面接メールの例文全集｜日程調整・承諾、面接通過のお礼、辞退の書き方と返信マナー

面接から内定承諾までの転職活動におけるメールの書き方を例文で紹介。

面接日程調整から面接確定までのメール例文や、面接前から当日までの問い合わせ、面接後のお礼や辞退、内定後の承諾や質問に関するメール例文など、あらゆるケースの例文を組織人事コンサルティングSeguroの粟野友樹氏が解説します。

　面接メールの書き方・例文「一覧表」

この記事で紹介している面接に関するメール例文を一覧で整理しました。

リンクをクリックすると該当例文と書き方のポイントをすぐに確認できます。

面接日程調整～面接確定	1. 面接日程の調整で自分から候補を連絡する 2. 提示された面接日程の都合が悪い時の再調整 3. 面接日程の承諾 4. 確定した面接日程の変更を依頼する
【面接前～当日】 問い合わせ・遅刻連絡	1. 面接やカジュアル面談で持ち物を問い合わせる 2. 面接時間に遅刻する場合の連絡
【面接後】 お礼・辞退・結果確認	1. 面接やカジュアル面談後のお礼 2. 面接結果の問い合わせ 3. 面接やカジュアル面談後の選考辞退
【内定後】 承諾・返信保留・質問	1. 内定承諾 2. 内定を保留する 3. 内定承諾前の質問

面接日程調整～面接確定のメール例文

転職活動では、さまざまなフェーズでメール連絡をする必要があります。

まずは面接日程調整から面接確定までの段階で企業に送る可能性のあるメール例文を4個紹介します。

1. 面接日程の調整で自分から候補を連絡するメール
2. 提示された面接日程の都合が悪い時の再調整メール
3. 面接日程の承諾メール
4. 確定した面接日程の変更を依頼するメール

1. 面接日程の調整で自分から候補を連絡するメール（例文）

株式会社●● 人事部　●● ●●様 お世話になっております。 ●●職の中途採用に応募させていただきました、●● ●●です。 書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 面接の希望日程をお知らせいたします。 下記の日程で調整いただければ幸いです。 ●月●日（●）　●時開始～●時終了 ●月●日（●）　●時開始～●時終了 ●月●日（●）　●時開始～●時終了、▲時開始～▲時終了 お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。 ――――― 署名 ―――――

・開始、終了、調整可能な時間を細かく伝えて、企業が調整しやすいようにする ・限定的な日程しか提示できない場合は、その背景・理由や事情を伝える ※「●日以降は他の候補日も提示できます」などと記載するとより親切

2. 提示された面接日程の都合が悪い時の再調整メール（例文）

株式会社●● 人事部　●● ●●様 お世話になっております。 ●●職の中途採用に応募させていただきました、●● ●●です。 面接日程の候補をご連絡いただき、誠にありがとうございます。 大変恐縮ではございますが、ご提示いただいた期間が現職での繁忙期に当たり、 予定を調整することが大変難しい状況です。 個人的な事柄でご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、 以下の日程で面接をお願いすることは可能でしょうか。 ●月●日（●）　●時開始～●時終了 ●月●日（●）　●時開始～●時終了 ●月●日（●）　●時開始～●時終了、▲時開始～▲時終了 お忙しいところご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。 ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。 ――――― 署名 ―――――

・背景や理由、事情を伝える ・面接可能な日程を複数案、自分から提示する ・開始、終了、調整可能な時間を細かく伝える

3. 面接日程の承諾メール（例文）

株式会社●● 人事部　●● ●●様 お世話になっております。 ●●職の中途採用に応募させていただきました、●● ●●です。 面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 ご提示いただいた日程候補の中から下記日時にお伺いさせて頂きたいと思います。 ●月●日（●）●時～ 指定書類もあわせて持参いたします。 当日は貴重なお時間を頂戴することとなりますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ――――― 署名 ―――――

・確定した日時を確認の意味で書く ・日程調整や面接を実施してもらえることに対するお礼を書く

4. 確定した面接日程の変更を依頼するメール（例文）

株式会社●● 人事部　●● ●●様 お世話になっております。 先日、●次面接の日程を調整いただきました、●● ●●です。 ●月●日（●）　●時開始でお約束をしておりましたが、 急な出張により面接にお伺いすることができなくなってしまいました。 お忙しい中、時間を確保していただいたにも関わらず大変申し訳ございません。 可能であれば、以下の日程で再度ご調整を検討いただけないでしょうか。 ●月●日（●）　●時開始～●時終了 ●月●日（●）　●時開始～●時終了 ●月●日（●）　●時開始～●時終了、▲時開始～▲時終了 お忙しいところご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。 ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。 ――――― 署名 ―――――

