【保存版】職務経歴書のQ&A総まとめ
転職を検討中の社会人の中には、職務経歴書を「初めて作成する」「久しぶりに作成する」という人もいるでしょう。
転職には欠かせない職務経歴書の疑問に、組織人事コンサルティングSegurosの粟野友樹氏が回答します。
職務経歴書のフォーマットに関するQ&A
はじめに、履歴書と職務経歴書との違いについて簡単に説明しておきましょう。
履歴書は、「略歴などの事実情報」を伝えるもの。それに対して、職務経歴書は「自分は何ができるのか」を伝えるもの。これまでの業務経験や入社後に活かせる知識・スキルを確認する書類です。
履歴書と職務経歴書の役割の違いや書き方については、下記の記事で詳しく紹介しています。
フォーマット
作成を始めるにあたって、必要になるのがフォーマットです。
職務経歴書は履歴書ほど形式が定まっていないので、無理に既存のフォーマットに当てはめる必要はありません。
デザイナーやクリエイターなら、自分の実績や力量がわかる作品集「ポートフォリオ」を提出するケースもありますし、エンジニアならプロジェクト単位で経験をまとめ、自分の技術力を伝える「スキルシート」を提出するケースもあります。
ここでは、基本的な職務経歴書の書式や体裁などについての疑問に回答していきます。
Q. どこで入手できる？
A. インターネット上に無料ダウンロードできるフォーマットが見つかります。
もちろん、自分でイチから作成することもできます。企業が専用のフォーマットを用意しているケースもあるので、確認してから作成に取りかかりましょう。
リクナビNEXTでは、ダウンロードして使えるWord形式の職務経歴書のテンプレートを公開しています。
Q. どんなフォーマットを選べばいい？
A. フォーマットには、「編年体式」「逆編年体式」「キャリア式」があります。
【編年体式】業務経験を時系列に記すフォーマットで、同一業務での習熟度を伝えるのに適しています。
〈書き方例〉
業務内容：スイーツを中心とした食品の生産・販売
資本金：3000万円
年商：110億円
従業員数：250名
新人研修では1カ月間自社工場で製品知識について学ぶ。
2010年5月 本社・商品管理部に配属
受注管理業務（注文確認・振込確認・自社工場へ生産手配・商品発送手配）を担当。
2014年9月 北関東営業所に異動
北関東営業所管轄の受注管理業務全般を担当。
営業のサポートとして、資料作成・販促ツールの作成・情報収集などを行う。…
【逆編年体式】時系列を逆にして最新の経験から伝えるフォーマットで、直近の業務をアピールしたい場合に効果的です。
〈書き方例〉
【2008年12月～2009年5月】 株式会社□□□□（パート社員）
XXXXXセンターで営業マネージャーとして営業管理業務全般を指揮。
1月より毎月、獲得回線契約で対前月比を更新。4月実績（対比1月実績174％アップ）
時期営業マネージャーに業務引き継ぎ。6月からの大幅業績アップの道筋をつける。契約期間終了。
【2008年11月～12月】△△△△株式会社（コンサルティング営業社員）
スカウトを経て生命保険の営業研修を受ける。
XXXXX一般過程合格。個人売上高：1万〇〇契約。査定基準達成。
（退職理由）営業マネジメント志望のため、転職を決意 …
【キャリア式】職務内容ごとに経歴をまとめるフォーマットで、複数の分野で経験を積んできた人に向いています。
〈書き方例〉
接客に関わる経歴
2010年4月～2011年8月 飲食店「〇〇〇カフェ」新橋店（株式会社〇〇〇〇入社）
＜職務＞接客、簡単な調理、レジ、注文取り、清掃（ホールスタッフ）
2011年9月～2012年5月 飲食店「〇〇〇カフェ」お台場店（新オープン、副店長）
＜職務＞接客、在庫管理、発注業務、アルバイトのシフト作成
営業に関わる経歴
2008年4月～2009年2月 株式会社□□□□ 鞄の専門商社での法人営業
2012年6月～2015年3月 △△△△株式会社 ウェブ企画会社での法人営業
