退職の切り出し方・伝えるタイミングは？円満退職のポイントや伝え方の例文を解説

勤務先に退職を伝えるには、いつまでに伝えるべきか、どう切り出したら良いかなど、悩む人も多くいると思います。この記事では、円満退職を実現するため、退職を伝える理想的なスケジュール、上司への切り出しす伝え方や方法、ケース別の退職の意思の伝え方と例文を解説します。

会社に退職を伝えるタイミング

退職の申し出は、「退職希望日の○カ月前までに申し出ること」と就業規則に記載されているのが一般的です。就業規則に則り、転職先の入社日や引き継ぎ、有給休暇の残日数などを考慮して申し出のタイミングを決めましょう。

退職意思は2～3カ月前に伝えるのが理想

十分に引き継ぎを行い、有給休暇を消化して退職するには、2～3カ月前に退職意思を伝えるのが理想的です。有給休暇を消化する場合は、1カ月程度で引き継ぎ期間と、有給消化期間を合わせて考慮すると、退職意思を伝えるのは2～3カ月前が望ましい、となります。

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遅くとも1カ月前までに伝える

退職を急いでいる、有給休暇の残日数が少ないなどの理由からできる限り早く辞めたい場合でも、円満に退職するためには、1カ月前には伝える必要があります。

その理由は、多くの会社では、就業規則で退職の申し出は1カ月前としているところが多いからです。法律上は、退職日の２週間前に申し出れば退職することはできるとあるので、退職すること自身は可能ですが、退職後の手続きに必要な書類の発行の遅れや、退職金の支給対象からは外れるなど、就業規則とは異なる手順をふむ影響は出る可能性があります。

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転職活動を進めている場合は「内定承諾後」

退職の申し出をする前に転職活動を進めている場合は、内定承諾を決めたら勤務先に退職を伝えるのが一般的です。内定前に退職を申し出てしまうと、内定が出ないまま退職日を迎えてしまい、キャリアに空白期間が生じてしまう可能性があります。就業規則を確認後、引き継ぎや有休の残日数を計算して退職希望日を決めておき、それに合わせて入社希望日を転職先に交渉すると良いでしょう。

上司への退職の切り出し方・確認すること

上司への退職の切り出し方と、退職を伝える際に一緒に確認しておきたいことを解説します。認識違いが生じないように、退職に関する事項はしっかりと目線合わせするようにしましょう。

直属の上司にアポイントを取る

まず、直属の上司に1時間程度の面談の時間をもらいましょう。アポイントを取る際は退職の意思があることは言わず、相談したいことがあることを口頭で伝えます。スケジュールを入れる際も、「退職の相談」などのタイトルにするのはやめましょう。

恐れ入りますが、ご相談があるので1時間ほどお時間をいただけないでしょうか。 空いているスケジュールにご予定を入れさせていただければと思います。

個室や声が漏れない場所を確保する

上司に時間をもらったら、個室や周囲に声が漏れない場所を確保します。確保した個室や場所を上司に伝え、退職を申し出て公表できるようになるまでは、他の従業員に退職の意思があることを話さないようにしましょう。

必要であれば退職願・退職届を用意する

就業規則に、退職の申し出時に退職願も提出する旨があれば当日までに用意します。退職願は退職を打診する書類、退職届は退職を通告する書類になります。

まず上司に口頭で退職の申し出をして、受理されたら正式な退職手続きをするのが一般的ですが、引き止めが不安だったり、出社ができない状況だったりする場合は、退職願や退職届を郵送やメールで送付し通知する方法もあります。

退職願	退職を申し出て承諾してもらうための書類で、承諾前なら撤回が可能
退職届	退職と退職日を通告するための書類で、提出後は退職の撤回は原則不可能

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退職にあたり上司に確認したいこと

退職を申し出る際は、退職日や最終出社日などの確認事項があります。退職希望日や最終出社日を曖昧にしたまま退職の申し出を進めると、退職の引き止め交渉が始まる可能性があります。退職を前提として、自分の意思をまとめておきましょう。

・退職日	有給や引き継ぎを踏まえ、最終出社日と退職日を決める
・最終出社日	同上
・退職に必要な手続き	退職届の提出など退職申請方法、勤怠システムの入力など、会社のルール上に必要な手続き
・引き継ぎの進め方	担当業務の後任、引き継ぎにかかる期間の相談 ※一覧があるとなお良い
・退職を周囲に伝える時期	社内、社外それぞれ、いつオープンにするか
・その他	気になることや不安なことがあれば、必ず確認しておく

円満退職のために意識したいポイント

退職を切り出したものの、退職の引き止め交渉が始まってしまいなかなか退職日や最終出社日が決まらないケースもあります。円満退職を目指すためのポイントをまとめました。

意思が固まっていることを伝える

まずは、退職する意思が固いことをはっきりと伝えることが重要です。

「退職を検討中」と伝えるのではなく、次に説明する「納得後の高い退職理由」とともに、「退職するにあたり、引き継ぎの進め方や最終出社など、出来る限りスムーズに進めるための相談をしたい」というスタンスで望みます。あくまでも「退職する前提」で話を進めていきましょう。

納得度の高い退職理由を伝える

退職を切り出す時に伝える退職理由は、「転職することにし、転職先も決まった」「家族の事情で働き方を変えることにした」など、今の会社では叶えることが難しい納得してもらいやすい理由を伝えましょう。

