メールで履歴書を送付する際、パスワードはいる？いらない？

履歴書や職務経歴書をメールで送付する際、パスワードをかけるべきかどうか迷う人も多いのではないでしょうか。

この記事では、パスワードの必要性やかける場合の具体的な方法、メールの送り方などを、組織人事コンサルティングSeguros代表・粟野友樹氏が解説します。

企業・採用担当者からの指定がない場合は、パスワード不要

▶パスワードが必要になるケース

• 応募企業から「応募書類はパスワード付きで送信してください」と明確に指示がある場合のみ

▶NGな対応例

• 応募企業から「パスワードなしで送ってください」と明記されているにもかかわらず、独自判断でパスワードをかけて送ってしまう
• ZIPファイルでパスワードをかけて送信してしまう（現在は受信ブロックや迷惑メール扱いをされる企業もあるため）

まずは、応募先からパスワード設定に関する指定があるかを必ず確認しましょう。

その上で、企業から特に指示がない限り、履歴書・職務経歴書ファイルにパスワードをかける必要はありません。

パスワード付きファイルは一見セキュリティ対策になるように見えますが、実際にはメール本文でパスワードを送ることが多く、情報漏えいリスクの軽減にはなりにくいのが実情です。

また、採用担当者にとっては「ファイルがすぐに開けない」「パスワードの入力が面倒」といった負担になりがちです。

最も重要なのは、送信先アドレスやファイル名に誤りがないこと。誤送信のリスクを減らすためにも、最終チェックは丁寧に行いましょう。

履歴書ファイルやメールにパスワードをかける方法4選

ここでは、履歴書・職務経歴書のファイルやメールにパスワードをかける方法を紹介します。

（1）Wordからパスワード付きPDFを作成する

▶Windows

1. 履歴書・職務経歴書をWordで作成、または開く
2. ［ファイル］→［名前をつけて保存］→ 保存ファイル形式［PDF］を選ぶ
3. ［その他のオプション］→ 右下の［ツール］をクリック
4. ［ドキュメントをパスワードで暗号化する］にチェック →［OK］
5. パスワードを設定して［保存］する

▶Mac

1. 履歴書・職務経歴書をWordで作成、または開く
2. ［ファイル］→［名前をつけて保存］→ 保存ファイル形式［PDF］を選び［保存］する
3. 保存したPDFファイルを「プレビュー」機能で開く
4. ［ファイル］→［書き出す］→［アクセス権］
5. ［書類を開くときにパスワードを要求］にチェックしパスワードを設定する →［適用］

（2）WordやExcelファイルにパスワードをかける

▶Windows

1. 履歴書・職務経歴書をWord・Excelで作成、または開く
2. ［ファイル］→［名前をつけて保存］→ 右下の［ツール］をクリック
3. ［全般オプション］を選ぶ
4. ［読み取りパスワード］［書き込みパスワード］を設定して［保存］する

▶Mac（Word）

1. 履歴書・職務経歴書をWordで作成、または開く
2. ［校閲］→［文書の保護］
3. パスワードを設定する →［OK］

▶Mac（Excel）

1. 履歴書・職務経歴書をExcelで作成、または開く
2. ［ファイル］→［パスワード］
3. パスワードを設定する →［OK］

（3）Adobeの無料オンラインサービスを使う

Adobe公式の「PDFにパスワードをかける」機能は無料で利用することができます。

（4）Gmailの「情報保護モード」で送信する（スマホでも可）

メール作成画面で［情報保護モード］をONにすると、閲覧期限の設定やSMS認証の設定が可能です。

詳細はこちらをご参照ください。

履歴書にパスワードをかけてメールで送る場合の例文

（1）パスワード付きファイル送信時のメール例文

件名：履歴書送付の件（陸波 佳那）※パスワード付き 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様 はじめまして。陸波 佳那と申します。 △△△△で貴社の求人情報を拝見し、ぜひ応募させていただきたくご連絡を差し上げました。 履歴書および職務経歴書をパスワード付きPDFにてお送りいたします。 パスワードは、この後の別メールにてお知らせいたします。 ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。 お忙しいところ大変恐縮ですが、 ご検討をいただき、面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 【添付ファイル】 ・陸波 佳那履歴書.pdf（パスワード設定あり） ・陸波 佳那職務経歴書.pdf（パスワード設定あり） ———————————– 陸波 佳那（りくなみ かな） 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ———————————–

（2）パスワード連絡用メール例文

件名：【パスワードのご連絡】履歴書送付の件（陸波 佳那） 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。陸波 佳那です。 先ほどお送りいたしました履歴書・職務経歴書のパスワードをお知らせいたします。 【パスワード】XXXXXXXX お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。 ———————————– 陸波 佳那（りくなみ かな） 郵便番号＋住所 電話番号 メールアドレス ———————————–

よくある質問

Q. 履歴書ファイルにパスワードをかけなかったら失礼になる？

A. 基本的には不要です。

指定がない限り、パスワードを設定する必要はありません。

Q. 履歴書ファイルにパスワードをかける場合、どのようなものを設定すればいい？

A. 8文字以上の英数字で、推測されにくいものを設定してください。

氏名や1111…など単純な文字列は避けましょう。

Q. パスワードをかけたが、送付先から「開けない」と連絡が。どうすればいい？

A. まずは落ち着いてお詫びし、解除手順を再案内しましょう。

企業からパスワードの指定がなかった場合は、パスワードなしのPDFに差し替えて再送するほうが無難です。