職務経歴書に必要な実績・職歴を覚えてない時の調べ方＆書き方

職務経歴書に必要な職歴を覚えてない人のために、簡単な思い出し方のほか、源泉徴収票や雇用保険の加入履歴、公的年金の加入履歴などをもとにした調べ方を紹介。

実績の確認方法や、曖昧な実績の扱い方、どうしても覚えてない情報があるときの職務経歴書の書き方と注意点などを組織人事コンサルティングSegurosの粟野友樹氏にお答えいただきました。

職務経歴書を書くために思い出すべき情報とは？

まずは、一般的な職務経歴書にはどんな項目があり、書き出すためにはどんな情報が必要か知ることから始めましょう。

職務経歴書の項目と必要な情報一覧

職務経歴書の項目名	必要な情報の例
①記入年月日と名前	・記入した年月日 ・名前
②職歴の要約（サマリ）	・（応募職種と関連性がある）経験や職歴の概要
③勤務先の会社概要	・企業名 ・業界 ・事業内容 ・売上高 ・従業員数
④職歴	・いつ（西暦表記） ・どこで（在籍企業、所属部署、担当地域） ・何を（商品、製品、種類、サービス） ・どれぐらい（商品単価、取扱量、種類） ・誰に対して（顧客：規模、数、商談相手の役職など） ・どんな立場で（役職、役割、責任の範囲） ・何をしたか（職種名、営業・訪問・接客スタイル、業務範囲） ・得られた成果、実績（売上・営業実績、など） ・表彰の経験、成績（顧客評価、社内評価、社内順位など） ・エピソード
⑤資格・特技など	・資格の正式名称 ・取得した年月
⑥活かせる経験、知識、技術	・使用できるツールやソフト名 ・開発言語や開発環境 ・語学力など
⑦自己PR	・自分の強み ・仕事で得た経験やスキル ・仕事でしてきた工夫など

職務経歴書のサンプル

なお、職務経歴書は、ゼロから自分で作り始めるよりも、自分のキャリアに合ったフォーマットや職種別テンプレートをダウンロードし、編集する形で書くと効率的に作成ができます。

職務経歴の思い出し方

職務要約・職務概要を書き始める前に、これまでの経歴と従事した業務内容を洗い出しましょう。

まずは「◯◯社で××職を△年経験」などの時期・所属企業をまずはリストアップします。

次に、部門、業務内容、成果、チーム体制、役割、顧客数、予算など、仕事の規模や体制などもできるだけ思い出しておくことをオススメします。

▶ポイント
以下の図のように時経歴にそったフォーマットでまとめて整理すると、思い出しやすくなり、職務経歴書を書く作業も楽になります。

覚えてない、思い出せない「職歴」の調べ方

職務経歴書の基礎となるのが、在籍した企業名や在籍期間です。

思い出せない、覚えていない場合は、以下の手法で調べてみましょう。

過去に作成した職務経歴書を探す

転職活動の経験がある場合は、過去に作成した職務経歴書を探すことから始めましょう。

パソコンの保存フォルダのほかに、オンラインストレージや、USBや外付けハードディスクなどの外部保存メモリも探してみましょう。

メールの送信履歴などに残っているケースもあるでしょう。

転職サイトの登録情報を確認する

過去に転職活動をした経験がある場合は、その当時使っていた転職サイトの登録情報を確認してみましょう。

利用登録時に、職歴や簡単な経歴をまとめたレジュメなどを登録している可能性があります。

転職エージェントに確認する

直近で転職エージェントを利用していた場合は、キャリアアドバイザーに職務経歴書のデータが残っていないか確認してみるのも良いでしょう。

場合によってはこの連絡をきっかけに、あなたにおすすめの求人を紹介してもらえるかもしれません。

過去に在籍した企業の人事に確認する

過去に在籍した企業の人事に、メールなどで在籍期間の確認を依頼してみる方法もあります。

ただし、退職してから時間が経っている場合などは、調べるのに時間がかかるかもしれません。

給与明細を確認する

手元に給与明細が残っている場合には、確認してみましょう。

企業によっては給与明細に社名・部署名を記載しているケースもあります。在籍期間も割り出せるかもしれません。

預金通帳を確認する

給与振込口座にしていた預金通帳を確認するのも一つの手です。

振込元名から企業名が、給与を振り込まれていた期間から在籍期間がわかるでしょう。

▶「合計記帳」と記された場合は、合計記帳明細発行手続きをしよう

久しぶりに記帳をした場合、それまで未記帳だった入出金の合計件数・金額をまとめて「合計記帳」として記帳されるケースもあります。

金融機関によっては、合計記帳された内訳を発行できるケースもあるので、問い合わせた上で、合計記帳明細発行手続きをしてみましょう。

過去の源泉徴収票を確認する

源泉徴収票とは、一般的に12月ごろに企業から受け取る、給与やその年の所得税などについて記された書類です。

12月までに退職した場合は、最後の給与が確定した後に発行されるケースが多いようです。

この源泉徴収票を見れば、企業名、当年の入社日、退職日がわかるので、職務経歴を思い出すのに役立てることができるでしょう。

雇用保険の加入履歴を調べる

雇用保険に加入していた場合は、ハローワークで雇用保険の加入履歴を調べることで、在籍していた企業名と在籍期間がわかります。

加入履歴を調べるためには、ハローワークで配布されている「雇用保険被保険者資格取得届出確認照会票」に記入し、本人確認書類（運転免許証、写真付き住民基本台帳カードなど）を提示することが必要です。

