仕事量が増えて、隠れ残業せざるを得ない【転職相談室】

急な人員減少で仕事量が増えてしまい、隠れ残業をせざるを得ないというKさん。本来やりたいことにまで手が回らない状況に、転職をしたほうが良いのかと悩んでいます。

仕事量が多い時の対処法や、転職する際の注意点を組織人事コンサルタントの粟野友樹さんがアドバイスします。

隠れ残業せざるを得ないほどの仕事量がある時はどうしたらいいですか？（Kさん/営業事務/26歳）

仕事量が増えた時の対処法

▶アドバイザー
様々な要因が重なって仕事量が増えてしまった結果、隠れ残業をせざるを得ないほどになってしまっているとのことですね。

▶相談者
はい。本当はもっと営業担当者の仕事の状況に合わせて先回りして資料を作ったり、企画面のサポートをしたりしたいのですが、資料整理や通常業務をこなすだけで手いっぱいですし、それすらも隠れ残業が必要で…。

▶アドバイザー
それは、歯がゆい状況ですね。

▶相談者
この状況をなんとかしたいのですが、隠れ残業せざるを得ないほどの仕事量を抱え込んでしまったときは、どうしたら良いのでしょうか？

▶アドバイザー
まず基本となるのは上司へ現状の業務量について報告をし、仕事量を減らせないか、人員を増やせないかの相談ですね。今は残業規定も厳格なので対応してもらえる見込みはあると思います。その上で、日々の業務では「自分でできること」と「周囲への働きかけが必要なこと」に分けて対策していくと良いと思いますよ。

▶相談者
自分でできること…というと作業の効率化などでしょうか。

▶アドバイザー
そうですね。資料作成の業務ではある程度汎用的な内容はフォーマット化したり、ITツールを活用したりする他、自分なりに仕事を進めやすい業務フローを決めてしまうと良いですよ。Kさんは、仕事を進める場合、何から着手していますか？

▶相談者
基本的には、依頼された順に仕事を処理していますね。自然と納期も依頼された順に近くなりますし。えっと、それではダメなのでしょうか？

▶アドバイザー
ダメということはありませんよ。それも一つの仕事の進め方です。ただ、そうなると、同じような作業を数日前にやった時に合わせてこの仕事もやっておけば楽だったな…という経験はありませんか？

▶相談者
確かにあります…。特にデータ集計などはExcelを使って複数の関数を使わないといけないので、まとめてやっておけば良かった…と思うことは少なくないです。

▶アドバイザー
自分なりの業務フローを定めるというのは、場当たり的にやっていたものを、順番を定めてやるということです。業務の優先度を明確化した上で、できるだけ似たような仕事をまとめて行ってみたり、午前中は簡単ですぐに終わるものから着手して、午後には少し時間のかかる作業を行ってみたりなど、仕事の順番を変えることで業務がスムーズに進むこともあるかもしれません。

▶相談者
確かにそれは良さそうです。ただ、例えば2つ以上まとめて行うためには、最初にもらった依頼を待たせてしまうのが気になりますね…。

▶アドバイザー
はい、そこで次の「周囲への働きかけ」が必要になってきます。具体的には、依頼時のルールを営業担当者と相談した上で決めてしまうと良いでしょう。

例えば、先ほどおっしゃっていたようなデータの集計であれば、「毎週●曜日にまとめて行いたいので、希望する場合には前日までにご連絡ください」などと働きかけてみてはいかがでしょうか。

▶相談者
なるほど。

▶アドバイザー
他にも、依頼時には最低でも●営業日の作業期間を確保してもらう、A〜Dまでの作業工程がある場合はAまでは営業担当者にまとめてもらい、B〜DまでをKさんが担当するなど、相手に負荷がかかりすぎない範囲で作業分担をするのも良いでしょう。

▶相談者
それはいいですね。上司も転職や産休などが重なって、今人員不足なのは理解してくれているので、作業分担や作業期間の確保など相談してみることにします。

▶アドバイザー
ぜひそうしてみてください。提示している期間よりも早く対応してほしいと言われるケースもあると思うので、その際には、他の依頼者の業務との優先順位の調整を依頼者本人に頼む旨も予め周知しておくと良いですよ。

