採用担当者様、採用ご担当者様、御中、どれが正解？宛名の書き方、メール・封筒・電話の例文を解説

転職活動で企業に連絡する際、「採用担当者様」「採用ご担当者様」「御中」のどれを使えばよいか迷う人も多いのではないでしょうか。この記事では、採用担当の宛名をメール、封筒、電話それぞれの場面での正しい使い分けについて例文と合わせて解説します。

採用担当者様、採用ご担当者様は、どちらも正解

採用担当の個人宛てたいが、担当者の名前がわからない場合は「採用担当者様」「採用ご担当者様」のどちらを使っても問題ありません。「ご担当者様」の方が丁寧ですが硬い印象もあるので、迷ったら「採用担当者様」で問題ありません。

部署宛は御中を使う

採用担当個人ではなく、人事部や採用担当チームなど部署宛ての場合は「御中」を使います。以下の表で使い分け方を紹介します。

呼称	宛先	主な使用シーン
採用担当者様	個人	【適度にフォーマル】 実務連絡・確認・日程調整時。迷ったらこちらで良い
採用ご担当者様	個人	【より丁寧で硬め】 初回連絡、応募書類送付時。「ご」を付けると改まった印象となる
御中	部署	【適度にフォーマル】 部署宛の文書・メール。個人名には使わない

宛名書きのOK／NG例

宛名は、会社名・部署名・苗字の順で記載し、個人名が判明している場合は「苗字様」と書きます。
間違った宛名書きで多いのは、「御中」と「様」を重ねるケースです。部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」で、併用することはないと覚えておくと混乱しにくいでしょう。また「社長様」「部長様」と役職名と様も併用しません。

【正しい宛名書き】 ・ 会社名 部署名 採用担当者様 ・ 会社名 部署名 採用ご担当者様 ・ 会社名 部署名 〇〇様 ・ 会社名 部署名 御中

【間違った宛名書き】 ・ 会社名 部署名御中 採用担当者様 ・ 会社名 部署名御中 採用ご担当者様 ・ 会社名 人事部 人事部長様（役職名＋様の重複）

メールでの宛名の書き方例

メールでは、宛名の改行位置を整えることで読みやすさの印象が変わります。基本は、1行目に会社名、2行目に部署名と宛名を書く形が読みやすく丁寧です。部署名が長い場合は、部署名の後に改行を入れ、3行で記載しても問題ありません。
部署宛の場合は「御中」を使用し、個人宛の場合は「様」を付けます。

株式会社〇〇〇〇 人事部 採用担当者様

株式会社〇〇〇〇 〇〇部　〇〇グループ 採用担当者様

封筒での宛名の書き方見本

応募書類の郵送用の封筒宛名は、メール以上に形式が重視されます。縦書き・横書きいずれの場合も、会社名→部署名→宛名の順番で書きます。
部署宛であれば「御中」、個人宛であれば「様」を使用します。

【封筒の記載例】

電話で採用担当者に連絡する時のトーク例

電話の場合、「御中」は使いません。個人名が不明な場合は「採用ご担当者様」、個人名がわかる場合は「〇〇様」と伝えます。
まずは自分の名前と用件を簡潔に伝えてから採用担当者への取り次ぎをお願いしましょう。

「お忙しいところ恐れ入ります、〇〇と申します。 〇〇（求人サイトなど）に掲載の募集内容についてお聞きしたいことがあるのですが、人事部の中途採用の担当者様はいらっしゃいますか」

その他、使い方を迷う宛名の書き方

ここでは、そのほか迷いやすい宛名パターンについて紹介します。

宛先が複数いる場合（全員To送信）

複数の宛先で全員Toで送る場合は、役職の高い人順から「○○様、○○様」と書きます。

株式会社〇〇 人事部 〇〇様、〇〇様、〇〇様

宛先が複数だが代表者がいる（CC/同報送信）

宛先が複数でも現場担当者など、代表者がいる場合は、代表者を宛先にして、同報のCCで送っていることを補足する書き方があります。

株式会社〇〇 人事部 〇〇様 （CCの皆さまにも共有のためお送りします）

株式会社〇〇 人事部 〇〇様 （CC：○○様、○○様）

部署名不明、担当者の個人名がわかる場合

部署名が不明でも、担当者の個人名がわかっている場合は、「採用担当 山田太郎様」のように記載します。役割＋氏名＋様の形であれば、失礼にあたることはありません。

株式会社〇〇 採用担当 〇〇 〇〇様

採用窓口宛の場合

部署名ではなく「採用専用の窓口」が設けられている場合は、通常の部署名宛てと同じく「採用窓口 御中」のように記載します。御中の後に「ご担当者様」と重ねるのは二重敬称となるため避けましょう。

株式会社〇〇 キャリア採用センター 御中

採用担当からの連絡に対する返信する場合

メール返信時は、相手のメール下部にある署名に合わせるのが基本です。部署名、役職、氏名の漢字または英字表記など、きちんと確認しましょう。通称がカタカナ表記の会社であっても、署名の会社名や部署名が英字表記の場合は英字で記載します。

外資・英語表記の場合

外資系企業や英語表記の場合、相手が英語で連絡してきた場合は英語で返すのがマナーです。
宛先は日本語同様、個人名がわかる場合は個人名宛てに、採用担当者や窓口宛ての場合は「Dear Hiring Manager」などが一般的です。

Dear Ms. Johnson,

※Dear Mr./Ms.＋姓（性別不明/カジュアル指示がある場合はファーストネームのみ）。役職は宛名行に重ねず本文で補足可

Dear Hiring Team, Dear Recruiting Team, Dear Talent Acquisition Team