どう断る？面接辞退のメールや電話マナー【理由別の例文付き】

面接の辞退は、転職活動や就職活動では珍しくなく、企業側も辞退者がでることは、ある程度想定しています。一般的に、面接辞退の連絡はメールで行うことが多いですが、初めての場合「どんな文面にするか」など迷っているうちに時間が経ってしまい、結果的に企業側へ迷惑をかけかねません。

そこで本記事では、面接の辞退メールの例文や、電話連絡が必要なケースの判断基準を徹底解説します。応募先に対して誠意ある対応をすることで、円満に選考を辞退できるようにしましょう。

面接辞退・選考辞退の基本マナー

まずはじめに、面接辞退における適切なマナーで押さえるべき基本マナーを解説します。

• 辞退を決断したら速やかに連絡する
• 連絡を入れずにそのまま辞退するのはNG

辞退を決断したら速やかに連絡する

面接辞退の基本の対応は、辞退を決めたら、できる限り早く企業へ連絡を入れることです。それが辞退する側ができる企業への最大の配慮です。

辞退の連絡を早めにもらうことで、企業は空いた時間を他の候補者の選考や別の業務に充てることができるので、採用活動への影響を最小限に抑えられるようになります。ギリギリになればなるほど、企業側への負担が大きくなります。

連絡なしでの無断辞退はNG

どのような事情があっても、事前の連絡なく面接を辞退することは避けるべきです。

連絡がないと、企業側は「事故やトラブルに巻き込まれたのではないか」と心配し、緊急連絡先へ確認の電話を入れるなどの対応をおこないます。無断での辞退は、単に相手の時間を取らせるだけでなく、不要な気遣いや混乱を招くことにつながります。

必ず事前に面接の辞退連絡を入れましょう。突発的な事情で連絡が入れられなかった場合は、事後でも連絡を入れるのが望ましいです。

面接辞退の連絡方法はメール？電話？

面接辞退の連絡方法は、それまでのやりとり手段や辞退のタイミングによって異なります。ここでは、面接の辞退について、メールと電話のどちらを使うのがおすすめか、状況別の判断基準を解説します。

面接2日以上前の辞退：メールでも良い

面接予定日まであと2日以上の余裕がある場合、それまでの連絡がメールであれば、基本的にメールで辞退の連絡をします。

メールであれば、辞退の証拠が文章として残るため、言った言わないのトラブルを防ぐことにもつながります。
面接の辞退メールの送信後は、念のため送信済みトレイを確認し、正しく送信されているかチェックしておきましょう。また、辞退メール送信後、1日以内に企業から返信が来なければ、電話をして辞退したい旨が伝わっているかを確認する方が望ましいです。

面接前日や当日辞退：電話連絡する

それまでの連絡がメールの場合でも、面接前日や当日に辞退する場合は、電話で直接連絡を入れましょう。メールだと相手がすぐに確認できるとは限らず、面接の直前まで気づかないリスクがあるためです。

電話で面接の辞退を伝えた後に、さらに追加でメールも送る方法がおすすめです。電話とメールを併用することで記録も残り、辞退の意思が確実に伝わります。その際は、メールの文末に「返信の配慮は不要です」とつけると、相手への負担を減らすことができます。

連絡する時間は、企業の就業時間内にするのが基本

緊急時以外の面接辞退の連絡は、メールにせよ電話にせよ、企業の就業時間内におこなうのが基本的なマナーです。

在職中で日中の連絡が難しい場合は、昼休みの時間帯を利用するか、メールアプリの予約送信機能を活用して営業時間内に届くよう設定しましょう。

やむを得ず夜間に面接の辞退メールを送る場合は、件名や本文の冒頭に「夜分遅くに失礼いたします」と一言添えて、配慮している態度を示します。

面接辞退メールの基本的な作り方

面接辞退のメールを作成する際は、内容が端的に伝わる工夫をすることが大切です。ここでは、メールの基本構成別に、辞退メールならではの具体的な書き方を解説します。

件名

メールの件名は、メールを開封しなくても用件と送信者が一目で分かるように記載するのがポイントです。

• OK例：面接辞退のご連絡／氏名（面接予定日）
• NG例：面接についてお願い／氏名

具体的には、上のOK例のように、「辞退の旨と氏名、面接予定日」を含めると親切です。比較で紹介するNG例は、「面接についてのお願い」と、辞退連絡であることが直接に伝わりません。その結果、担当者が気づかない可能性もあります。