＜職務＞100人以下の中小企業を対象に、新規開拓営業をしていた。
【実績】鞄の専門商社では、受注件数年間120件を達成 …
このような特徴を踏まえて、自分がアピールしたい（伝えたい）内容に合ったフォーマットを選びましょう。
下記の記事から、さまざまなフォーマットをダウンロードすることができます。
どのようなフォーマットを採用するにしても、全体のボリュームは、読みやすさを考慮してA4サイズ1～2枚にまとめましょう。
パソコンで作成する場合
近年は、手書きではなくパソコンで作成するのが一般的です。そこで、ここではパソコンでの作成を想定した疑問を解決していきます。
Q. 日付はどうすればいい？
A. 日付は、最上部の「職務経歴書」という表題下の行の右端、氏名の上に入れます。
その際、データを作成した日付ではなく、提出する日付を記入しましょう。
転職活動を始めた数カ月前に作成した場合は、内容を見直してアップデートし、提出日の日付に変更してください。
Q. フォントサイズ は？
A. Wordのデフォルトとなっている10.5ポイント、あるいは11ポイントぐらいのフォントサイズが適当です。
Q. 見出しはどうすればいい？
A. 項目を見出しとして目立たせるほうが、読みやすくなります。
見出しは、太字、網かけ、記号（【】＜＞■）、ポイントを大きくするなどの方法が効果的です。項目と項目の行間を1行あけるなどレイアウトを工夫すると、さらに見やすくなるでしょう。
Q. 図表や画像は使っていい？
A. 特にルールはないので、使っても構いません。ただし、著作権侵害や守秘義務違反にならないよう注意してください。
図版などを用いて可視化すると効果的なケースもありますが、スペースをとりすぎる可能性もあります。その場合は、ポートフォリオや別添資料としてまとめ、別添するといいでしょう。
Q. 余白はどうすればいい？
A.あまり神経質になる必要はありませんが、最終ページが数行で終わってしまうなら、行間を調整するなど工夫しましょう。最終ページの余白が3分の2から2分の1程度なら、問題ありません。
Q. 締めくくりはどうすればいい？
A. 履歴書と同様に、経歴や自己PRなどすべて書き終えたらここで終わりだとわかるよう、一番下に「以上」と記載しましょう。これはまた、改ざん防止のためでもあります。
職務経歴書の書き方に関するQ&A
ここからは、職務経歴書に記載する具体的な内容についての疑問を解消していきます。
職務要約
職務要約とは、職務経歴の要点を簡潔にまとめたもの。採用担当者が忙しくて職務経歴の細部までチェックできなくても、職務要約を読めば経歴の大枠を理解できるよう、職務経歴書の冒頭に入れます。
Q. どんな内容を要約すればいい？
A. 職務要約は、「自分にはどんな経験があり、何ができるのか」を、端的かつ意欲が伝わるように記入します。ですから、自分の経歴のどこに注目してほしいのかを意識しながらまとめることがポイントです。
下記の記事では、例文も含めて詳しい書き方を紹介していますので、参考にしてください。
Q. どのくらい詳しく書けばいい？
A. 要約ですから、200～300文字程度にまとめるのが適当です。
アルバイト経験は含めないのが基本ですが、応募職種に近い経験だったり、社員並みの活躍をしていたりと、特筆すべき理由があれば含めても構いません。
経歴が豊富で収まりきれない場合は、「これまで●●業界を中心とした10社で異なる8職種を経験し…」など、経験が豊富であることを数字を使っての要約でアピールするのもいいでしょう。そうすることで、あとに続く職務経歴への関心度を高められる可能性があります。
職務経歴
職務経歴は、これまでの経験や実績、そこで身につけたスキルや強みをアピールするための重要な項目です。
先に紹介した編年体式・逆編年体式・キャリア式の中から自分に最適なフォーマットを選び、まとめ方（見せ方）を工夫して書いていきましょう。
