事務職（一般事務）の志望動機例文｜職種別×未経験・経験者の書き方ポイント

一般事務や営業事務など、事務職に転職する場合、志望動機はどのように書いたら良いのでしょうか。

事務職は希望する人が多い人気職種のひとつです。志望動機で意欲を伝え、書類選考の通過を目指しましょう。

そこで、組織人事コンサルティングSegurosの粟野氏に志望動機の書き方のポイントや注意事項を伺いました。例文もご紹介していますので、履歴書の作成や転職活動の参考にしてみてください。

事務職の志望動機の例文一覧

今すぐ志望動機の例文を確認したい方は、以下の表の「例文へのリンク」をクリックください。該当部分にジャンプします。

事務職（一般事務）の種類	例文へのリンク
秘書・アシスタント	未経験者／経験者
営業事務	未経験者／経験者
医療事務	未経験者／経験者
貿易事務	未経験者／経験者
経理事務	未経験者／経験者
人事・総務事務	未経験者／経験者

事務職の志望動機の作り方

事務職に限らず、志望動機は「1．書き出し」「2．活かせる経験」「3．締めくくり」の3つのステップに従ってまとめることで、志望意欲が伝わりやすくなります。

– 書き出し：なぜこの業界・会社を選んだのか – 活かせる経験：入社後に活躍・貢献できる理由や根拠 – 締めくくり：入社後、どのような活躍ができるのか

志望動機の基本的な構成を理解してから、事務職ならではのポイントを意識して志望動機を作成しましょう。

秘書・アシスタント

上司や役員などのスケジュール管理、来客対応、会議準備、資料作成などを行います。

信頼関係の構築と守秘義務の意識に加えて、取引先とのコミュニケーションも必要となるため、ビジネスマナーが重視されるでしょう。

【未経験者】秘書・アシスタントの志望動機例文

経営陣を支え会社全体の成長に貢献できる点に魅力を感じ、貴社の秘書職を志望しました。 前職では接客業を通じ、相手の意図を汲み取り迅速に行動する力を培いました。これらはスケジュール調整や来客対応といった秘書業務にも活かせると考えています。また、店舗業務でのOfficeソフトを用いた売上管理や店舗内でのMTG資料作成などの経験もあります。 細やかな気配りと正確な事務処理を強みに、上司が本来の業務に集中できるよう環境を整え、信頼されるサポート役を目指してまいります。

【経験者】秘書・アシスタントの志望動機例文

前職では役員秘書として、スケジュール調整や出張手配、議事録作成、その他庶務業務など、秘書業務全般を経験してきました。 サポート業務にやりがいを感じていた一方、前職は企業規模が大きく、複数名で業務を分担するため固定的な業務が多いことに物足りなさを感じていました。 貴社は、〇〇業界の中でも事業の成長スピードが速いと感じており、より柔軟で幅広い業務経験をつめるのではないかと考えました。秘書チームのリーダー候補として、これまでの経験を活かしてチーム作りにも貢献していきたいです。

書き方のポイント

秘書・アシスタント業務では、業務の正確さに加え、先回りした対応力や気配りが求められる傾向があります。

業務経験の有無にかかわらず、これまでの仕事で、対応力を発揮した経験や実績をアピールできるといいでしょう。

▼対応力を発揮した経験や実績のアピール例

スケジュール管理や資料作成など、正確さが求められる業務において、確認を怠らずダブルチェック体制を構築するなどミスゼロを意識してきました。上司から「安心して任せられる」と評価を受けた経験があります。

役員秘書として、必要な書類の事前準備などを自ら考え進めるなど、状況に応じた柔軟な対応力を強みとしております。

営業事務

顧客対応や見積書・請求書の作成、受発注業務など、営業をサポートするのが営業事務です。顧客対応の機会も多くスピードと正確さが求められる仕事です。プレゼンテーションの資料作成や表計算を行うケースもあるため、高度なPCスキルやコミュニケーション力があると評価されやすくなるでしょう。