特に辞退メールは、緊急性もあるため、分かりやすい件名にするようにしましょう。

宛名

本文の最初には、会社名や部署名、役職名、担当者名を正式名称で正確に記載します。誤字脱字は相手に失礼なため、送信前に企業名や担当者名に間違いがないか、必ず確認しましょう。

• OK例：株式会社〇〇〇〇 人事部　理久奈一郎様
• OK例：株式会社〇〇〇〇 採用ご担当者様
• NG例：（株）〇〇〇〇 人事部　理久奈一郎様

会社名は「（株）」のように略さず、「株式会社」「有限会社」などと書き、前株か後株かも間違えないよう注意します。

また、担当者の名前が分かっている場合は「人事部 採用担当 佐藤様」のように具体的に書くのが一般的です。担当者名が分からないときや、複数名とやり取りしている場合は「採用ご担当者様」としておけば問題ありません。

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本文

冒頭で簡潔に挨拶をして、予定していた面接日時と辞退する旨を伝えます。

その後、辞退の理由を簡潔に記載します。詳細に説明する必要はないので、具体的な理由を伝えにくい場合は「一身上の都合により」「検討の結果」といった定型表現を用いるのが一般的です。

最後には、貴重な時間を割いていただいたことへの感謝と、期待に応えられなかったことへのお詫びの言葉を添えて締めくくります。

全体を通して、簡潔でありつつ誠意が伝わる文章を心がけることが大切です。

署名

メールの最後には必ず署名を入れ、氏名や住所、電話番号、メールアドレスなどの連絡先情報を記載しましょう。企業側から電話で詳細を確認したい場合や、緊急の連絡が必要になった際にも、面接担当者がスムーズに行動しやすくなります。

なお、署名と本文の間には区切り線を入れて差別化すると、視認性が高まり、より読みやすいメールになります。さらに、署名を定型文として登録しておくと、毎回入力する手間が省けて便利です。

面接辞退のメール例文（理由別）

面接辞退のメールは、理由によって適切な表現が異なります。ここでは、状況別に具体的な例文と、それぞれのポイントを解説します。

• 基本的な辞退メール例（理由の記載なし）
• 他社から内定をもらった場合の辞退メール例
• 企業とのミスマッチによる辞退メール例
• 体調不良による辞退メール例
• 本音：仕事が忙しくて転職活動ができない
• 本音：今の仕事にとどまることにした

基本的な辞退メール例（理由の記載なし）

件名：【面接辞退のご連絡】氏名（面接予定日）

株式会社〇〇〇〇 人事部　理久奈一郎様

〇月〇日に面接のお約束をしておりました●●●●です。

面接の機会をいただいた中で大変恐縮ですが、一身上の都合により 面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり 大変申し訳ございません。 本来であれば直接お詫びすべきところ、 メールでのご連絡となりましたこと、 重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

——————————— 陸波玉夫（Tamao Rikunami） 〒150-**** 東京都▲▲区〇〇***-*** TEL.090-****-**** E-mail：***@***.or.jp ———————————

【メール文面のポイント】

上述した通りに、メールの中で辞退理由を詳しく伝える必要はありません。ただし、理由を具体的に伝えないことで印象がやや下がる可能性があるため、より丁寧に謝罪の意思を伝えるようにしましょう。

他社から内定をもらった場合の辞退メール例

件名：【面接辞退のご連絡】氏名（面接予定日）

株式会社〇〇〇〇 人事部　理久奈一郎様

〇月〇日に面接のお約束をしておりました●●●●です。

この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 誠に勝手ながら、自身のキャリアプランを含め慎重に検討を重ねた結果、 他社からの内定を受諾することを決めたため、 面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴社にも大変魅力を感じておりましたが、このような結果となり、 誠に申し訳ございません。 貴重なお時間を割いていただきながら、ご期待に添えず心苦しく存じます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

