職務経歴書に必要な実績・職歴を覚えてない時の調べ方＆書き方

職務経歴書に必要な職歴を覚えてない、わからない場合は、何を調べればいいのでしょうか。

「これまで在籍していた企業の具体的な入社年月、売上高や表彰歴など実績の確認方法」や「曖昧な実績の調べ方」、「どうしても覚えてない情報があるときの職務経歴書の書き方と注意点」について、組織人事コンサルティングSegurosの粟野友樹氏が解説します。

職務経歴書を書くために思い出すべき情報、調べ方とは？

職務経歴書では、応募者が「思い出せない…」と悩みがちな項目があります。

まずは書き出すために必要な情報を整理するとともに、思い出せない場合の調べ方・対処法をまとめました。

試せる方法はないかチェックしてみてください。

▼職務経歴書のサンプル

職務経歴書の項目と必要な情報、調べ方リスト

①職歴

必要な情報の例	思い出せない場合の調べ方リスト
・いつ（西暦表記） ・どこで（在籍企業、所属部署、担当地域） ・何を（商品、製品、種類、サービス） ・どれぐらい（商品単価、取扱量、種類） ・誰に対して（顧客：規模、数、商談相手の役職など） ・どんな立場で（役職、役割、責任の範囲） ・何をしたか（職種名、営業・訪問・接客スタイル、業務範囲） ・エピソード	・転職活動経験がある場合は過去に作成した職務履歴書を探す ・転職サイトの登録情報を確認する ・転職エージェントに確認する ・過去に在籍した企業の人事に確認する ・給与明細、預金通帳、過去の源泉徴収票を確認する ・雇用保険、公的年金の加入履歴で確認する ・過去の名刺に所属部署やサービス名などが書いてあるか確認する ・Googleカレンダーや紙の手帳を見て、転職活動の活動履歴や退職日・入社日などが書いてあるか確認する ・メール（私用のメールアドレス）履歴に転職活動の履歴や退職日・入社日などの記載があるか確認する ・実名制のSNSを使っていた場合、職歴を記載していたかどうかを確認する ・（思い出せない案件での）元同僚や上司などにヒアリングする ・（思い出せない案件と）同じ業界・職種などの職務経歴書のサンプルを転職サイトやネット上で探し、記載内容をヒントに詳細を思い出していく

②実績

必要な情報の例	思い出せない場合の調べ方リスト
・得られた成果、売上・営業実績、など ・表彰の経験、成績（顧客評価、社内評価、社内順位など）	・過去に在籍した企業の上司や同僚に確認する（過去の売上実績や社内表彰者などのデータを調べてもらう） ・過去に担当していた顧客に連絡を取り、当時のエピソードを教えてもらう ・過去の名刺を確認し、所属部署名などから思い出すきっかけを探る

③勤務先の会社概要

必要な情報の例	思い出せない場合の調べ方リスト
・企業名 ・業界 ・事業内容 ・売上高 ・従業員数	③職歴と同様（同時に調べておく）

④資格・特技など

必要な情報の例	思い出せない場合の調べ方リスト
・資格の正式名称 ・取得した年月	・資格発行元に問い合わせる ・メール、資格証明書、郵送物、認定証（カードなど）などの履歴や情報を確認する ・過去の履歴書、職務経歴書、転職サイト、転職エージェントの登録情報を確認する ・自分のSNSで資格取得を投稿していたか確認する、Googleカレンダーや手帳などで取得日や名称をメモしていないか確認する ・Googleドライブのクラウド上を「資格名」「合格」などを検索する

なお、職務経歴書はゼロから作り始めるよりも、自分のキャリアに合ったフォーマットや職種別テンプレートをダウンロードし、編集する形で書くと効率的に作成ができます。

職務経歴の洗い出し方

これまでの経歴と従事した業務内容を洗い出すには、以下のようなフローで行う方法があります。

▶過去の業務内容を洗い出す方法

▶洗い出しフォーマットの活用

洗い出し作業には、以下の図のような「時経歴に沿ったフォーマット」を使って整理すると思い出しやすくなり、職務経歴書を作成する際にも活かせます。

どうしても覚えてない部分がある時の職務経歴書の書き方と注意点

さまざまな方法を試した上でどうしても過去の実績を思い出せない場合は、以下の方法で工夫できないか確認してください。

実績などは、覚えている範囲で書く【例文付き】

顧客や周囲からの評価などの定性的な実績や、目標達成率や売上金額などの定量的な成績は、覚えている範囲でいいので書くようにしましょう。

正確に覚えていないからと何も書かないよりは、「売上　約〇〇万円」などと書いた方がいいでしょう。

例文：
「在籍中の3年間は、年間の売上約3000万円の目標数値に対し達成率105％以上で、連続達成を実現しました」
「社内コミュニケーションツールの仕組みを改善し、会議時間を以前の3分の2に短縮させることができました」

社内表彰の名称などは一般的な表現で書く【例文付き】

社内での表彰名などに、第三者が見て何の表彰なのか分からない名称をそのまま使うのは避けましょう。

例えば「〇〇（会社独自の名称）賞」と記したあとに、（社内MVP賞）などと入れ、誰でも内容をイメージできるように補足してください。

表彰の規模感が分かるように、対象人数を「約〇〇人」とおおよその数字を入れるとより伝わりやすいでしょう。

例文：
「〇〇賞（組織への高い貢献度を表彰する、管理部門の約200人の社員を対象とした社内MVP賞）で、通期グランプリを受賞しました」

現職や直近の内容を中心に書く

実績や成果については、たとえ古い経歴であっても1つは記載することが望ましいです。

ただ、「十数年前の情報はどうしても思い出せないけど、現職や直近の職歴に絞れば具体的な実績を記載できる」という場合は、その内容で職務経歴書をまとめるのも一つの方法です。

採用担当者にとって重要なのは、「自社で活かせる経験があるかどうか」です。

曖昧に書かれた十数年前の内容よりも、直近の具体的な実績・成果のほうが、応募者のスキルや活躍イメージをつかみやすくなります。

転職エージェントに相談する

「自分の職歴のまとめ方が分からない」「過去の職務内容や実績の洗い出しがうまくできない」などの場合に、転職エージェントを活用する方法があります。

プロであるキャリアアドバイザーは、職種ごとの業務内容や実績のアピール方法にも詳しいため、「こういう経験をしていた気がするが、うまく言葉にできない」といった場合でも、ヒアリングを通して一緒に整理してもらうことができます。

＜注意点＞事実ではないことを伝えるのはNG

職務経歴書に書く内容は、事実に即したものに限ります。

脚色したり盛ったりした内容では、人事担当者や現場の責任者に違和感を抱かれてしまいます。

企業によっては、「バックグラウンドチェック」や「リファレンスチェック」を行うこともあります。

脚色した内容で内定をもらい入社に至っても、会社の期待値と実際の能力とのギャップに苦しむことになりかねません。

職務経歴書は事実ベースの内容でまとめてください。

職歴や実績を忘れないようにする方法

社会人経験が長くなると、どうしても職歴や実績は忘れがちになってしまいます。

転職活動をする度に思い出す作業に時間を取られることがないように、日頃から経歴や実績をメモしておくと良いでしょう。

この作業に便利なのが、オンラインツールです。

例えば、リクナビNEXTの「レジュメ登録」では、簡単な質問に答えるだけで職務経歴や実績を保存することができます。

保存したデータは、履歴書と職務経歴書として出力もできるので、次回以降の転職活動が楽になるでしょう。

今すぐ転職を考えていない人も、例えば年1回など定期的に経歴と実績を登録し直すことをオススメします。

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