【未経験者】営業事務の志望動機例文

貴社が提供する〇〇事業が◯万人というユーザーから支持されていることに魅力を感じており、営業担当を支えることで事業の更なる成長に貢献したいと営業事務を志望しました。 前職では販売職として顧客対応を行う傍ら、在庫管理や発注業務に携わり、数字を扱う正確さと効率的な事務処理の大切さを学びました。 未経験ではありますが、培ったPCスキルとコミュニケーション力を活かし、受発注業務やデータ管理を確実に進めたいと考えています。入社後は営業担当が顧客対応に集中できる環境を整え、組織全体の成果に貢献します。

【経験者】営業事務の志望動機例文

業界シェア〇％の信頼を得ている貴社にて、営業活動の基盤を支え更なる事業成長に貢献したいと考え志望いたしました。 前職では受発注管理や納期調整、売上データの入力を担当し、営業担当や顧客との円滑な連携を図ってまいりました。また、営業担当がより効率的に業務を進められるように、社内の資料共有プラットフォームの整備など業務改善にも取り組んできました。 入社後は、これまで培った事務処理能力と調整力を発揮し、営業活動を後方から支えながら組織全体の成果に貢献したいと考えています。

書き方のポイント

営業担当や取引先との連携が多く、正確かつ迅速な対応力が必要とされます。

▼対応力を発揮した経験や実績のアピール例

受発注や請求書処理など、納期遅れが生じないよう早めの対応とチェックの徹底を進めてきました。また、複数業務を並行する際の優先順位付けにおいても、効率性を常に意識してきました。

お客様や営業担当からの依頼や要望にはどんな意図があるのか、事前に必ず確認してクリアにすることで、認識のズレを防ぎ、スムーズな連携を進めてまいりました。

医療事務

病院やクリニックで受付、会計、カルテ管理、レセプト（診療報酬明細書）作成などを担当します。

資格が必須の職種ではありませんが、未経験から医療事務資格を取得して転職する方もいるようです。

【未経験者】医療事務の志望動機例文

地域医療を支える貴院で、医療事務として地域に貢献したいと考え志望いたしました。 前職の接客業で培った丁寧な応対力や迅速な判断力を活かし、患者様に安心感を与えられる窓口になりたいと考えています。現在は医療事務認定実務者の資格取得に向けて学習を進め、医療制度やレセプト業務についても基礎を身につけています。 未経験ではありますが、正確な事務処理と患者様への温かな接遇を通じ、貴院に貢献したいと考えております。

【経験者】医療事務の志望動機例文

貴院は○○科だけでなく、XX種類の領域に対応し、地域医療に貢献されています。その姿勢に共感し、入職を希望いたしました。 現職は○○科のクリニックで、主に受付とクラークを任されています。未経験で入職し、これまで日々学びながら患者様と接してきましたが、ブティック型のクリニックだったため丁寧な対応ができる一方で、知識や経験が特定領域に限られてしまうと感じていました。もともと医療分野を目指したのは、ひとりでも多くの方の不安に寄り添い、元気になってもらうまでのサポートを行いたいという理由からでした。 貴院では、○○科の経験を活かしながら医療事務としてさらに成長し、ひとりでも多くの患者様を支えて地域医療に貢献したいと考えております。

書き方のポイント

レセプトを作成するための診察報酬に関する専門知識が必要なことに加えて、患者対応では相手の年齢や状況に応じたきめ細かい配慮が求められます。また、医療現場のチームの一員である意識を持ち、医師やスタッフを支えたいという思いもアピールできるといいでしょう。

▼配慮や意識していることのアピール例

来院される方一人ひとりに安心していただけるよう、丁寧な言葉遣いと患者様の話すテンポに合わせた落ち着いた対応を心がけてきました。

会計処理やレセプト入力では、ミス防止のため二重チェックを徹底し、チーム内でのミス発生率において前年比〇％減を達成しました。

貿易事務

輸出入に関する書類作成、通関手続き、納期調整、海外とのやり取りなどを行う専門性の高い職種です。

語学力や異文化理解の姿勢も求められます。

【未経験者】貿易事務の志望動機例文

貴社は◯◯専門商社として世界○カ国以上から商品を仕入れていらっしゃり、それだけ幅広い国々とのネットワークを有していることに魅力を感じ志望しました。 現職では、外国人観光客が多く訪れるショップで販売スタッフを担当しており、やり取りを通じて様々な国や文化、産業などに興味を持つようになりました。よりコミュニケーションを正確に深くとるために英語力を磨きTOEICを600点台から850点まで伸ばしております。 貴社に入社後は、まずはアシスタントとして貿易に関する知識や商習慣への理解を深め、1日も早く事業に貢献できるよう努力する所存です。

