【そのまま使える例文付】面接の日程調整メールの返信マナー｜承諾・確定・変更の返信の書き方のコツ

転職活動や就職活動において、面接の日程調整や連絡事項のやり取りは、電話よりもメールで行うのが一般的です。メール文面を作成する際、言葉遣いがビジネスマナー的に正しいか、伝えるべき内容をどうまとめていくか悩まれる方も少なくありません。

本記事では、面接の日程調整を行う際のメール文について、「そのまま承諾して確定する場合」「自分の希望日程に変更をお願いする場合」など、状況に応じた書き方のポイントや具体的な、そのまま応用できるテンプレートを例文で紹介します。

面接の日程調整メールの送付マナー

面接の日程調整をメールで行う際には、ビジネスマナーを守った適切な対応が求められます。

面接の日程調整の連絡は、採用担当者とのほぼ初めてのやりとりになります。そのため、メールの対応次第で、採用担当者の持つ第一印象を左右する可能性があります。

面接の日程調整メールの返信は、とくに「適切な返信の速さ」とビジネスメールに適した言葉遣いで、「分かりやすい文面」を意識することが大切です。

ここでは、面接の日程調整メールの送付マナーについて詳しく解説します。

• 24時間以内に返信する
• 自分から日程を提案する場合は、複数候補日を出す
• 件名の「Re：」は残したまま全員に返信する
• 返信は全員返信にする
• 宛名は「会社名 部署名 担当者名」を書く

24時間以内に返信する

企業からの面接日程調整メールを受信したら、できる限り早く返信しましょう。何らかの事情で返信が遅れてしまう場合でも、遅くとも24時間以内（翌営業日中）には返信するのが基本マナーです。迅速な返信のために、受信BOXや迷惑メールBOXも含めて、新着メールが来ていないかこまめに確認するのがおすすめです。

一方で、早朝や深夜などに返信するのは避けましょう。企業の営業時間外の送信は、ビジネスマナーや配慮がない人と判断されてしまいます。適切な時間に返信が難しい場合は、メールソフトの送信予約機能を活用して、営業時間内に届くよう設定しておくのがおすすめです。

また、企業からもらった面接日程で都合がつくかすぐにわからない場合でも、「ご連絡ありがとうございます。日程を確認し、〇日までにあらためてご連絡いたします」といった一次返信を入れましょう。

自分から日程を提案する場合は、複数候補日を出す

採用担当から提示された日程での都合がつかない場合や、自分から面接の日程を提案する際は、調整のやり取り回数を最小限に抑えるため、3つ以上の候補日を提示しましょう。そうすることで企業側が日程を調整しやすくなり、スムーズに日程が確定する可能性が高まります。

面接の所要時間は、概ね1時間程度が一般的です。日程を提案する際は、以下の例のように日にちのみでなく、時間もなるべく幅を持たせると、より柔軟に調整がしやすくなるのでおすすめです。

• 〇月〇日　13〜15時
• 〇月〇日　14〜18時
• 〇月〇日　終日

件名の「Re：」は残したまま全員に返信する

メールに返信する際は、件名を変更せずに元の件名を使いましょう。具体的には、件名の「Re：元の件名」の形で送り返すことで、採用担当者が過去のメールの確認や管理がしやすくなります。

「Re: 」が「Re: Re: Re: 」など、が重なりすぎて読みにくくなる場合は、1つのみ残して2つ目以降の「Re: 」は消すと読みやすさを保ちやすくなります。

返信は全員返信にする

メールの宛先に複数の担当者が含まれている場合は、「返信」ではなく「全員に返信」機能を使用してください。

通常の「返信」機能では、メールの送信者一人にしか返信が届かず、他の関係者が宛先から外れてしまいます。「全員に返信」することで先方の関係者全員が情報を共有でき、面接の準備や選考プロセスなどで、スムーズなコミュニケーションを保ちやすくなります。

