転職の挨拶状って出した？いつ・どんな内容で送ればいいの？

「『退職しました』と知らせる挨拶状は、やっぱり出すべき？メールでもいい？」「出すなら、いつ出す？誰に出す？」「どんな文面なら大丈夫？」など、退職の通知には、さまざまな迷いがつきもの。そこで、今回は、転職を経験した331人にアンケートを実施。退職の挨拶をした転職者の割合や、どのように挨拶をしたか、文面例なども交えて紹介します。

転職の挨拶状は出した？

●転職の際、挨拶状は出しましたか？（n=331、単一回答）

転職経験者に、挨拶状を出したかどうかを尋ねたところ、約2割が「はい」と回答し、約7割は「いいえ」という回答に。挨拶状を出していない人の方が多いことがわかりました。「はい」と答えた人の割合を属性別に見ると、男性22.8％に対して女性は20.1％とほとんど差はありません。年齢別では、20歳～29歳が43.9％、30歳～39歳が23.0％と、若い世代の方が挨拶状を出していることが分かりました。

転職の挨拶状の形式は、はがき？それともメール？

●挨拶状を出した際、形式はどのようなものにしましたか？（n=71、複数回答）

転職の挨拶状を出したという人に、挨拶状の形式を尋ねたところ、7割以上が「メール」と回答し、約6割が「はがき」と答えました。「その他」は1.4％と少数で、「手紙（封書）」という答えでした。

それぞれの形式について、属性別に見ると、「メール」と答えた割合は、男性76.3％、女性72.7％と男性の方がやや高く、年齢別では、20歳～29歳（83.3％）、30歳～39歳（75.6％）と、若い世代の方が多い結果に。「はがき」と答えた割合で見ると、男性55.3％に対して女性66.7％と、女性の方が多い傾向が見られました。

転職の挨拶状は誰に出した？

●転職の挨拶状は誰に出しましたか？（n=71、複数回答）

転職の挨拶状を出したという人に、出した相手を尋ねたところ、約7割が「同僚」と回答し、約6割が「取引先」と答えました。「その他」は2.8％で、「知人」「友人」という答えでした。

それぞれについて、属性別に見ると、「同僚」と答えた割合は、男性68.4％、女性78.8％と女性の方が高く、年齢別では、20歳～29歳が83.3％と突出。「取引先」と答えた割合で見ると、男性68.4％に対して女性63.6％と男性の方が高く、年齢別・職種別では30歳～39歳が75.6％と他の世代よりも多く見られました。

転職の挨拶状はいつ出せばいい？

●転職のメールの挨拶状はいつ出しましたか？（n=52、複数回答）

転職の挨拶状を出したという人に、出した時期を尋ねたところ、対同僚、対取引先のいずれも、一番多かったのが、「退職の1カ月以上前」で、約半数。次に多かったのが、「退職の1カ月～2週間前」で40％台、「退職の2週間～退社前日」が3割前後、「退職当日」が2割台で続きました。対取引先では、「退職後1カ月以内」も全体の約4分の1となりました。

【例文紹介】はがき・メールの挨拶状の書き方

はがきの場合

はがきでの挨拶状では、時候の挨拶で始めるのが通例です。対取引先の場合は、頭語と結語を「謹啓／謹白」とすると良いでしょう。
盛り込む内容は、退職の旨と時期、これまでの御礼を伝えるのが一般的です。取引先に送る場合は、退社後の後任者について簡単に触れることもあるようです。
対同僚、対友人・知人の場合は、親しさに応じて「謹啓／謹白」ではなく、「拝啓／敬具」などを頭語と結語に使うと良いでしょう。

メールの場合

メールでの挨拶状では、時候の挨拶などは省略するのが通例。段落ごとに改行し、行間を空けることで、読みやすくなります。
対取引先の場合、1段落目では最初の挨拶文を、2段落目では退職の日程や在勤中の感謝の言葉などを、3段落目では後任者の紹介や引き継ぎの状況について報告すると共に、最後の締めの挨拶を添えます。在勤中の感謝の言葉には、直近のプロジェクトや案件など、具体的なエピソードを盛り込むと、より丁寧な印象になります。
対同僚、対友人・知人の場合は、相手との親しさに応じて内容や文体を変えても良いでしょう。

今回の調査では、転職の挨拶状を同僚や取引先に送る人は、全体の約2割にとどまることが分かりました。はがきにせよ、メールにせよ、送るかどうかは、自分次第。「お世話になったので、ぜひともきちんと挨拶しておきたい」と思う相手がいれば、心のこもった挨拶状を送って、感謝を伝えると良いでしょう。

【調査概要】2019年7月16日～7月17日　株式会社ジャストシステム「転職に関するアンケート」　調査対象：転職を経験したことのある男女331名