・やむを得ない背景や理由、事情を伝える ・できる限り最短の変更可能な日程を複数案、自分から提示する ・開始、終了、調整可能な時間を細かく伝える

【面接前～当日】問い合わせ・遅刻連絡のメール例文

面接前から当日までに必要なメール例文として、面接に関する問い合わせや、遅刻連絡の２つの例文をご紹介します。

1. 面接やカジュアル面談で持ち物を問い合わせる
2. 面接時間に遅刻する場合の連絡

1. 面接やカジュアル面談で持ち物を問い合わせるメール（例文）

件名：【ご質問】カジュアル面談当日の持ち物について(●● ●●氏名) 本文： 株式会社●● 人事部　●● ●●様 お世話になっております。 ●月●日（●）　●時開始で、カジュアル面談のお約束をいただいております、●● ●●です。 先日は日程調整をしていただきありがとうございました。 本日は表題の通り、当日の持ち物をお伺いしたくご連絡いたしました。 ・履歴書 ・職務経歴書 ・印鑑 など持参するものはありますでしょうか。 お忙しいところお手数をおかけいたしますが、ご確認の上ご返信いただければ幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 ――――― 署名 ―――――

・件名は問い合わせ内容が想像できるようにする ・一般的な面接時の持ち物を参考にして、カジュアル面談での持ち物はないか確認 ・箇条書きなども交えて簡潔に整理 ・できるだけ企業側が「はい・いいえ」など回答しやすいようにする

・カジュアル面談　→　●次面接 面接の場合は、過去のメールや求人情報、採用ホームページ内に持ち物などを記載しているケースが多いため、見落としていないかをまず確認しましょう。

2. 面接時間に遅刻する場合のメール（例文）

件名：【面接遅刻のお詫び】本日●時開始予定（●● ●●氏名） 本文： 株式会社●● 人事部　●● ●●様 お世話になっております。 本日、●時開始で●次面接のお約束をいただいております、●● ●●です。 本来ならお電話を差し上げるべきところですが、取引先訪問中のためメールにて失礼いたします。 現在、後輩指導のために同伴した取引先とのアポイントが長引いており、貴社に到着する時間が遅れてしまいそうです。 ●時●分ごろまでには到着する見込みですが、このまま貴社に向かってもよろしいでしょうか。 もしくは別の日程を再調整させていただいた方がよろしいでしょうか。 ご確認いただけますと幸いです。 お忙しいところご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。 ――――― 署名 ―――――

・電話をかけられない状況下ではメールをして、かけられるようになったら電話する ・遅れる時間によっては、予定通り面接を実施するか、別日にリスケするかの確認をする

【面接後】お礼・辞退・結果確認のメール例文

面接後はお礼や辞退、結果を確認するために企業に連絡するケースがあります。そこで必要な例文を３つご紹介します。

1. 面接やカジュアル面談後のお礼
2. 面接結果の問い合わせ
3. 面接やカジュアル面談後の選考辞退

1. 面接やカジュアル面談後のお礼メール（例文）

件名：【1次面談のお礼】●● ●●（氏名） 本文： 株式会社●● 人事部　●● ●●様 お世話になっております。 本日●時より、●次面接をしていただきました、●● ●●です。 ●●様からお話を伺ったことで、貴社での仕事の進め方や詳しい業務内容についてより理解を深めることができました。 今回の面接を通して、貴社で●●の仕事をすることで、●●●●を実現したいという想いがより一層強まりました。 お忙しいところを面接の機会をいただきまして、誠にありがとうございました。 ――――― 署名 ―――――

・面接当日中など、なるべく早くメールを送る ・当日の感想などをもとに志望意欲が高まったことなどを伝える

・●次面接　→ カジュアル面談 ・正式に求人に応募したい場合は、最後に今後の流れを確認する （例）正式に貴社求人に応募したいのですが、具体的にどのように進めれば良いでしょうか

2. 面接結果の問い合わせメール（例文）

件名：【ご質問】面接結果の通知時期について(●● ●●氏名) 本文： 株式会社●● 人事部　●● ●●様 お世話になっております。 ●月●日（●）に、●次面接をしていただきました、●● ●●です。 面接中は、仕事内容などを詳細にお話し下さりありがとうございました。 1週間以内に合否連絡いただけるとのことでしたのが、まだ当方にご連絡を頂戴していないようでしたので、問い合わせのメールをさせていただきました。 なお、行き違いで既にご連絡をいただいている場合は、ご容赦いただけますと幸いです。 皆様ご多忙の中かとは存じますが、選考結果を教えていただけますでしょうか。 もしも選考結果がまだ出ていない場合は、通知時期の目安を教えていただければ幸いです。 現在、他の応募企業でも選考が進んでいるのですが、貴社へ志望度が高いためこのように問い合わせをさせていただきました。 不躾なご連絡をしてしまい大変申し訳ございません。 お忙しいところお手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。 ――――― 署名 ―――――