宛名は「会社名 部署名 担当者名」を書く

メールの冒頭には、企業名や部署名、担当者名を正式名称で記載することが重要です。

株式会社を「（株）」と略したり、社名や担当者名を間違えることは、相手への敬意の欠如とみられたり、信頼関係を簡単に損なってしまいます。うっかり起こりやすいミスですが、より慎重に確認することが重要です。なお、担当者の名前がわからない場合は、「採用ご担当者様」という表現を使うのが適切です。

宛名の構成は、以下の順序で記載するのが一般的です。

• 会社名（正式名称）
• 部署名
• 役職名（わかれば記載）
• 氏名＋様

一度作成したあと、送信ボタンを押す前に誤字脱字がないか、とくに相手の名前や社名に間違いがないかを再確認する習慣をつけてください。

詳しくはこちらをご覧ください。

【関連記事】 採用担当者様、採用ご担当者様、御中、どれが正解？宛名の書き方、メール・封筒・電話の例文を解説

面接の日程調整メールの例文：承諾・提案・質問する時のポイント

面接の日程調整メールは、状況によって書き方が異なります。ここでは、実際にテンプレートとして使える例文とともに、各シチュエーションでのポイントを解説します。

• 面接日程を承諾・確定する場合
• 面接候補日の都合が合わず自分から提案する場合
• 企業から面接希望日を聞かれた場合
• 持ち物など当日に関する質問をしたい場合
• 自分から面接日程を問うメールを送る場合

【返信例】面接日程を承諾・確定する場合

企業から提示された面接日程に問題がない場合は、確定する旨を明確に伝える返信メールを送ります。

件名：Re：面接のご案内

株式会社〇〇〇〇 人事部　理久奈一郎様

お世話になっております。〇〇です。 面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 ご提示いただいた下記日時に貴社に伺います。

〇月〇日（水）：13時 場所：貴社　理久奈様宛

お忙しいところお時間を作っていただき、心より感謝申し上げます。 恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

——————————— 陸波玉夫（Tamao Rikunami） 〒150-****　東京都▲▲区〇〇***-*** TEL.090-****-**** E-mail：***@***.or.jp ———————————

【日程確定メールの返信ポイント】

返信するメールにも、面接の日時と場所を復唱して、お互いの認識の間違いを防ぎましょう。当日のトラブルを避けやすくなります。企業とのメールは、常に最後に自分の連絡先を記載しておくと、万が一の際に企業側から連絡を取りやすくなります。

【返信例】面接候補日の都合が合わず自分から提案する場合

企業から提示された面接候補日がすべて都合が合わない場合は、丁寧にお詫びをした上で、代替の候補日を複数提示します。

相手に配慮した表現を使い、柔軟に対応する姿勢を示すことが大切です。

件名：Re：面接のご案内

株式会社〇〇〇〇 人事部　理久奈一郎様

お世話になっております。〇〇です。 面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

あいにく〇月〇日（水）は仕事に関係で不在にしております。 ご希望に沿えず、誠に申し訳ございません。

こちらの都合で大変恐縮ですが、以下の日時であれば貴社に伺うことが可能です。

〇月〇日（月）終日 〇月〇日（火）14〜17時 〇月〇日（水）終日 〇月〇日（金）10〜16時

ご都合はいかがでしょうか。 お忙しい中、恐れ入りますが、何卒ご検討いただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。

——————————— 陸波玉夫（Tamao Rikunami） 〒150-****　東京都▲▲区〇〇***-*** TEL.090-****-**** E-mail：***@***.or.jp ———————————

