面接辞退のメール例文｜一次・最終など転職フェーズ別のポイント

転職活動の面接辞退メールの書き方と例文を紹介します。また、一次面接や最終面接を辞退するとどうなるか、企業の対応とそれに合わせたマナーも解説。

面接当日に辞退する場合の電話での受け答えや、辞退理由の伝え方などを組織人事コンサルティングSegurosの粟野友樹氏がアドバイスします。

「他社で内定が出た」「転職活動中に希望条件が変わった」など、様々な事情から面接辞退を考えている人は、ぜひ参考にしてみてください。

面接辞退は可能？企業の反応と求職者がやるべきこと

転職活動の面接辞退は可能です。

企業も採用計画を立てる際に、辞退者がいることは見越しているでしょう。

ただし、辞退を決めたらなるべく早く企業に伝えることが重要。

ここでは、面接辞退に対する企業の反応と求職者がやるべきことを解説します。

【企業の反応】企業も面接辞退の可能性は考慮している

「現職が忙しくなってしまったので転職時期を変更した」「転職に対する考えや気持ちの変化があり、面接企業に対する志望度が下がった」など、面接を辞退する理由は様々です。

特に在職中の転職活動の場合は、限られたスケジュールの中、同時進行で複数企業に対して応募しているケースも少なくありません。

そのため、辞退せざるを得ないケースも発生する可能性があります。

企業も、面接辞退の可能性は考慮しているでしょう。

【やるべきこと】辞退を決めたら、なるべく早く企業に伝える

やむを得ない事情による面接辞退であっても、採用担当者や面接する現場責任者、役職者が面接のために予定を確保していることには変わりありません。

面接辞退をすることで迷惑をかけてしまうため、辞退を決めたらなるべく早く企業に伝えることが重要です。

転職エージェントを利用している場合は、すぐに担当のキャリアアドバイザーに相談しましょう。

一次面接の場合は辞退せずに行ってみるのもお勧め　

明確な辞退理由がない場合は、とりあえず面接に行ってみるのもお勧めです。

特に一次面接の場合は、実際の面接での情報を基に進退の判断をした方が、その後の転職活動全体の納得度が高まります。

面接を通じて企業の印象が変わるケースも多いため、面接の機会を得たなら、ぜひご自身の目で確認し、判断してみて下さい。

面接辞退メールのポイントと例文

面接当日の辞退などでない限り、多くの人は面接辞退をメールで伝えることになるでしょう。

ここでは、メールで面接辞退を伝えるときのマナーと書き方のポイント、メール例文を紹介します。

メールで面接辞退するときのマナーとポイント

＜基本的なビジネスメールの書き方＞

• 宛名には相手の企業名と氏名、分かる場合は部署名を記載する
• 挨拶に加えて、自分の名前と相手との関わりを簡潔に伝える
• 用件は結論から伝える
• 人によって捉え方が変わる言葉は使わず、明確な表現を心がける
• 忙しい相手への配慮を込めて結びの言葉を入れる
• 最後に氏名やメールアドレス、電話番号を記載した署名を入れる

＜転職活動ならではのメールのマナー＞

• 在籍企業のメールアドレスではなく、個人のメールアドレスを使う
• 企業からのメールには早めの返信を心がける

＜面接辞退ならではのメールのマナー＞

• 件名で用件がわかりやすいように工夫する
• 本文に【氏名・面接予定日・選考段階】を入れ、面接を辞退する旨を伝える
• これまでの選考に時間を割いてもらったことへのお礼と、辞退することへのお詫びの言葉を入れて締めくくる

面接辞退のメール例文

件名：【面接辞退のご連絡】●●●●（名前※フルネーム）

□□株式会社 人事部 ○○様 〇月〇日に面接のお約束をしておりました●●●●です。 面接の機会をいただいた中で大変恐縮ですが、 一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。 お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、 このようなご連絡となり大変申し訳ございません。 本来直接お詫びすべきところでございますが、 メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。 ——————— ●●●●（名前） 〒100-XXXX 東京都千代田区●●―●● 電話　***-****-**** メール　******@***.com ———————

面接辞退をする際、その理由を企業に正直に伝えていいものか悩む人も多いでしょう。

電話やメールで面接辞退を伝える場合、詳しい理由を本音で話す必要はありません。

ただし、企業側から問われた場合は、なるべく簡潔かつ失礼のない内容を答えることをお勧めします。

面接辞退理由の本音と企業への伝え方

面接辞退の理由を企業側から問われた場合、過剰にへりくだって伝える必要はありませんが、応募企業の採用担当者は貴重な時間と労力を割いて面接をセッティングしていることを念頭に、誠意をもって話すことが大切です。