【経験者】貿易事務の志望動機例文

貴社が〇〇業界でグローバルに事業を展開し、海外拠点や取引先との安定したネットワークを築いている点に魅力を感じ、貿易事務として支えたいと考え志望しました。 前職では輸出入書類の作成や通関手続きに加え、フォワーダーや海外取引先との納期調整を担当し、年間数百件の案件を遅延なく完了させました。特に納期遅延や輸送トラブルの際には、関係各所と迅速に調整して解決に導き、信頼を得ることができました。また、英語でのメール・電話対応を日常的に行い、時差や文化の違いを踏まえた柔軟なコミュニケーション力も磨いてまいりました。 入社後はこれらの経験を活かし、貴社の国際物流を円滑に進めるとともに、業務フローの効率化に取り組みたいと考えております。将来的には、輸出入全体を俯瞰しながら海外拠点との橋渡し役となり、貴社のさらなる事業拡大に貢献してまいります。

書き方のポイント

語学力や貿易に関する知識や商習慣への理解が必要なので、未経験者は学ぶ意欲をアピールすることが大切です。また、正確な書類処理とスケジュール管理能力の高さも伝えられるといいでしょう。

▼コミュニケーション力やケジュール管理能力のアピール例

海外取引先とのメールや電話対応では、相手の文化や商習慣を尊重した言葉づかいを心がけてきました。

納期調整では、複数の関係者の予定や業務状況を把握した上で、余裕のあるスケジュールを組み対応してきました。これにより、問題が発生したときにも冷静に対応することができ、信頼を築くことができました。

経理事務

請求書処理、伝票作成、入出金管理、帳簿記帳など、経理のサポートを行います。

【未経験者】経理事務の志望動機例文

〇〇業界で安定した基盤を築きながら経理業務のDX化や効率化にも積極的に取り組んでいる姿勢に魅力を感じ、貴社で経理のスペシャリストを目指したく志望いたしました。 前職では営業職として、売上管理、見積もり、請求書対応など数字・お金を扱う責任や企業経営における重要性を強く感じてきました。そこで〇年に日商簿記3級を取得後、現在は2級の取得に向けて学習を進めております。 業務未経験ではありますが、営業での数値管理力は経理でも活かせるのではないかと考えており、一日でも早く貴社の成長に寄与できるよう努力を続けていく所存です。

【経験者】経理事務の志望動機例文

企業経営を数字面から支える経理業務にやりがいを感じており、特に貴社が推進される〇〇事業の拡大と経理業務の効率化への取り組みに共感し、志望いたしました。 前職では仕訳入力、請求書処理、支払業務、月次決算補助を担当し、常に正確性とスピードを意識して業務を遂行しました。特に請求処理フローを見直し、確認体制を強化することで入力ミスを削減し、処理時間を年間で◯時間、短縮した実績があります。また、繁忙期にはチームで役割を再分担し、全体の進捗管理を主導するなど、業務改善と協働の両面で貢献してきました。 入社後はこれらの経験を活かし、まずは月次・年次決算の正確な遂行に貢献するとともに、効率化や体制強化にも積極的に関わりたいと考えております。将来的には予算管理や経営分析にも携わり、経営判断を支える経理部門の一員として、貴社のさらなる成長に寄与してまいります。

書き方のポイント

数字に対する責任感や、ミスなく丁寧に仕事を進める正確性が求められる仕事です。業務改善に向けて取り組んだ事例があれば盛り込みましょう。

仕訳・伝票処理・月次決算などの実務経験や、数字を通じて会社経営を支える意識を伝えるのもいいでしょう。簿記の知識や資格、経理ソフトのスキルがあると評価につながりやすくなります。