Q. 履歴書の「職歴」欄と職務経歴書の違いは？
A. 履歴書の「職歴」欄は、勤務先の会社名、部署名、役職、入退社日など、職歴の概要を記したもの。一方、職務経歴書は、より詳しい内容を記述するものです。
具体的にいうと、職務経歴書には履歴書に記した職歴の概要に加えて、
- 担当した職務の詳細
- 仕事上の実績や成果
- その仕事を通じて身につけたスキルや学んだこと
などを記載していきます。
以下の記事も、併せて参考にしてください。
Q. 勤務先概要の情報はどこまで書くべき？
A. 会社名に加えて、業種、事業内容、資本金、売上高、従業員数なども記入しましょう。
なぜなら、異業種からの転職や、ベンチャー・スタートアップ企業からの転職の場合、会社名だけではどんな企業に勤めていたのか採用担当者がわからない可能性があるからです。
Q. 短期の職歴は省略してもいい？
A. 勤務期間の長短にかかわらず、すべての職歴を記載しましょう。
例えば短期だからといって省略してしまうと、その空白期間について面談で確認されるかもしれませんし、場合によっては意図的に経歴を伏せていたと判断されてしまい、内定取り消しとなることもあるので注意してください。
Q.「退社」と「退職」どちらを使うのが正しい？
A. どちらも誤りではありませんが、退社には「仕事を終えて会社を出る」という意味も含まれるので、退職と書くのが一般的です。
実績・経験・知識・技術（スキル）
勤務先概要に続いて、自分が携わった業務内容、実績、受賞歴などを記載し、自分をアピールしていきます。この内容は、採用担当者が注目する項目の一つといえるでしょう。
Q. 実績や経験には何を書けばいい？
A. 「5W1H（月日・場所・クライアント・取扱い商品・目的・方法など）」を意識して、「どのように仕事に取り組んできたか」を振り返りながら、実績や経験をまとめていきましょう。
例えば営業職なら、「誰に何をどのように売ってきたか」を意識して、担当クライアント、業界、規模、商材、エリア、売上額、達成率、社内順位、受賞歴などを記載していきます。
そのほかの職種についてはこちらも参考にしてください。
エンジニアの場合は、下記の記事を参考にスキルシートを作成する方法もあります。
Q. アピールにつながるような実績や成果がない場合は？
A.「○○社で出した実績」という形にとらわれず、過去の自分と比較した今の自分の伸び率を記載するといいでしょう。
例えば「昨年は売上〇〇万円、今年は〇〇万円で、昨対比〇％アップ」などです。加えて、「そのためにどんな努力をしたか」も記載しておきましょう。
Q. 知識・スキルにはどんなことをいくつ記載すればいい？
A. 例えば、営業なら「法人営業経験〇年で培った大手企業向けの提案力」などのポータブルスキル、経理なら業務で使用していたツールやソフトなどを、2つか3つ記載しましょう。エンジニアなら開発言語や開発環境も対象になります。
資格・語学力
「取得／合格年月」「正式な資格名称、レベル（級・スコア）」を記載するのが一般的です。現在勉強中であれば、それもアピールになるので「○○取得のため、勉強中」と記載しても構いません。
Q. どんな資格を記載できる？
A. 中途採用では実務経験が重視される傾向にあるため、実務の専門知識やスキルを補強できる資格があると有利に働くことがあります。
ただし、記載する資格は業務に関係のあるものに絞りましょう。
資格の有効性や転職で有利に働く資格については、以下の記事が参考になります。
Q. 資格が何もない場合は？
A. 資格を持っていない場合は、資格の項目を設ける必要はありません。指定されたフォーマットを使用する場合は、資格欄に「特になし」と記載します。
Q. TOEICのスコアはどのくらいから、英検は何級からアピールになる？
A. TOEICスコアの最低ラインは600、仕事で使う場合は700～800、英検は2級以上が目安といわれています。そのラインに達しないのであればアピールにはなりにくく、書かないほうが無難です。
