面接日程調整メールの書き方・返信の仕方【例文あり】

2017年8月31日公開最終更新日：2022年6月9日

転職の際、面接の日程を決める方法には大きく3つあります。

1．企業から面接日程を指定される場合
2．企業から面接日程の候補を提示された場合
3．入社希望者から面接日程の候補を提示する場合

それぞれのケースで、どのようなメールを書けばいいのか具体的に見ていきましょう。

1．企業から面接日程を指定された場合
2．企業から面接日程の候補を提示された場合
3．入社希望者の側から面接日程の候補を提示する場合

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1．企業から面接日程を指定された場合

企業から面接日程を指定された場合の返信メール（例文）

件名：Re:面接のご案内

株式会社○○○○
人事部　理久奈一郎さま

お世話になっております。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
では、下記日時に貴社にうかがわせていただきます。

○月○日（水）：13時

お忙しいところお時間を作っていただき、心より感謝申し上げます。
恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————
陸波玉夫（Tamao Rikunami）
〒150-****　東京都▲▲区○○***-***
TEL.090-****-****
FAX.045-****-****
E-mail：***@***.or.jp
———————————

解説

件名：Re:面接のご案内

相手から届いたメールにそのまま返信すればOK（件名はいじらない）。

株式会社○○○○
人事部　理久奈一郎さま

宛名は「社名→部署→担当者名（フルネーム）」の順で。会社名や部署名は正式名称で。会社名や部署名の長さにもよりますが、宛名は２行以内に収めるのがスマートです。

お世話になっております。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
では、下記日時に貴社にうかがわせていただきます。
○月○日（水）：13時

挨拶のあと、連絡いただいたことへのお礼と、提示された日程でOKか否かを書きます。

お忙しいところお時間を作っていただき、心より感謝申し上げます。
恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

再度、面接していただけることへの感謝を述べます。

署名。氏名、自宅住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスを記しておきます。前職（現職）の情報などは入れません。

もしも指定された日程に予定が入っている場合は、以下のように、こちらから面接日程の候補日をいくつか示すと話がスムーズです。

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

あいにく○月○日（水）は地方出張に出ております。
ご希望に沿えず、誠に申し訳ございません。

こちらの都合で申し訳ございませんが、
以下の日時であれば貴社にうかがえます。

○月○日（月）終日
○月○日（火）14時〜17時（17時には面接終了希望）
○月○日（水）終日
○月○日（金）10時〜16時（16時には面接終了希望）

ご都合はいかがでしょうか。

お手数、ご迷惑をおかけいたしますが、
ご検討いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

こちらから候補日を示さずに「ご希望に沿えず、誠に申し訳ございません」とだけ返してしまうと、再び相手から日程が送られてきて……再び予定が合わずお詫びをして——という非効率・不毛なやり取りが続きかねません。提示された日程がNGのときは、こちらから複数の日程候補をメールしましょう。

2．企業から面接日程の候補を提示された場合

企業から面接日程の候補を複数提示された場合の返信メール（例文）

件名：Re:面接のご案内

株式会社○○○○
人事部　理久奈一郎さま

お世話になっております。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

面接日程ですが、下記の日時でお願いできますでしょうか。

○月○日（水）13時

お忙しいなか恐れ入りますが、
当日は何卒よろしくお願いいたします。

このように、提示された日程候補から選んだ日時を伝えましょう。もしも候補日の中に都合がつく日程がない場合には、1で書いたように、面接日程の候補日をこちらからいくつか示すとよいでしょう。

3．入社希望者の側から面接日程の候補を提示する場合

企業から面接日程の候補を提示するよう指示された場合のメール（例文）

件名：Re:面接のご案内

株式会社○○○○
人事部　理久奈一郎さま

お世話になっております。
ご連絡いただき、ありがとうございます。

僭越ながら、面接の希望日程をお送りさせていただきます。

○月○日（月）終日
○月○日（火）14時〜17時（17時には面接終了希望）
○月○日（水）終日
○月○日（金）10時〜16時（16時には面接終了希望）

ご都合は合いますでしょうか。
手前勝手で申し訳ございませんが、ご検討いただければ幸いです。
お忙しいところ誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

複数の日程候補を挙げるときは、例文のように、箇条書きを利用します。「6月17日〜21日（17日と18日は終日、19〜21日は13時〜17時）のいずれかでお願いできれば幸いです」のような書き方は、読みにくく誤解を招きかねません。

なお、「13時〜17時」という書き方だと、17時からの面接もOKなのか、17時までに終わらせたほうがいいのかがわかりません。誤解されないよう「13時〜17時（17時には面接終了希望）」などと書いておくといいでしょう。また、日程を伝えるときに「日にち」だけでは誤解が生じやすくなります。「日にち」とあわせて、必ず「曜日」も伝えるようにしましょう。

（記事作成日：2017年8月31日）

山口拓朗（やまぐち・たくろう）　伝える力【話す・書く】研究所所長

「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」等の文章力向上をテーマに執筆・講演活動を行う。最新刊『残念ながら、その文章では伝わりません』（だいわ文庫）のほか、『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』（明日香出版社）、『問題を解くだけですらすら文章が書けるようになる本』（総合法令出版）、『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』（日本実業出版社）、『書かずに文章がうまくなるトレーニング』（サンマーク出版）他がある。

山口拓朗公式サイトはこちら

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