面接に急遽行けなくなったときに送るお詫びメールの書き方・電話のかけ方

言うまでもなく、面接の日程は守らなければいけません。安易に約束を覆すことは“相手の時間を奪う”ことになりかねません。
とはいえ、急病や身内の不幸など、どうしてもキャンセルしなければいけないときもあるでしょう。その場合は、すぐに「面接に行けないお詫び」と「日程変更のお願い」の連絡を入れましょう。

面接日程変更のお願いの連絡は、メールではなく、電話でするのがよいでしょう。メールは電話に比べ、受け取った側が確認するまでに時間がかかってしまいます。すぐに伝えるという意味で、電話で連絡する方がよいでしょう。とくに面接日が差し迫っている場合は、できる限り電話で対応を進めていきましょう。担当者がつかまらない場合は、担当者への伝言をお願いしたうえで、あわせてメールも送るようにしましょう。

どうしてもすぐに電話できない事情があるときは、すばやく「約束した面接に行けないお詫び」と「面接日程変更のお願い」を盛り込んだメールを送りましょう。その際、メールの文末には、改めて電話を入れさせてもらう旨を添えます。

面接日程の変更をお願いするメールの書き方

面接日程の変更をメールでお願いするとき（例文）

解説

件名はメールの内容がひと目でわかるように。「面接の件」では言葉足らずです。件名の最後に送信者の名前も入れておいたほうが親切です。

宛名は「社名→部署→担当者名（フルネーム）」の順で。会社名や部署名は正式名称で。会社名や部署名の長さにもよりますが、宛名は２行以内に収めるのがスマートです。

メール本文の冒頭では、送信者が何者かを端的に書きます。名前だけで伝わらないかもしれないので「○月○日に面接のお約束をさせていただいている陸波玉夫です」のように具体的に書く必要があります。

面接をキャンセルするに十分な理由を添えて、「面接日程変更のお願い」と「面接に行けないお詫び」をします。面接に行けない理由が「外せない予定が入ってしまい」などでは、「面接の予定は大事じゃないのか？」と思われてしまいます。失礼と思われないような書き方をしましょう。

再設定する面接の候補日時を挙げます。先方が選びやすいように、できるだけ多く候補日時を出します（最低3つ以上）。

面接日が近づいているケースでは、改めて電話する旨も記載します。

署名。氏名、自宅住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスを記しておきます。前職（現職）の情報などは入れません。

面接日程変更のお願いメールでは、くり返しになりますが、日程変更をお願いする理由については、くれぐれも慎重に書きましょう。「約束を軽々と破られた」と思われると、その後の選考に影響が出るかもしれません。

面接日程の変更をお願いする電話のかけ方

面接日程の変更を電話でお願いするとき（例文）

この会話の続きは、相手の言葉次第で変化します。メールと違って、こちらから変更日時の候補を伝える必要もありません。おそらく先方から「では、○月○日か○日は、ご都合いかがですか？」などと変更先の日時の打診があるはずです。できるだけ相手の都合にあわせる形で対応しましょう。

相手から「ご予定がいい日時はありますか？」と聞かれた場合は、メール同様、こちらの都合のいい日時を伝えましょう。都合のいい変更日時を即答できるよう、電話を入れる前にスケジュールの空き状況をチェックしておくといいでしょう。

面接日程の変更の電話をしたあとのフォローメール

なお、面接日程の変更の電話をしたあとで、変更内容を記したフォローメールを入れておくと安心です。メールではあれば「文字として残る」のでリマインド効果も期待できます。

面接日程の変更の電話をしたあとのフォローメール（例文）

解説

件名はメールの内容がひと目でわかるように。「面接の件」では言葉足らずです。件名の最後に送信者の名前も入れておいたほうが親切です。

宛名は「社名→部署→担当者名（フルネーム）」の順で。会社名や部署名は正式名称で。会社名や部署名の長さにもよりますが、宛名は２行以内に収めるのがスマートです。

あいさつのあと、日程変更に応じてくれたお礼と、日程変更の日時を書きます。電話をしたときに相手の態度が少し冷たく感じられたようなときは、再度お詫びの言葉も添えたほうがいいでしょう。

電話中にいただいた相手の言葉へのお礼などを伝えます（電話の内容に合わせて）。

改めてお詫びをします。

署名。氏名、自宅住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスを記しておきます。前職（現職）の情報などは入れません。

もちろん、後日、面接に行ったときには、採用担当者や面接官に面接日程を変更に応じてくれたお礼を伝えることをお忘れなく。「面接日程変更の無理を聞いていただき、ありがとうございました。お陰様で体調もすっかり戻りました」といった具合です。ピンチはチャンスです。「面接日程の変更」というやり取りをスムーズかつ的確こなすことが「誠実さ」や「想定外な出来事への対応力」のアピールになると肝に銘じておきましょう。

（記事作成日：2017年8月31日）