・件名は問い合わせ内容が想像できるように書く ・面接結果を早めに知りたい理由や転職活動の状況を添える ・回答を急かす印象を与える表現は避ける

3. 面接やカジュアル面談での選考辞退メール（例文）

件名：【選考辞退のご連絡】●● ●●（氏名） 本文： 株式会社●● 人事部　●●　●●様 お世話になっております。 ●●職の中途採用に応募させていただきました、●● ●●です。 誠に申し訳ございませんが、 諸般の事情により、この後の選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。 貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず 勝手なお願いをしてしまい誠に申し訳ございません。 ――――― 署名 ―――――

・できるだけ早いタイミングでメールを送る ・選考を辞退する具体的な理由は無理に書かなくても良い

【内定後】承諾・返信保留・質問のメール例文

内定後は、承諾の意思を伝えたり、内定保留の状況を伝えたり、問い合わせをするケースがあるでしょう。

その際に必要な例文を３つご紹介します。

1. 内定承諾
2. 内定を保留する
3. 内定承諾前の質問

1. 内定承諾のメール（例文）

株式会社●● 人事部　●● ●●様 お世話になっております。 ●●職の中途採用に応募させていただきました、●● ●●です。 この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。 心より感謝を申し上げ、謹んでお受けいたします。 今後の入社までの手続きや流れについて、ご教示いただけますと幸いです。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。 ――――― 署名 ―――――

・できるだけ早いタイミングでメールを送る ・入社の意思を明確に伝える

2. 内定を保留するメール（例文）

株式会社●● 人事部　●● ●●様 お世話になっております。 ●●職の中途採用に応募させていただきました、●● ●●です。 この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。 本来であれば心より感謝を申し上げ、承諾のお返事をすべきところですが 他にも最終面接の結果を待っている企業があり、 すべての選考結果が出た上で最終的に入社する企業を決めたいと考えております。 身勝手なご相談で誠に恐れ入りますが、 ●月●日（●）まで返答をお待ちいただくことは可能でしょうか。 お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。 ――――― 署名 ―――――

・できるだけ早いタイミングでメールを送る ・回答期日を伝える

3. 内定承諾前の質問メール（例文）

株式会社●● 人事部　●●　●●様 お世話になっております。 ●●職の中途採用に応募させていただきました、●● ●●です。 この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。 本来であれば心より感謝を申し上げ、承諾のお返事をすべきところですが 最終的な回答の前に以下について確認させていただきたいと考えております。 ・●●●● ・●●●● ・●●●● 一度、対面またはオンラインにて面談のお時間をいただくことは可能でしょうか。 お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。 ――――― 署名 ―――――

・意図や希望なども伝えたほうが良いこと（年収交渉や入社時期の交渉など）はメールだけではなく面談などを希望する ・労働条件通知書や求人情報を確認すればわかる質問を列挙しない

面接などでメールを企業に送るときの基本的なマナーとポイント

ここまで具体的な例文を12のケースごとに紹介してきました。

あらためて、企業にメールを送る際の基本的なマナーをおさらいしておきましょう。

基本的なビジネスメールの書き方

ビジネスメールの書き方の基本ルールとして、次の7点をおさえておきましょう。

1. 宛名には相手の企業名と氏名、分かる場合は部署名を記載する
2. 挨拶に加えて、自分の名前と相手との関わりを簡潔に伝える
3. 用件は結論から伝える
4. 相手の要望に沿えない場合は、事情や状況を説明する
5. 人によって捉え方が変わる言葉は使わず、明確な表現を心がける
6. 忙しい相手への配慮を込めて結びの言葉を入れる
7. 最後に氏名やメールアドレス、電話番号を記載した署名を入れる

返信する際のルール

返信する際は、元のメール本文を「引用して返信」し、履歴を残しておくという2点は守るようにしましょう。

1. 件名は変えずに返信する
2. 元のメールの本文は残したまま返信する

転職活動ならではのメールのマナー

転職活動で欠かせないのはスピーディな対応です。

企業との日程都合が合わない場合は、自分から複数の候補日を提示するなど、積極的な姿勢も大切です。

次の4点をおさえておきましょう。

1. 在籍企業のメールアドレスではなく、個人のメールアドレスを使う
2. 企業からのメールには早めの返信を心がける
   ※面接日程調整メールは返信が遅れるとその間に他の応募者が内定する可能性もある
3. 企業から提示された面接日程に参加できない場合は、自分から希望日を打診する
4. 面接の日程候補を自分から出す場合は、複数案を提示する