「事務処理能力」の高さを、どうアピールするといいでしょうか【転職相談室】

事務処理能力を自身の強みとしてアピールしたい相談者。ビジネスパーソンとして大事なスキルである一方、マネジャーポジションなどへのキャリアアップでは物足りない点もあるようです。

組織人事コンサルタントの粟野友樹氏が、転職活動における伝え方のポイントを解説します。

「事務処理能力」の高さをアピールする場合のポイントを教えてください（Aさん/28歳/商社・営業）

どのような「事務処理能力」を持ち、どのように貢献したのかを明らかにしよう

▶アドバイザー
社内外のメール対応や資料づくりなどの正確な対応力は、社会人として重要なビジネススキル。それがまたお客様との信頼関係を築き、営業成績にもつながるというのは納得できます。

ただ、「事務処理能力」というだけでは、どういった内容を指しているのかが伝わりにくいです。

そこで、具体的にどのような取り組みや工夫をしているのかを言語化していくといいでしょう。

Aさんが工夫していること、自分なりのルールなどはありますか。

▶相談者
そうですね。メール対応は、その都度やっているとほかの業務に集中できないので、1日のスケジュールの中で「メール対応の時間」を3回設定して、その時間内に終えるようにしています。

提案書などの重要な資料作成は、一気に対応すると内容に抜け漏れが生じがちなので、「たたき台を作る」「周囲にアドバイスをもらう」「アドバイスをもとに情報収集して修正する」という3段階の作業に分けてスケジューリングしています。

ほかにも、簡単なチャット返信は即時やること、経費精算は週次で対応すること、顧客管理システムなどへの入力は5～15分のスキマ時間に全て対応すること、などマイルールを徹底しています。

▶アドバイザー
自分のやり方を確立した上で、しっかり継続できている点は素晴らしいですね。

これらの強みを活かして「営業成績」にどうつながったのかを具体的にアピールできれば、ビジネスパーソンとして、また営業としても、転職市場でも一定の評価を得られるでしょう。

▶相談者
それはよかったです！

提案資料の作成では、「周囲にアドバイスをもらう」というプロセスを大事にしているので、お客様が疑問に思いそうな点や、突っ込まれそうな内容を事前に一つひとつ検討して修正しています。

「聞きたかったところが網羅されていて分かりやすかった」と言っていただき、即時発注につながったケースもありました。そうしたエピソードを具体的に伝えられるように整理していきたいと思います。

▶アドバイザー
いいですね。フレームワーク等も活用しながら、言語化してみてください。

チームの中で「事務処理能力」を生かした経験も伝えよう

▶アドバイザー
一方で、「将来的にマネジャーを目指す」という点では、「事務処理能力の高さ」のみのアピールに、物足りなさを感じる企業もありそうです。

Aさんは現在、リーダーポジションを任されているとのこと。

リーダーとして、周囲に影響を与えた経験や実績はあるかを振り返り、アピールポイントとして言語化しておくことも大切です。

個人に閉じた取り組みだけでなく、組織やチームの中で、持ち前の事務処理能力を生かして業務の効率化や仕組み化に貢献した事例があれば、ぜひ伝えていきましょう。

▶相談者
なるほど。確かに、自分の取り組みにばかりフォーカスしていました。

リーダーとして、メンバーの働き方や仕事の効率を上げるためにアドバイスをすることも多いので、その際には自分のタイムマネジメント方法を伝えるようにしています。

▶アドバイザー
メンバーに伝授したことで、具体的にどんな成果につながったのか、チーム成績がこう伸びた、といったところまで伝えられると、「マネジャー候補」として高評価につながりそうですね。

ほかにも、例えば、「チーム内での業務推進マニュアルを作成して、新入社員向けに講師をした」とか、「営業企画やシステム部門と連携して、業務改善に取り組んだ」といった組織に向いた取り組みがあれば、Ａさんの新たな強みになるでしょう。

▶相談者
そうですか。そう言われると、まだまだ自己完結した取り組みが多いかもしれません…。

▶アドバイザー
Aさんは今、いずれは転職を視野に、マネジャーポジションに挑戦していきたいと考えている段階だと思います。

まずは、今の業務やリーダー職を通じて、「チームへの貢献」という軸で、実績を作っていくのも一つの方法です。

その結果、新たなキャリアパスが描けるかもしれません。

▶相談者
たしかに、より良い条件で転職に臨むためにも、今はもう一段成長することを目指したほうがいいかもしれないと思えてきました。あらためて検討してみます。

事務処理能力だけで十分でない場合は他の強みを加えよう

▶アドバイザー
Aさんの話をお伺いしていると、「事務処理能力の高さ」を支える力として、マイルールを決めてやるべきことを着実に行える自己管理能力、その場その場で必要な決断ができる判断力や決断力、集中力、継続力といった力もあると感じました。

そうした点で、ご自身の強みをアピールするのもいいのでは。

ほかにも、業務内容のポイントを捉えて定型化・効率化できる部分や方法を見つけたり、物事の優先順位を適切につけていたりする点は、論理的思考力や、業務を分析する力として伝えることもできると思います。

▶相談者
なるほど、自分の強みをもっと広く捉えることも大事なんですね。

マネジャー候補として、近い将来キャリアを広げていけるように、今の業務の取り組み方も見直したいと思います。本日はありがとうございました！