また、「給料が安いから」「仕事に不満があるから」などのネガティブな退職理由は、相手との関係性にも影響したり、引き留めのきっかけになる可能性もあります。「異業界を経験し幅を広げたい」「○○商材を扱いたい」など、所属企業では実現できないポジティブな退職理由に変換して上手に切り抜けていきましょう。

会社との妥協点を探る

円満に退職を進めるもう一つのコツは、今の業務をなるべく滞らせないよう、会社の都合と自分の希望を擦り合わせる姿勢で臨むことです。

たとえば、どこまでの業務を自分が担当して引き継ぐか、必要な資料、引き継ぎの期間を踏まえた最終出社日の調整など、お互いの妥協点を探りながら進めると、円満に退職できるでしょう。

引き継ぎを丁寧に行う

退職日や有休消化を重視するために、引き継ぎをおろそかにすると職場に不満が残ってしまいます。残された従業員だけで業務が安定的に回る状態を目指して、引き継ぎは丁寧に行いましょう。

退職の意思の伝え方と例文

退職の意思の伝え方と例文をケース別に解説します。いずれも感謝の気持ちを交えつつ、退職の意思をはっきり伝えることが重要です。

転職先が決まっている場合の例文

お時間をいただきありがとうございます。 突然ではありますが、新卒で入社した会社の元同期に誘われ転職することを決めました。 恐れ入りますが、退職についてご相談させていただければと思います。 次の会社の入社予定日は○月○日です。皆さんにご迷惑をおかけしないよう、引き継ぎを○月まで行い、○月から有給消化に入ろうと思っているのですが、よろしいでしょうか。

退職日を相談したい場合の例文

お時間をいただきありがとうございます。退職の件でご相談があります。 これまで大変お世話になったのですが、自分のキャリアについてじっくり考えた結果、会社を退職してリスキリングのために学校に通おうと考えています。 すでに学校は決めており、受講開始は○月からです。 受講開始までに時間があるので、退職日についてご相談させてください。有給休暇が○日残っているので、その日程を加味して○月○日～○月○日の間で退職日を設定させていただければと思うのですが、いかがでしょうか。

やむを得ない事情がある場合の例文

突然のご相談で申し訳ありません。 実は家族の体調が思わしくなく、介護のために地元に帰らねばならなくなりました。 お世話になったのに心苦しいのですが、○月○日を目途に退職させていただくことは可能でしょうか。

有給休暇を消化して辞めたい場合の例文

お時間をいただきありがとうございます。 キャリアの幅を広げるために、上京転職を考えています。現在担当しているプロジェクトがピークを迎えているので、責任を持って最後まで完走してから退職するつもりです。 有給休暇もかなり残っているので、プロジェクト終了後の○月○日を最終出社日とさせていただき、有給を消化して○月○日に退職するのは可能でしょうか。

できるだけ早く辞めたい場合の例文

突然のご相談で申し訳ありません。 持病の腰痛が悪化してしまい、仕事を続けられなくなってしまいました。 主治医には安静第一という指導を受け、恐れ入りますが退職のご相談をさせていただきたいです。現在も痛みを薬で抑えている状態で、できる限り早く退職させていただきたいのですが、引き継ぎを含めて○月○日が最終出社日、○月○日が退職日は可能でしょうか。

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退職に関するよくある質問

退職に関するよくある質問にお答えします。不明点を解消し、スムーズな退職を目指しましょう。

テレワークの場合は、オンライン会議で退職を伝えても良い？

普段、テレワークで仕事をしている場合は、オンラインで退職の申し出をしても問題はありません。対面同様に、事前に電話やチャット、メールでアポイントを取り、オンライン面談で退職の申し出をしましょう。

お疲れ様です。○○です。

ご相談したいことがあり、1時間ほどお時間をいただけないでしょうか。 空いているスケジュールにご予定を入れさせていただければと思います。

恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

お疲れ様です。○○です。

ご相談したいことがあり、1時間ほどお時間をいただけないでしょうか。 以下の日時でご相談可能なご予定を教えて下さい。

・○月○日○時～○時 ・○月○日○時～○時 ・○月○日○時～○時

恐れ入りますが、ご検討のほどどうぞよろしくお願いいたします。

メールやチャットで退職を申し出ても良い？

退職の意思表示に関して、形式に法的な決まりはありません。意思表示が明確であれば、口頭や書面、電子のやり取りでも問題はないとされています。基本的には就業規則に従って退職を申し出ますが、やむを得ず対面での退職の申し出ができないようであれば、メールやチャットで伝えるようにしましょう。

お疲れ様です。○○です。

本来は対面でご相談しなければならないところ大変恐縮ですが、 ○月末で退職させていただきたく、ご連絡差し上げました。

以前から持病についてご報告はしておりましたが、 最近は特に思わしくなく、急遽入院することになりました。

退職日までお休みをいただき、当面は治療に専念したいと考えております。 退職までの手続きについては、また改めてご連絡差し上げます。

ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

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退職を引きとめられた場合はどうする？

上司から引きとめられた場合は、これまでのお礼を伝えつつ、退職の意思が固まっており残るつもりがないことをはっきりと伝えましょう。何度伝えても退職を承諾してもらえない場合は、上司の上司や人事に報告します。それでも退職交渉が進まない場合は、公的な問い合わせに相談するという方法があります。

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