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面接に急遽行けなくなったときに送るお詫びメールの書き方・電話のかけ方

急遽面接いけないイメージ言うまでもなく、面接の日程は守らなければいけません。安易に約束を覆すことは“相手の時間を奪う”ことになりかねません。
とはいえ、急病や身内の不幸など、どうしてもキャンセルしなければいけないときもあるでしょう。その場合は、すぐに「面接に行けないお詫び」と「日程変更のお願い」の連絡を入れましょう。

面接日程変更のお願いの連絡は、メールではなく、電話でするのがよいでしょう。メールは電話に比べ、受け取った側が確認するまでに時間がかかってしまいます。すぐに伝えるという意味で、電話で連絡する方がよいでしょう。とくに面接日が差し迫っている場合は、できる限り電話で対応を進めていきましょう。担当者がつかまらない場合は、担当者への伝言をお願いしたうえで、あわせてメールも送るようにしましょう。

どうしてもすぐに電話できない事情があるときは、すばやく「約束した面接に行けないお詫び」と「面接日程変更のお願い」を盛り込んだメールを送りましょう。その際、メールの文末には、改めて電話を入れさせてもらう旨を添えます。

面接日程の変更をお願いするメールの書き方

面接日程の変更をメールでお願いするとき(例文)

件名:面接日程変更のお願い/陸波玉夫

株式会社○○○○
人事部 理久奈一郎さま

お世話になっております。
○月○日に面接のお約束をさせていただいている陸波玉夫です。

お忙しいところ誠に申し訳ございませんが、
面接日程の変更いただくことは可能でしょうか。

本日、病院でインフルエンザの診断を受け、
1週間の外出禁止を言い渡されました。
体調管理がいたらず、不徳の致すところです。

本当に申し訳ございません。

一方的なスケジュールで申し訳ございませんが、
以下の日時であれば貴社にうかがえます。

○月○日(月)13時〜17時
○月○日(火)終日
○月○日(水)終日
○月○日(金)10時〜15時

お手数、ご迷惑をおかけいたしますが、ご検討いただければ幸いです。

なお、取り急ぎメールでのご連絡となりましたが、
明日(○日)の午前中に、改めてお電話させていただきます。

何卒よろしくお願いいたします。

———————————
陸波玉夫(Tamao Rikunami)
〒150-**** 東京都▲▲区○○***-***
TEL.090-****-****
FAX.045-****-****
E-mail:***@***.or.jp
———————————

解説

件名:面接日程変更のお願い/陸波玉夫

件名はメールの内容がひと目でわかるように。「面接の件」では言葉足らずです。件名の最後に送信者の名前も入れておいたほうが親切です。

株式会社○○○○
人事部 理久奈一郎さま

宛名は「社名→部署→担当者名(フルネーム)」の順で。会社名や部署名は正式名称で。会社名や部署名の長さにもよりますが、宛名は2行以内に収めるのがスマートです。

お世話になっております。
○月○日に面接のお約束をさせていただいている陸波玉夫です。

メール本文の冒頭では、送信者が何者かを端的に書きます。名前だけで伝わらないかもしれないので「○月○日に面接のお約束をさせていただいている陸波玉夫です」のように具体的に書く必要があります。

お忙しいところ誠に申し訳ございませんが、
面接日程の変更いただくことは可能でしょうか。
本日、病院でインフルエンザの診断を受け、
1週間の外出禁止を言い渡されました。
体調管理がいたらず、不徳の致すところです。
本当に申し訳ございません。

面接をキャンセルするに十分な理由を添えて、「面接日程変更のお願い」と「面接に行けないお詫び」をします。面接に行けない理由が「外せない予定が入ってしまい」などでは、「面接の予定は大事じゃないのか?」と思われてしまいます。失礼と思われないような書き方をしましょう。

一方的なスケジュールで申し訳ございませんが、
以下の日時であれば貴社にうかがえます。
○月○日(月)13時〜17時
○月○日(火)終日
○月○日(水)終日
○月○日(金)10時〜15時
お手数、ご迷惑をおかけいたしますが、ご検討いただければ幸いです。

再設定する面接の候補日時を挙げます。先方が選びやすいように、できるだけ多く候補日時を出します(最低3つ以上)。

なお、取り急ぎメールでのご連絡となりましたが、
明日(○日)の午前中に、改めてお電話させていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。

面接日が近づいているケースでは、改めて電話する旨も記載します。

———————————
陸波玉夫(Tamao Rikunami)
〒150-**** 東京都▲▲区○○***-***
TEL.090-****-****
FAX.045-****-****
E-mail:***@***.or.jp
———————————

署名。氏名、自宅住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスを記しておきます。前職(現職)の情報などは入れません。