電話での照会はできませんが、電子申請と郵送申請が可能です。

詳細は近くのハローワークで確認してみてください。

公的年金の加入履歴で調べる

厚生年金に保険に加入していた場合は、公的年金の加入履歴を調べることで、厚生年金を支払っていた在籍企業名と在籍期間がわかります。

国民年金に切り替わっている期間などから、一時的な離職期間も判明するでしょう。

加入履歴を調べる方法は、日本年金機構の年金事務所の窓口で「年金記録照会申出書」を提出して手続きする方法と、パソコンやスマートフォンなどで「ねんきんネット」にアクセスして調べる方法の2つがあります。

詳細は、日本年金機構のホームページなどで確認してみてください。

覚えてない、思い出せない「実績」の調べ方

より魅力的な職務経歴書にするためには、実績の記入も欠かせません。

思い出せない、覚えていない場合は、以下の手法で確認してみましょう。

過去に在籍した企業の上司や同僚に確認する

過去に在籍した企業の上司や同僚との交流がある場合は、当時の実績について覚えていることがないか確認してみると良いでしょう。

相手がまたその企業に在籍している場合には、過去の売上実績や社内表彰者などのデータを調べてもらうことも可能かもしれません。

過去に担当をしていた顧客に確認する

過去に担当していた顧客とSNSなどで交流が続いている場合は、思い出深い出来事などについて質問してみるのも良いでしょう。

教えてもらったエピソードがきっかけとなって、当時のことを思い出せるかもしれません。

過去の名刺を確認する

名刺管理アプリなどに、過去の自分の名刺を登録していた場合は、所属企業名と所属部署名を確認してみましょう。

在籍期間などはわかりませんが、具体的な部署名を確認することで、当時のことを思い出すきっかけになるかもしれません。

どうしても覚えてない情報がある時の職務経歴書の書き方

実績などは、覚えている範囲で書く

顧客や周囲からの評価などの定性的な実績や、目標達成率や売上金額などの定量的な成績は、覚えている範囲でいいので書くようにしましょう。

正確に覚えていないからと何も書かないよりは、「売上　約〇〇万円」などと書いた方が良いでしょう。

社内表彰などは、対外的に該当する位置付けで書く

社内での表彰名などは、正式な名称でなくても構いません。

例えば「社内MVP賞」など該当する位置付けを書けば十分です。

また、対象人数に対しても「約〇〇人」など、おおよその数字で問題ないでしょう。

脚色しすぎ、情報の盛りすぎに注意して書く

職務経歴書を書く内容は、自信を持って話せる内容に留めることが大切です。

企業によっては外部の調査機関を使って履歴書や職務経歴書の経歴に相違がないかを確認する「バックグラウンドチェック」、同僚や上司などに仕事ぶりや人柄などを確認する「リファレンスチェック」を行うこともあります。

多少の誤差は問題ありませんが、盛り過ぎた情報は入れないようにしましょう。

現職や直近の内容を中心に書く

様々な手法によって思い出そうとしたにも関わらず、どうしても思い出せなかった情報もあるでしょう。

そういう場合は、現職や直近の内容で勝負するのも一つの手です。

実績や仕事での工夫などは、思い出せない時点で、面接で深掘りされたときに、しっかりと答えられる内容ではないのかもしれません。

企業の採用担当者も、十数年前の実績よりは、直近の実績の方を重視する傾向にあります。

職務経歴や実績を忘れないようにする方法

社会人経験が長くなると、どうしても職務経歴や実績は忘れがちになってしまいます。

転職活動をする度に、思い出す作業に時間を取られることがないように、日頃から経歴や実績をメモしておくと良いでしょう。

例えば、リクナビNEXTの「レジュメ登録」では、簡単な質問に答えるだけで職務経歴や実績を保存することができます。

保存したデータは、履歴書と職務経歴書として出力もできるので、次回以降の転職活動が楽になるでしょう。

今すぐ転職を考えていない人も、例えば年1回など定期的に経歴と実績を登録し直すことをオススメします。

ご登録はこちらから：リクナビNEXTに会員登録する（無料） すでに会員の方はこちら：レジュメダウンロード画面へ

よくある質問

Q．思い出せない内容は、職務経歴書に書かなくてもいいですか？

A. 基本的には、諦めずに思い出す、探す、調べる努力をしましょう。

思い出した情報が、企業にアピールできる材料になるかもしれません。

思い出せない・確認できないからといって、捏造して書かないように注意しましょう。

Q．思い出せない情報があって職務経歴書の作成が進まないときは、どうしたらいい？

A. 思い出せる直近の企業や仕事内容、実績などから書き始めてみましょう。

作成を進める中で、追加で思い出したり、確認ができたりするかもしれません。

また、直近の内容で十分アピールできる場合には、過去の思い出せない部分は必要最低限で留めるのも一つの手です。

Q．離職期間が長くて思い出せないときはどうしたらいい？

A. 育児や介護などで離職した後に再就職を希望するケースなど、ブランク期間が長くて実績を思い出せない場合は、思い出せる範囲と確認できた範囲で書きましょう。

その上で、離職期間中に取り組んだ資格取得や副業などについて書くのがオススメです。

志望動機や就業可能状況など、今後のことをアピールするのも良いでしょう。

Q．印象的な出来事や華々しい経験がなく、何も思い出せません。

A. 職務経歴書を書くために、印象的な出来事や華々しい経験は必須ではありません。

日々の地道な取り組みや創意工夫も、十分に魅力的な実績や自己PRになります。

諦めずにその当時のことを時系列や覚えていることを起点に書き出して思い出してみましょう。