——————————— 陸波玉夫（Tamao Rikunami） 〒150-**** 東京都▲▲区〇〇***-*** TEL.090-****-**** E-mail：***@***.or.jp ———————————

【メール文面のポイント】

他社の内定を受諾した旨を伝える場合、正直に理由を述べてもかまいません。企業側も納得しやすい理由です。「慎重に検討を重ねましたが」「熟考いたしましたが」などを使用し、考え抜いた結果の結論だとわかる文章を作成しましょう。

企業とのミスマッチによる辞退メール例

件名：【面接辞退のご連絡】氏名（面接予定日）

株式会社〇〇〇〇 人事部　理久奈一郎様

〇月〇日に面接のお約束をしておりました●●●●です。

この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 貴社の事業内容や求められる業務について改めて検討した結果、誠に勝手ながら、 私自身のキャリアプランとの方向性に相違があると判断し、 面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり、 大変申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

——————————— 陸波玉夫（Tamao Rikunami） 〒150-**** 東京都▲▲区〇〇***-*** TEL.090-****-**** E-mail：***@***.or.jp ———————————

【メール文面のポイント】

たとえ辞退理由が条件面でのミスマッチであっても、そのまま伝えるのは避けましょう。不満点を列挙すると企業への批判と受け取られ、不要なトラブルに発展する可能性も考えられます。転職活動の面接の場合は、「キャリアプランとの方向性の違い」といった表現に言い換えて伝えるようにしましょう。

体調不良による辞退メール例

件名：【面接辞退のご連絡】氏名（面接予定日）

株式会社〇〇〇〇 人事部　理久奈一郎様

〇月〇日に面接のお約束をしておりました●●●●です。

この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 誠に勝手ながら、体調不良により当面の間、就職活動を続けることが難しくなったため、 面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり、 大変申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

——————————— 陸波玉夫（Tamao Rikunami） 〒150-**** 東京都▲▲区〇〇***-*** TEL.090-****-**** E-mail：***@***.or.jp ———————————

【メール文面のポイント】

体調不良を理由にする場合、具体的な病名や症状を伝える必要はありません。「就職／転職活動を続けることが難しい」という表現で、辞退の必要性を伝えられます。

辞退する旨だけでなく、機会を頂いた感謝と謝罪を丁寧に伝え、最後まで誠意ある姿勢を示しましょう。

本音：仕事が忙しくて転職活動ができない

件名：【面接辞退のご連絡】氏名（面接予定日）

株式会社〇〇〇〇 人事部　理久奈一郎様

お世話になっております。 〇月〇日に面接のお約束をしておりました●●●●です。

この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 誠に勝手ながら、現在の業務状況を踏まえ、 転職活動をおこなう時期を見直すことといたしました。 つきましては、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり、 大変申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

——————————— 陸波玉夫（Tamao Rikunami） 〒150-**** 東京都▲▲区〇〇***-*** TEL.090-****-**** E-mail：***@***.or.jp ———————————

【メール文面のポイント】

「仕事が忙しすぎて転職活動ができない」という本音を、「転職活動をおこなう時期を見直す」という前向きな表現に言い換えています。一方的な自己都合を述べるのではなく、タイミングの問題として伝えることで、企業側も受け入れやすくなるでしょう。

本音：今の仕事にとどまることにした

件名：【面接辞退のご連絡】氏名（面接予定日）

株式会社〇〇〇〇 人事部　理久奈一郎様

〇月〇日に面接のお約束をしておりました●●●●です。

この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 誠に勝手ながら、熟慮の結果、現職に残ることを決断いたしました。

つきましては、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり、 大変申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

——————————— 陸波玉夫（Tamao Rikunami） 〒150-**** 東京都▲▲区〇〇***-*** TEL.090-****-**** E-mail：***@***.or.jp ———————————

