履歴書をメールで送る「正しい」やり方・マナー・例文・添付の注意点

転職活動では、履歴書などの応募書類を事前にメールで送るケースもあります。ここでは、履歴書のメールでの送り方について、すぐ使えるメール例文や、添付ファイルの形式を解説。メール送信前の最終チェックリストとあわせて活用してください。

履歴書をメールで送る際の基本マナー

履歴書をメールで送る場合は、ビジネスメールの基本マナーに沿った次の3つを押さえましょう。

なるべく早く送る

履歴書の送付を依頼されたら、早めに送るに越したことはありません。期日が決められている場合は期日内、期日が書かれていない場合は、数日以内に送るようにしましょう。履歴書の送付を指示されたメールに当日中に返信し「○○日までにお送りするようにします」などと伝えておくとより良いです。

個人のメールアドレスから送る

応募先へメールする際は、仕事で使っているものではなく、個人のメールアドレスを使います。履歴書に記載したメールアドレスと同じアドレスから送信しましょう。採用担当者にとって送信者が誰か判別しやすいためです。
なお、必須ではありませんが、先方に表示されるメールの表示名は、自分の氏名がわかる表記にしておくと採用担当者が認識しやすくなり親切です。

【関連記事】 履歴書に使う適切なメールアドレスは？gmailもOK？

件名・文章は簡潔に書く

履歴書を送付するメールでは、件名に「【中途採用・○○○職】応募書類の提出_氏名」 （募集職種・履歴書を添付している旨・名前）を入れ、誰からのどんな内容のメールか一目でわかるようにします。
自分から新規メールで送る際は「○○職に応募した○○です」など、メール本文で自分が何者かを記載すると丁寧です。「履歴書を送ってください」という企業からのメールに返信する場合は、「○○職に応募した○○です」でも、名前のみの「○○です」でも問題ないでしょう。

履歴書を送るメールの書き方と例文

履歴書を送付するメールに書くべき基本項目を解説します。また、実際の転職活動でよくあるケースごとにメールの例文を紹介しているので、必要に応じて書き換えて使ってください。

履歴書の送付メールに書く基本項目とは

履歴書を送付するメールでは、以下の基本項目を押さえた上で、短く簡潔な内容を送りましょう。

① 件名は、用件と氏名を入れる
② 宛先は、採用担当者または人事部宛にする
③ 書き出しは、挨拶と名前を入れる
④ 用件に、応募求人と履歴書送付の旨を書く
⑤ 締めの挨拶を書く
⑥ 自分の署名を最後に入れる

メール例文｜添付ファイルで履歴書を送る場合（パスワード無し）

企業からメールで履歴書を送るように言われた際は、特別な指定がない限りはパスワード無しで送って問題ありません。

以下の例文を参考にしてください。

件名：【中途採用・○○○職】応募書類の提出_氏名

株式会社○○○○ ○○○○部　○○○○役職名 ○○○○様

お世話になっております。先日、○○○職に応募した○○○○です。

ご指示いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。 ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。

これまでの営業経験を活かし、 貴社の新商品の販促にぜひ貢献したいと考えております。

お忙しいところ大変恐縮ですが、面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————– 陸波 太郎 (りくなび たろう) 〒XXX-XXXX 東京都○○区○○町○丁目○番◯号 ○○マンション ○号室 電話番号 090-XXXX-XXXX メールアドレス ○○○@○○.co.jp ———————————–

件名：Re： {元の件名}

株式会社○○○○ ○○○○部　○○○○役職名 ○○○○様

お世話になっております。○○職に応募した○○です。 ご返信いただき誠にありがとうございます。

ご指示の通り、履歴書と職務経歴書を送付いたします。 ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。

これまでの販売経験を活かし、 貴社の新商品の販促にぜひ貢献したいと考えております。

お忙しいところ大変恐縮ですが、お目通しいただき、 ぜひ面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————– 陸波 太郎 (りくなび たろう) 〒XXX-XXXX 東京都○○区○○町○丁目○番◯号 ○○マンション ○号室 電話番号 090-XXXX-XXXX メールアドレス ○○○@○○.co.jp ———————————–

