転職に伴う上手な引き継ぎの進め方

退職日が決まったら、最終出社日までに仕事の引き継ぎをしておかなければなりません。

後任がすでに決まっているのであれば、比較的に引き継ぎはスムーズに進めることができますが、後任が決まっていない場合はどうしたらいいのでしょうか？

今回は、上手な引き継ぎの進め方をご紹介します。

上司と引き継ぎについての面談を入れる

退職日が決まったら、引き継ぎについて上司としっかり相談することが大切です。退職に伴う業務の引き継ぎ先は、業務内容や体制などによって異なります。

業務を任せられる担当者を社内からアサインする、新たに人材を採用する、業務を分類して別の部署に引き渡す、業務を大幅に整理するなど、引き継ぎ方法は様々。「どの業務」を「いつまでに」「誰に引き継ぐのか」を早めに上司と相談しておきましょう。

業務内容をリストアップしておく

まず担当業務をリストアップし、引き継ぎについて上司との面談をセッティングします。業務ごとに発生頻度と業務時間の目安も書いておくと、上司が業務内容と業務量を把握しやすくなります。

業務が定型化されていて、同じ役割を担っているメンバーが複数いる場合は、万が一引き継ぎが不十分だったとしてもサポート機能が働きますが、限定的な業務を一人が長く担当しているような場合は、リストを見て初めて上司が状況を理解する可能性もあります。

業務を可視化した上で、後任の見通しをつけてもらうようにしましょう。

引き継ぎスケジュールを調整する

退職日までのスケジュールも面談で相談しておきます。残っている有給休暇などを考慮して、「〇月〇日までに引き継ぎを完了したい」と、最終出社日の希望や目安を伝えておきましょう。特に社外の顧客やパートナーなどへの挨拶が必要な場合は、その旨も伝えて日程を確保しておきます。

後任のアサインに時間がかかり、最終出社日が近づいてもなかなか引き継ぎ先が決まらず短期間での引き継ぎを余儀なくされる、場合によっては「退職日を延ばしてもらえないか」などの打診が来るかもしれません。

想定よりも引き継ぎに時間を割けない場合は、分かりやすいマニュアルを作成するなど、引き継ぎの準備を念入りに。

引き継ぎ業務の関係上、やむを得ず退職日を延ばさなければならなくなった場合は、転職先の企業に状況の説明と入社日の変更可否の相談をしてから回答するようにしましょう。

「引き継ぎ資料」作成のポイント

引き継ぎ資料の作成の見本や、上手な引き継ぎのポイントをご紹介します。

業務をリストアップし、一覧にする

決められたサイクルで発生する業務、または定型化されている業務は一覧化し、簡単な業務内容と期限、納品物などをまとめて、詳細をマニュアルにしておきます。

イレギュラーな業務も受け持っている場合は、一覧にして対応内容や関係先などを補足しておくと丁寧です。

【見本】

営業の場合は顧客リストを作成する

営業職など顧客を担当している場合は顧客リストを作成し、「見積書は〇〇様もCCに入れて送付」「最終決裁は火曜日の△△会議で決議される」など、営業活動に必要な申し送り事項があれば記載しておきましょう。

後任同伴で客先に挨拶が必要な場合は、電話やメールで退職の旨を伝えて挨拶のアポイントを取ります。これまでの感謝と後任の紹介をして、「何を」「いつまで」どちらが責任を持って担当するかを先方に伝えます。顧客の名刺や資料があれば、退職日までに後任に渡しておきましょう。

ファイルやフォルダ名は分かりやすく統一する

業務に使用するファイルやデータは、分かりやすい名称で整理しておきましょう。
特にデータを保管しているフォルダ名は、何がどこにあるのかすぐわかる名称や分類にしておかないと、なかなか見つけることができません。

引き継ぎが十分でないと、退職後に質問が来る可能性もあるので、資料名は分かりやすさを心掛けましょう。

時間に余裕があれば後任に伴走する

引き継ぎ期間に余裕があり、経験の浅い後任がつく場合は「業務を一緒にやってみる」ことをお勧めします。
口頭で説明を聞いたり資料を見たりするだけでは、なかなか実感が掴めず、思わぬミスにつながる可能性もあります。

業務内容を説明したら実際に作業してもらい、不安な点や疑問点を解消しておくことで、後任の担当者も安心して業務を引き継ぐことができるでしょう。