【メール文面のポイント】

現職に残る選択肢自体に問題はありませんが、待遇改善や昇進などの理由をそのまま述べることは望ましくありません。

あくまで「熟慮した結果、見送らせて頂く」という姿勢で、面接担当者への謝罪と感謝の気持ちを簡潔に伝えるのがポイントです。

面接の辞退を電話で伝える場合の例文、マナー

それまでのやりとりが電話、あるいは、メールだったとしても面接の前日、または当日に辞退連絡を入れる場合は、電話で伝える必要があります。

まず、採用担当者からのメールの署名欄や企業の採用ページ等で、正確な連絡先を確認してからかけましょう。

電話がつながったら受付の方に対し、「○月○日に面接のお約束をしております、〇〇（氏名）と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」と伝え、担当者につないでもらいましょう。

担当者に代わった後は、以下の例文を参考に、明確に辞退の意思と理由を伝えます。

電話で辞退を伝える際の話し方例文

お世話になっております。 先週御社に応募させていただき、〇月〇日に一次面接のお約束をしております●●です。 その際は、選考通過のご連絡をいただきありがとうございました。 大変恐縮ですが、明日に予定しておりました一次面接の件について、 辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

また、担当者から「差し支えなければ理由をお聞かせいただけますか？」と質問されることがあれば、自身の理由に合わせて、以下のように簡潔に答えましょう。

電話で詳しく理由を伝える例文（他社に内定が決まったケース）

実は、別の企業様より内定をいただき、自身の適性などを検討した結果、 そちらに入社することを決意いたしました。

企業はスケジュールを調整し時間を確保しているため、面接直前での辞退は迷惑がかかります。なるべく早く辞退を伝え、丁寧にお詫びしましょう。

面接の辞退メールについてよくある質問

ここからは、面接の辞退メールで疑問に持ちやすいポイントとその対応方法について解説します。

企業から返信があった場合はどう対応すべき？

企業からの返信が「辞退を承知しました」という内容であれば、基本的にこちらからの返信は不要です。

最後まで丁寧に対応したいと感じる場合は、簡潔に「ご確認いただきありがとうございました。末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」といった短い文章で十分で返信しても良いでしょう。

どのように理由を伝えればよいか迷った際は、本記事内の「面接辞退のメール例文（理由別）」で紹介した文言も参考にしてください。

辞退メールの送信後、企業からの返信がない場合はどうすべき？

面接の辞退メールの送信から2〜3営業日が経過しても返信がない場合、メールが届いていない、または見落とされている可能性があります。

面接当日まで日数がある場合は、辞退メールを再送しても良いでしょう。その際は、件名に「【再送】面接辞退のご連絡／氏名（面接予定日）」のように「再送」の文字を付け、本文で「念のため再送いたします」と一言添えます。

面接の前日や当日になっても返信がない場合は、電話で担当者に辞退メールが届いているか確認し、「無断欠席」扱いを防ぎましょう。

企業側から引き留められた場合はどうする？

辞退の連絡をした際に、「条件を見直す」などと引き留められるケースも稀にあります。

自分の中の辞退の決意が揺るがない場合は、迷わず「意思は変わりません」とはっきり断るようにしましょう。曖昧な態度をとると、相手に期待を持たせてしまい、結果的によりお互いに時間を使うことにつながります。

ただし、辞退の理由が給与条件や勤務地などで、辞退を伝えた結果、希望に沿う条件が企業から再提示された場合は、再検討する選択肢もあります。引き留めに応じて再検討する場合は、「◯日までにご回答いたします」と最終回答期限を伝えましょう。

辞退した企業にもう一度応募できる？

基本的には、一度辞退したら再応募は難しいという覚悟で判断すべきです。応募自体は可能かもしれませんが、企業側は「また内定を出しても辞退されるのではないか」と懸念を抱き、採用のハードルは高くなります。とくに、前回の辞退理由が解消されていないと判断されたり、当時の対応が不誠実だったりした場合は、選考通過は厳しくなるでしょう。

また、企業によっては「過去1年以内に応募歴がある方は不可」といった規定を設けている場合もあるため、応募要項の確認が必須です。