▶相談者
確かに、お客様の状況によってはどうしても至急対応が必要になるケースは多々ありますし、そういった時にルールを理由に断るのは気が引けるので、依頼者同士で調整してもらえると気が楽ですね。

▶アドバイザー
予め無理なく作業できる期間と条件を提示しておけば、プレッシャーも減るでしょうし、納期に追われてしまって隠れて残業せざるを得ない状況も少しは改善できるかもしれませんね。

他にも、こういったルール制定を機に、営業担当者とのコミュニケーション量を増やすための場を設けてもらうのもオススメです。

▶相談者
それはどういうことでしょうか？

▶アドバイザー
例えば、営業の定例会議などに参加させてもらうなどです。一見すると時間が取られてしまって効率化とは関係ないように思えますが、各担当者の営業状況を把握することで、この先の依頼ボリュームや時期の見立てがつくかもしれませんし、関係が密になればより仕事をしやすくなるかもしれません。

Kさんは、本来なら営業担当者の仕事の状況に合わせて先回りした仕事をしたいとのことだったので、そういった意味合いでもオススメですね。

仕事量の多さを理由に転職を検討する場合

▶相談者
教えてもらった手法を試したり、上司に状況相談をしたりすることで隠れ残業しなければならない状況は打開できそうな気がしてきました。そうなると、残業や仕事量の多さを理由に転職はしないほうが良いのでしょうか？

▶アドバイザー
転職したい理由が「業務量が多い」「隠れ残業が辛い」ということしかないのであれば、転職よりも、まず現職での働き方を改善できないかを働きかけたほうが良いでしょうね。長時間労働は転職を考えるきっかけとしては問題ありませんが、それだけでは転職理由としては不明確なので、おすすめできません。

▶相談者
それはどうしてでしょう？

▶アドバイザー
転職活動では、「転職先で何をしたいのか」という観点がとても大切だからです。企業の採用担当者が確認したいのは現職への不満ではなく、入社にあたっての希望や働く意欲です。どんなに素晴らしいスキルや経歴があったとしても転職したい理由が「御社は残業が少ないから」だけでは、前向きな意欲を持って応募してくれている他の求職者がライバルになった時に見劣りしかねません。

▶相談者
あぁ…言われてみれば、それはそうですね。

▶アドバイザー
他にも、「勤務時間を短くしたい」「定時退社できる」という条件だけで応募先の企業を探すと、本当に自分とマッチした企業を見つけるのが難しいので、転職はできても、後になって「こんなはずじゃなかった…」と後悔してしまうリスクもあります。

▶相談者
なるほど。

▶アドバイザー
ただし、Kさんの場合は、仕事量が多いことだけが不満なのではなく、本来であれば先回りして状況に合わせた資料作成をしたり、企画面のサポートをしたりしたいとのことでしたよね。

例えば、「もっと企画要素がある仕事をしたい」という希望が強いようであれば転職を検討してみるのもおすすめです。Kさんご自身はどのようにお考えですか？

▶相談者
そうですね。自分で考えたり工夫したり、企画要素がある仕事をしたいです。教えて頂いた方法できっと残業量は減らせると思うのですが、仕事量が減ればそれだけで満足なのか…と問われると、今の型通りの決まったサポートだけの仕事よりは少しステップアップした内容にチャレンジしてみたい気持ちが強いです。

▶アドバイザー
そういった希望があるのであれば、事務リーダー候補や新事業を立ち上げている部門などの求人など、仕事の幅が広がるようなものを探してみると良いですよ。特に新事業の立ち上げ時にはメンバー全員が手探りの状況なので、自発的に考えて行動する要素も求められるでしょう。

▶相談者
なるほど。企画要素の強い仕事というと、今の職種からガラリと変えて、営業企画などに行かないと無理かなと思っていましたが、そういった求人であれば、これまでの経験も活かして仕事ができそうですね。

▶アドバイザー
思い切って職種を変えてしまうのも一つの手ではありますが、今の職種の延長戦上にも自分の意見を反映して、考える要素の強い仕事はあると思います。この場合、並行して取り組む現職での業務改善が、転職活動の自己アピールでも活きてくるので一石二鳥かもしれませんね。

▶相談者
確かにそうですね！私の営業事務の仕事は嫌いじゃないのでその方向で考えつつ、現職での業務改善にも取り組んでみます。今日はありがとうございました。