自己PR
自己PRは、職務経歴だけでは伝えにくい自分の強みや、自分は会社にどう貢献できるのかなどをアピールする欄です。
面接時に質問されることが多い要素でもあるので、職務経歴書の作成を機にきちんと整理・確認しておくことが大切です。
Q. 履歴書と職務経歴書の自己PR欄の違いは？
A. 履歴書はフォーマットがある程度決まっていて、記入欄のスペースも限られているため、あえて自己PRを書かなくても問題ありません。
職務経歴書では600字程度を目安に、特にアピールしたいポイントを要約して記載します。
Q. 自己PRの書き方は？
A. しっかりと時間をかけて自分と向き合い、これまでやってきたことを地道に棚卸しすることから始めましょう。
次の4つのステップで進めていくと、スムーズに仕上がります。
【ステップ2】応募先企業が求めている人材ニーズを理解し、自分との接点を確認する
【ステップ3】企業との接点となる自分の強みを言語化する
【ステップ4】ステップ1～3で整理した情報をもとに自己PR文にまとめる
詳しい書き方は、以下の記事で解説しています。
職務経歴書の送付に関するQ&A
職務経歴書は履歴書と一緒に提出するのが一般的です。書類の内容がどんなにしっかりしていても、マナーを守らずに送ってしまうと常識を疑われかねません。
ここからは、「郵送」と「メール」での送付に関する疑問に答えていきます。
郵送の場合
応募書類を郵送した場合、採用担当者が最初に目にするのは、書類が入っている封筒です。ですから、封筒の書き方や書類の入れ方などにも配慮しましょう。
Q. 封筒のサイズは？
A. 書類が折れたり汚れたりしないよう、A4サイズが入る「角形2号（角2）」か「角形A4号（角A4）」の封筒を選びましょう。クリアファイルに書類を挟んで封入すれば、より安心です。
Q. 封筒には何を記載すればいい？
A. まずは宛先です（縦書きが一般的）。郵便番号、住所、企業名に続き、個人宛は部署名のあとに「〇〇様」、部署宛は「〇〇御中」と書きます。
そして、応募書類であることが開封前に判別できるよう、封筒の左下に「応募書類在中」「履歴書・職務経歴書在中」と朱書きしておきましょう。
以下の記事で、さらに詳しく解説しています。
Q. 送付状は必要？
A.送付状は必ず入れなければならない書類ではありませんが、ビジネスマナーとして入れておいたほうがいいでしょう。
送付状に簡単な志望動機や自己アピールを入れることで、自分を売り込むセールスレターにもなります。送付状の書き方は、下記の記事を参考にしましょう。
メール送付の場合
パソコンで履歴書や職務経歴書を作成し、添付してすぐにメール送信できるのは便利で効率的です。とはいえ、手軽に送れるだけに、添付忘れや宛先・件名ミスなどの“うっかり送信”にはくれぐれも注意しましょう。
Q. 件名はどう書けばいい？
A. 採用担当者は、毎日たくさんのメールを受け取っています。ですから、件名は「応募書類ご送付の件／氏名」「○○○職応募の件／氏名」など、その内容や送信者がひと目でわかるよう明瞭に記載しましょう。
Q. 本文の書き方は？
A. メールの文面は、下記5つの要素が基本です。
- 宛先（企業名と担当者名）
- 氏名
- 要件
- 結びの言葉
- 署名（氏名・郵便番号＋住所・電話番号・メールアドレス）
この5要素を、見やすくレイアウトします。
以下の記事に例文がありますので、参考にしましょう。
最後に
職務経歴書は、いきなり100点満点を目指して作成に時間をかけすぎるより、最初は80点くらいの完成度を目安にしましょう。
転職活動を進めていと、面接を経る中で「伝えるべきポイント」などわかってくることがあるので、その都度中身をブラッシュアップしていけばいいのです。徐々に完成度を上げていくつもりで取り組んでください。
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