退職金について解説します。

特に退職金は、企業によって算定基準が異なるため、退職を検討している場合は就業規則を確認しておきましょう。

退職日までの給与はどのように支給される？

退職日までの未払い給与は、通常、所定の給与支払日に精算して振り込まれます。

退職日が給与締切日でなければ日割り計算されるのが一般的です。

ただし、基本給などの固定給部分を前倒しで払っている会社の場合は要注意。

残業手当などは、精算後、翌月に振り込まれますが、退職月の基本給は既に退職月に振り込まれているため、翌月に振り込まれるのは残業部分のみです。

退職前には、勤務する会社の給与制度も就業規則で確認しましょう。

退職金はどのように算出される？

退職金の算出方法は、「最終の基本給×勤続年数を基礎とした支給乗率」というのが一般的。

会社都合であれば満額を、自己都合による退職であれば一定割合を減額して支給するという会社が多いようです。

ほかには、一定の勤続年数を超えると急に支給乗率が上がる会社、老後の生活を保障する基礎部分に在職中の貢献度や業績評価などによるポイントを与え、それに応じて金額を上乗せするポイント制や、その企業が決めた定年年齢より早い時期に退職すれば通常の退職金よりも割り増しされる早期退職優遇制度などさまざま。

退職金制度は就業規則の退職金規定に書いてあるので、退職後の生活設計に困らないよう、あらかじめ目を通しておきましょう。