▼業務改善への取り組みやフォローのアピール例

月間約〇件の伝票処理を担当し、入力ミスゼロを半年間維持しました。正確な処理を徹底し、経理データの信頼性向上に努めてきました。

業務フローの見直しや経理システムの効率化提案を通じて、処理時間の〇％短縮に貢献しました。

人事・総務事務

採用・労務管理・給与計算などの人事サポート業務や、備品管理・社内行事の運営・契約書管理などの総務サポート業務を担います。

企業によって任せられる業務や求められる経験・スキルは異なりますが、企業規模が大きくなると人事・総務は分業制となる傾向があり、小規模企業の場合は、人事や総務を兼務することもあるようです。

【未経験者】人事・総務事務の志望動機例文

働き方改革や人事制度の改善に積極的に取り組まれている点に強く共感し、人事総務事務としてその一翼を担いたいと考え志望いたしました。 前職の店舗管理職では、シフト作成や勤怠管理、新人教育など店舗運営の裏側を支える業務に携わり、人を支えるやりがいを実感しました。例えば、シフト調整ではスタッフの希望と店舗の業務ニーズを両立させる工夫により、欠員率を対前年比で◯％削減、勤怠管理を徹底して残業時間を減らすことで離職率を◯％下げることが出来ました。こうした店舗現場での調整力や勤怠管理の経験は、人事総務事務の業務にも活かせると考えております。 入社後は、勤怠管理や各種手続き業務を正確に遂行しつつ、社員が安心して力を発揮できる環境づくりに貢献したいと考えています。将来的には人事制度や職場環境の改善提案にも携わり、貴社の組織運営を支える存在を目指してまいります。

【経験者】人事・総務事務の志望動機例文

貴社が推進されている〇〇事業の拡大と働き方改革への取り組みに深く共感し、志望いたしました。 前職では総務人事担当として、約〇名の勤怠管理や入退社手続き、年間〇名の中途採用を担当しました。勤怠や福利厚生、各種手続きに関する社員からの問い合わせに丁寧な対応を心がけたことで「安心して相談できる」との声が寄せられたほか、情報共有の仕組みを改善し月次報告資料の作成時間を30％削減するなど、業務効率化にも貢献しました。こうした取り組みを評価され、年間の社内表彰でMVS（Most Valuable Stuff）賞を受賞することができました。 入社後はこれらの経験と改善力を活かし、勤怠管理や人事手続きの精度を高めるとともに、社員が成長に集中できる環境づくりに貢献したいと考えています。将来的には制度改善や人材育成支援にも携わり、貴社の組織運営を円滑に進める一員として活躍してまいります。

書き方のポイント

組織運営を円滑に進める調整力や公平性、サポート意識をアピールします。人事・総務の中でも具体的にどの分野の経験があるのかを記し、管理ツールをどう使いこなして業務改善につなげたか、などの実績に触れるのもいいでしょう。

▼サポート力や調整力のアピール例

勤怠管理や各種手続きに加え、月〇件以上の問い合わせ対応を担当し、迅速で正確な対応を心がけてきました。社員一人ひとりが安心して働けるよう柔軟にサポートすることを意識しています。

社内イベントや備品管理など、複数部署が関わる案件を調整し、意見の違いを整理して円滑な進行を図ってきました。

事務職に受かる志望動機のポイント

事務職の志望動機のポイントを解説します。

志望意欲の高さを伝えて、書類選考通過を目指しましょう。

応募企業ならではの志望理由を伝える

「正社員になりたい」「デスクワークの仕事をしたい」「産休、育休が取りやすい仕事に就きたい」などの理由から事務職を選択する方も少なくありません。

ただし、どの会社にも言えるような志望動機では、採用担当者に強く印象づけることは難しいでしょう。

「自分がこの会社の一員になったら、クライアントやカスタマー、社内メンバーにどんなメリットを与えられるか」を想像して、「このように力を発揮できる」と具体的にアピールしましょう。