【再調整メールの返信のポイント】

面接日程の再調整をお願いする場合は、都合が合わない理由を簡潔に述べ、併せて謝罪を伝えます。

代替候補の日時は3つ以上提示し、可能な範囲で時間に幅を持たせると、企業側が日程調整しやすくなるので、意識するようにしましょう。

【返信例】企業から面接希望日を聞かれた場合

企業から「面接の希望日を教えてください」と尋ねられた場合は、日程変更のお願いをする時と同様に、複数の日付と時間の候補を、幅を持たせて提示しましょう。

件名：Re：面接のご案内

株式会社〇〇〇〇 人事部　理久奈一郎様

お世話になっております。〇〇です。 面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。

面接の希望日程をお送りいたします。

〇月〇日（月）終日 〇月〇日（火）14〜17時 〇月〇日（水）終日 〇月〇日（金）10〜16時

ご都合はいかがでしょうか。 上記の日程が難しい場合は、その他の日程でも調整可能でございます。

勝手なお願いで恐縮ですが、ご検討いただければ幸いです。 お忙しいところ誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

——————————— 陸波玉夫（Tamao Rikunami） 〒150-****　東京都▲▲区〇〇***-*** TEL.090-****-**** E-mail：***@***.or.jp ———————————

【希望日を伝えるメールのポイント】

複数の日程を提示したのちに「その他の日程でも調整可能」と一文を添えておくことで、万が一提示した日程がすべて埋まっていた場合でも、企業側が別日を提案しやすくなります。

また、候補日に幅を持たせれば、一度のやり取りで日程が確定する確率が高まります。

【返信例】持ち物など当日に関する質問をしたい場合

面接当日の持ち物や服装、場所などについて不明点がある場合は、面接日程の確定を連絡する返信メールと一緒に質問しておくと、安心して面接に臨めます。

質問は簡潔にまとめ、相手の手間を最小限にする配慮が必要です。

件名：Re：面接のご案内

株式会社〇〇〇〇 人事部　理久奈一郎様

お世話になっております。〇〇と申します。 この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

〇月〇日（水）13時からの面接、承知いたしました。 つきましては、当日の持ち物について確認させていただきたく、ご連絡いたしました。 履歴書と職務経歴書は各1部用意すればよろしいでしょうか。

また、その他に用意すべきものがございましたら、ご教示いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

——————————— 陸波玉夫（Tamao Rikunami） 〒150-****　東京都▲▲区〇〇***-*** TEL.090-****-**** E-mail：***@***.or.jp ———————————

件名：Re：面接のご案内

株式会社〇〇〇〇 人事部　理久奈一郎様

お世話になっております。〇〇と申します。 この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

〇月〇日（水）13時からの面接、承知いたしました。 つきましては、当日に関して以下お聞きしたいことをまとめました。

持ち物：履歴書と職務経歴書以外にございますか？ 場所：署名にあります◯◯ビルでよろしいでしょうか？ 受付：理久奈様宛でよろしいでしょうか？

その他、面接に関してご指示がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

——————————— 陸波玉夫（Tamao Rikunami） 〒150-****　東京都▲▲区〇〇***-*** TEL.090-****-**** E-mail：***@***.or.jp ———————————

【質問する際のポイント】

面接の日程調整で何回かやりとりが発生する場合は、最後のメールで確定の返信をする際に、質問を入れるようにします。メールの本文の出だしに日程承諾したことを伝え、次に質問事項を明確に記載します。複数の質問がある場合は箇条書きにすると、相手が回答しやすくなります。

【返信例】自分から面接日程を問うメールを送る場合

書類選考通過の連絡を受けたのち、企業から具体的な日程提示がない場合は、自分から面接日程の相談メールを送ることもあります。その際は、面接に臨みたい積極性が感じられる姿勢で、複数の候補日を提示しましょう。

件名：Re：面接のご案内

株式会社〇〇〇〇 人事部　理久奈一郎様

お世話になっております。〇〇です。

先日は、書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 面接の機会をいただけるとのこと、大変光栄に存じます。

つきましては、面接の日程についてご相談させていただきたく、以下の通り候補日をお送りします。

・〇月〇日（水） 13〜18時 ・〇月〇日（木） 終日 ・〇月〇日（金） 10〜17時

上記以外の日程でも、できる限り調整いたしますので、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。

——————————— 陸波玉夫（Tamao Rikunami） 〒150-****　東京都▲▲区〇〇***-*** TEL.090-****-**** E-mail：***@***.or.jp ———————————