ここでは、面接辞退理由の本音ごとに、企業への伝え方の例を解説します。

嘘をつく必要はありませんが、相手が不快にならないように、言葉選びには気をつけましょう。

【本音】現職が忙しくて転職活動を進める余力がない →【伝え方】転職活動を行う時期を見直したため 【本音】今の仕事が面白くなったから辞めたくない →【伝え方】現職に残ることを決断したため 【本音】志望度が下がった →【伝え方】自身のキャリアの方向性を再検討した結果、目指すキャリアとのズレやギャップを感じたため 【本音】他社に内定した →【伝え方】同時期に応募していた他社から内定をいただき、その会社に入社を決意したため 【本音】妊娠がわかり現職に留まることにした →【伝え方】仕事や家庭の状況などを総合的に検討し、転職活動を停止するため

一次面接・最終面接を辞退するとどうなる？企業の対応と辞退のポイント

一次面接・最終面接・内定辞退の場面ごとに、選考辞退に対する企業の受け止め方や対応が異なるケースがあります。

ここではそれぞれのフェーズで選考辞退することを決めたら、どのように企業に伝えるのがよいかをアドバイスしています。

一次面接の選考辞退

採用人数や募集しているポジション、応募状況にもよりますが、一次面接は書類だけで判断しきれないことを「判断する」ために面接設定されるケースも多いでしょう。

そのため、二次～最終面接よりも辞退に対して寛容な場合があります。

一次面接を辞退したからといって、企業から責められることはないでしょう。

一方で、一次面接とは応募者と採用企業が、直に会ってお互いを判断するスタートラインでもあります。

一次面接で話してみて、求人情報では分からなかった魅力に気づくことができるかもしれません。

「辞退」よりも「まずは面接してみてから判断する」方が、求職者にとってメリットが大きいので、辞退連絡の前にもう一度考えてみることをお勧めします。

最終面接の選考辞退

最終面接は現場責任者や役員、企業によっては社長が同席するケースもあります。

普段、予定を押さえるのが難しい役職の人たちなので、辞退することを決めたらなるべく早く伝えるようにしましょう。

場合によっては「なぜ辞退になったのか」を説明する必要がありますが、詳細に言いたくなければ「一身上の都合により」で問題ありません。

最終面接の辞退は言いづらいと感じる人もいるかもしれませんが、連絡は早く、確実に行うことが大切です。

面接当日になってしまった場合は電話を使って伝えるなど工夫し、音信不通で辞退になることは避けましょう。

また、これまで選考対応してくれたお礼を伝えるようにしましょう。

内定が出た後の辞退（内定辞退）

内定辞退をする場合は、これまでの選考や内定へのお礼、辞退する理由などを丁寧に伝えることが大切です。

場合によっては、辞退を引き留めるために、企業から改めて仕事の魅力を伝えたり、雇用条件の改善を伝えたりする面談の提案があるかもしれません。

辞退の連絡した後であっても、状況に応じて面談に対応するのもひとつの方法でしょう。

面談の結果、懸念事項が解消して内定受諾をする転職者も一定数存在します。

面接辞退の連絡方法は「メール」と「電話」どちらがいい？

面接辞退を決めた場合は、状況に応じて「メール」と「電話」を使い分けられるとよいでしょう。

応募企業の営業時間外や、採用担当者と電話がつながらない場合、また面接日まで比較的日数がある場合などはメールでの連絡で大丈夫です。

ただし面接当日など、直前に辞退を伝えなければならない場合は、採用担当者がメールを確認できるとは限らないため、電話で直接連絡をするのが確実でしょう。

電話での面接辞退のポイントと伝え方例文

面接辞退を電話で伝えるときの注意点と、伝え方の例文、辞退理由の答え方を紹介します。

電話で面接辞退するときのポイント

面接直前での辞退は、スケジュールを確保して待っていた応募企業に対して迷惑をかけてしまうことになります。

辞退することが面接開始時間の前に確実に伝わるように電話し、丁寧にお詫びしましょう。

口頭で辞退理由を聞かれたときのために、伝える内容を準備しておくと安心です。

電話での面接辞退の伝え方例文

お世話になっております。 先週御社に応募させていただき、一次面接のお約束をいただいております●●と申します。その際は、選考通過のご連絡をいただきありがとうございました。 大変恐縮ですが、明日に予定しておりました一次面接の件について、辞退したくご連絡を差し上げました。

辞退理由を電話で聞かれた場合の受け答え例文

実は同時期に応募していた他社から本日、内定のご連絡をいただきました。 そこで改めて検討した結果、内定をいただいた企業への入社を決意いたしました。 この度は貴重なお時間をいただきましたのに、誠に申し訳ございません。