「求める人物像」との接点を考える

企業の採用ページや求人などで「求める人材像」などをチェックし、それに沿って志望動機を考えましょう。

特に一般事務は、正社員としての採用枠が少なく狭き門であるため、他の応募者と差別化を図るためにも「オリジナリティある志望動機」がカギになります。

中途採用の募集ページだけでなく、新卒採用の募集ページも参考にすると良いでしょう。

新卒の学生向けの募集ページの場合、社長が会社の事業方針や求める人材像を具体的に語っていたり、先輩社員のメッセージが載っていたりと、学生にも理解しやすいよう丁寧に作られているので、自分との共通項や、共感するポイントが見つけやすいというメリットがあります。

そのうえで、単に「貴社の風通しの良さに惹かれた」とするのではなく、「○○サイトに掲載されていた“先輩社員のメッセージ”を見て、貴社の風通しの良さに惹かれた」など、ファクトを示しながらまとめると、オリジナリティのある志望動機になるでしょう。

自分なりの工夫やこだわりを交える

志望動機の「活かせる経験」や「締めくくり」で、自分なりの工夫やこだわりを交えましょう。

その人なりの仕事のスタンスや価値観が分かるので、採用担当者が人物像を掴みやすくなります。

また、志望動機のオリジナリティも増すでしょう。

なお、履歴書の志望動機のスペースは限りがあるので、枠内に収まらない場合は志望動機欄が大きい履歴書を使用するか、ExcelやWord形式のテンプレートを活用して志望動機欄を広げ、収まるように工夫しましょう。

事務職への志望動機のNG例

事務職の志望動機で注意しておきたいことを解説します。

志望動機が条件や待遇のみ

「給与が高かったから」「福利厚生が充実している」など、応募企業を志望する理由として条件や待遇のみが記載されていた場合、採用担当者は「条件が良ければどの企業でも良いのだろうか」と、志望意欲に不安を感じてしまう可能性があります。

条件や待遇も転職先を選ぶ上で重要な要素のひとつですが、自分のやりたいことや強みにマッチしているかどうかも、長くイキイキと働くための重要な要素です。

また、採用担当者は志望動機を通じて仕事や社風との適性や入社後の活躍可能性を判断しています。

志望動機は、条件や待遇のみに偏らないように注意し、採用担当者に意欲が伝わるように心がけましょう。

主体性が感じられない

事務職の業務は、周囲のサポートを行うことも多いために、「与えられた仕事をミスなくこなす」「指示通りに進める」など、仕事の品質を重視して受け身の姿勢で仕事を行うケースもあります。

ただし、生産性の向上が注目されている現在、多くの企業で自ら業務の効率化や改善提案ができる人材を求めています。

志望動機では、業務への理解とともに「どのように活躍したいか」「自分なりのこだわり」といった、意欲や考えを伝えることが大切です。

ネガティブな要素が多い

応募企業を志望した理由として、現職（前職）の不満を挙げるケースがありますが、ネガティブな要素が含まれている志望動機は避けたほうが良いでしょう。

事務職に対する前向きな意欲や、自身の経験・スキルをどのように活かしたいかをポジティブに伝えることで、好印象を与えることができるでしょう。

ネガティブな動機が背景にあったとしても、ポジティブに言い換える工夫が大切です。

事務職の志望動機についてよくある質問

Q. 未経験の場合のアピール方法は？

未経験であっても、現職（前職）での事務的な業務経験（データ入力、資料作成、在庫・売上管理など）や、PCスキル（Word・Excel・PowerPointなど）、語学力（英語でのメール対応など）は必ず明記しましょう。こうしたポータブルスキルは事務全般に活かせるため、即戦力として評価されやすいポイントです。

志望意欲の高さを伝えるには、「なぜその企業で、その事務職を志望するのか」を具体的に示すことが重要です。企業・仕事研究を行い、魅力を感じた内容と、これまでの経験・スキルをどのように活かして活躍・貢献したいのかを具体的に伝えるといいでしょう。

Q. 履歴書と面接は同じ志望動機で良い？

履歴書と面接の志望動機には一貫性を持たせましょう。

違う内容を伝えてしまうと、採用担当者はどちらが正しいのか分からなくなってしまいます。 ただし、履歴書はスペースに限りがあるため、面接で具体的に伝えられるように要約して記載しましょう。