面接関連のメールでよくある質問

面接の日程調整メールに関しては、多くの方が共通して疑問に感じる疑問があります。ここでは、よくある質問とその回答をまとめました。

• 面接日程確定後のメールに返信（返信の返信）は必要?
• Web面接の日程調整メールの返信で気をつけることは?
• 一次、二次、最終面接の日程調整でのマナーはある?
• 面接を辞退したい場合のメールマナーは?
• 面接後にお礼メールはしてもいい?

面接日程確定後のメールに返信（返信の返信）は必要?

結論としては、「面接日程確定後のメールに対して、一言返信すると丁寧」です。採用担当者が調整した日程が応募者に伝わっているか確認する意味でも、承諾の返信をするのが基本的なビジネスマナーとされています。

本文は簡潔に「承知いたしました。当日はよろしくお願いいたします」といった一言を添えるだけでも十分です。

ただし、企業側からのメールに「返信不要」と明記されている場合は、返信をしなくても問題ありません。

Web面接の日程調整メールの返信で気をつけることは?

Web面接の日程調整メールへの返信は、基本的に対面面接と同じ方法で問題ありません。

ただし、Web面接の場合は使用するツールやURLについて、念のため事前に確認しておくと良いでしょう。返信例として、以下のような内容を盛り込みます。

ご提示いただいた〇月〇日（〇曜日） 〇時からのWeb面接の件、承知いたしました。

当日は〇〇（ツール名）にて接続させていただきます。

万が一、接続に不具合が生じた場合は、お電話にてご連絡させていただきます。 何卒よろしくお願いいたします。

このように、使用ツールを確認する姿勢や緊急時の対応を示すことで、採用担当者も安心できます。

一次、二次、最終面接の日程調整でのマナーはある?

一次面接、二次面接、最終面接のいずれにおいても、日程調整のマナーに特別な違いはなく、基本的には同じ考え方で対応して問題ありません。

より伝わりやすくするため、メールの冒頭で面接の段階を明確にしておくと、採用担当者が内容を把握しやすくなります。

たとえば、以下のように、目的を明記するとわかりやすいでしょう。

• 一次面接の日程調整につきまして、ご連絡いたしました。
• 最終面接の日程の件でご連絡させていただきました。

面接を辞退したい場合のメールマナーは?

面接を辞退する場合は、辞退を決めた時点ですぐに企業へ連絡を入れることが大切です。

企業や採用担当者は、面接のための時間を確保しています。早めに辞退する旨を伝えることで、面接準備が無駄になってしまう事態を防ぐことができ、相手の負担を最小限に抑えられます。

面接前日や当日の急な辞退の場合は、メールを送ったあとに改めて電話でも連絡を入れるのがマナーです。

また、転職エージェントを利用している場合は、企業への連絡とあわせて、エージェントへも辞退の旨を伝えましょう。

詳しくはこちらをご覧ください。

【関連記事】 どう断る？面接辞退のメールや電話マナー【理由別の例文付き】

面接後にお礼メールはしてもいい?

面接後のお礼メールは、必須ではありません。ですが、お礼メールを通して企業への熱意を伝えることもできます。

お礼メールを送りたい場合は、面接当日中、または遅くとも翌日までが適切です。メールの内容は、面接の機会をいただいたことへの感謝および、面接で話題になった具体的なエピソードを盛り込みます。一方で、定型文のみのお礼メールは逆効果になるので、送らないようにしましょう。

ただし、お礼メールはあくまで任意であり、送らなかったからといって評価が下がることは原則としてありません。

詳しくはこちらをご覧ください。

【関連記事】 【例文あり】面接後のお礼メールはいる、いらない？逆効果にならないお礼メールのマナーや書き方も解説