面接日程変更のお願いメールでは、くり返しになりますが、日程変更をお願いする理由については、くれぐれも慎重に書きましょう。「約束を軽々と破られた」と思われると、その後の選考に影響が出るかもしれません。

面接日程の変更をお願いする電話のかけ方

面接日程の変更を電話でお願いするとき(例文)

お世話になっております。○月○日に面接のお約束をさせていただいている陸波玉夫です。

<担当者の返答>

お忙しいところ誠に申し訳ございませんが、面接の日程を変更いただくことは可能でしょうか。
実は本日、病院でインフルエンザの診断を受け、1週間の外出禁止を言い渡されてしまいました。

この会話の続きは、相手の言葉次第で変化します。メールと違って、こちらから変更日時の候補を伝える必要もありません。おそらく先方から「では、○月○日か○日は、ご都合いかがですか?」などと変更先の日時の打診があるはずです。できるだけ相手の都合にあわせる形で対応しましょう。

相手から「ご予定がいい日時はありますか?」と聞かれた場合は、メール同様、こちらの都合のいい日時を伝えましょう。都合のいい変更日時を即答できるよう、電話を入れる前にスケジュールの空き状況をチェックしておくといいでしょう。

面接日程の変更の電話をしたあとのフォローメール

なお、面接日程の変更の電話をしたあとで、変更内容を記したフォローメールを入れておくと安心です。メールではあれば「文字として残る」のでリマインド効果も期待できます。

面接日程の変更の電話をしたあとのフォローメール(例文)

件名:面接日程変更のご快諾のお礼/陸波玉夫より

株式会社○○○○
人事部 理久奈一郎さま

お世話になっております。
先ほどは日程変更のご快諾をいただき、ありがとうございました。
お約束どおり、下記日時に貴社にうかがいます。

○月○日(月):15時

お気遣いの言葉もありがとうございました。
しっかり静養して本来の体調を取り戻したく存じます。

このたびは本当にご迷惑をおかけいたしました。
引き続き、よろしくお願いいたします。

———————————
陸波玉夫(Tamao Rikunami)
〒150-**** 東京都▲▲区○○***-***
TEL.090-****-****
FAX.045-****-****
E-mail:***@***.or.jp
———————————

解説

件名:面接日程変更のご快諾のお礼/陸波玉夫より

件名はメールの内容がひと目でわかるように。「面接の件」では言葉足らずです。件名の最後に送信者の名前も入れておいたほうが親切です。

株式会社○○○○
人事部 理久奈一郎さま

宛名は「社名→部署→担当者名(フルネーム)」の順で。会社名や部署名は正式名称で。会社名や部署名の長さにもよりますが、宛名は2行以内に収めるのがスマートです。

お世話になっております。
先ほどは日程変更のご快諾をいただき、ありがとうございました。
お約束どおり、下記日時に貴社にうかがいます。
○月○日(月):15時

あいさつのあと、日程変更に応じてくれたお礼と、日程変更の日時を書きます。電話をしたときに相手の態度が少し冷たく感じられたようなときは、再度お詫びの言葉も添えたほうがいいでしょう。

お気遣いの言葉もありがとうございました。
しっかり静養して本来の体調を取り戻したく存じます。

電話中にいただいた相手の言葉へのお礼などを伝えます(電話の内容に合わせて)。

このたびは本当にご迷惑をおかけいたしました。
引き続き、よろしくお願いいたします。

改めてお詫びをします。

———————————
陸波玉夫(Tamao Rikunami)
〒150-**** 東京都▲▲区○○***-***
TEL.090-****-****
FAX.045-****-****
E-mail:***@***.or.jp
———————————

署名。氏名、自宅住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスを記しておきます。前職(現職)の情報などは入れません。

もちろん、後日、面接に行ったときには、採用担当者や面接官に面接日程を変更に応じてくれたお礼を伝えることをお忘れなく。「面接日程変更の無理を聞いていただき、ありがとうございました。お陰様で体調もすっかり戻りました」といった具合です。ピンチはチャンスです。「面接日程の変更」というやり取りをスムーズかつ的確こなすことが「誠実さ」や「想定外な出来事への対応力」のアピールになると肝に銘じておきましょう。

(記事作成日:2017年8月31日)

山口 拓朗(やまぐち・たくろう) 伝える力【話す・書く】研究所所長

「論理的に伝わる文章の書き方」や「好意と信頼を獲得するメールコミュニケーション」「売れるキャッチコピー作成」等の文章力向上をテーマに執筆・講演活動を行う。最新刊『残念ながら、その文章では伝わりません』(だいわ文庫)のほか、『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』(明日香出版社)、『問題を解くだけですらすら文章が書けるようになる本』(総合法令出版)、『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(日本実業出版社)、『書かずに文章がうまくなるトレーニング』(サンマーク出版)他がある。

山口拓朗公式サイトはこちら