メール例文｜添付ファイルで履歴書を送る場合（パスワード有り）

企業からファイルを暗号化してメール添付するように指示された場合は、2通に分けて送るのが一般的です。

メールで通知する際は、以下の例文を参考にしてください。

件名：【中途採用・○○○職】応募書類の提出_氏名

株式会社○○○○ ○○○○部　○○○○役職名 ○○○○様

お世話になっております。○○○○と申します。

提出のご指示をいただきました歴書と職務経歴書を添付ファイルにてお送りいたします。 ファイルのパスワードは、この後の別メールにお送りいたします。 あわせてご確認お願い申し上げます。

貴社の一員として、これまでの経験を活かせればと思います。

お忙しいところ大変恐縮ですが、面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————– 陸波 太郎 (りくなび たろう) 〒XXX-XXXX 東京都○○区○○町○丁目○番◯号 ○○マンション ○号室 電話番号 090-XXXX-XXXX メールアドレス ○○○@○○.co.jp ———————————–

件名：【中途採用・○○○職】応募書類の提出_氏名（パスワードの連絡）

株式会社○○○○ ○○○○部　○○○○役職名 ○○○○様

お世話になっております。○○○○と申します。

重ねてのメール失礼いたします。 先ほどお送りした添付ファイルのパスワードを、下記の通りご連絡いたします。

【パスワード】 ●●●●●●（半角英数）

ファイルが開かない場合は、その旨お教えください。 何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————– 陸波 太郎 (りくなび たろう) 〒XXX-XXXX 東京都○○区○○町○丁目○番◯号 ○○マンション ○号室 電話番号 090-XXXX-XXXX メールアドレス ○○○@○○.co.jp ———————————–

メール例文｜クラウドストレージサービスで履歴書を送る場合

クラウドストレージとは、インターネット上にファイルをアップロードすると、共有するためのURLが発行されるサービスです。ファイルサイズが大きく、メール添付では送信できないものを共有する際に活用するといいでしょう

件名：【中途採用・○○○職】応募書類の提出_氏名

株式会社○○○○ ○○○○部　○○○○役職名 ○○○○様

お世話になっております。○○○○と申します。

履歴書と職務経歴書を以下のクラウドストレージサービスにて共有いたします。 以下のURLよりダウンロードをお願いいたします。

URL： https//:**.com ダウンロード期限：20XX年XX月XX日

貴社の事業を支える事務サポートができればと考えております。

ご多用の折恐れ入りますが、面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————– 陸波 太郎 (りくなび たろう) 〒XXX-XXXX 東京都○○区○○町○丁目○番◯号 ○○マンション ○号室 電話番号 090-XXXX-XXXX メールアドレス ○○○@○○.co.jp ———————————–

メール例文｜履歴書の送付方法が明示されていない場合の質問例

履歴書の送付方法が明示されておらず、どのようにすればいいかわからない場合は、まずはメールで確認をしておくと安心です。

件名：Re： {元の件名}

株式会社○○○○ ○○○○部　○○○○役職名 ○○○○様

お世話になっております。○○職に応募した○○です。 ご返信いただき誠にありがとうございます。

履歴書と職務経歴書の提出方法ですが、 メールに直接添付、クラウドストレージへのアップ、郵送など、 ご指定の方法があればご教示ください。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————– 陸波 太郎 (りくなび たろう) 〒XXX-XXXX 東京都○○区○○町○丁目○番◯号 ○○マンション ○号室 電話番号 090-XXXX-XXXX メールアドレス ○○○@○○.co.jp ———————————–

メール添付する履歴書のデータ作成方法と注意点

履歴書をデータ化する際は、次の注意点やポイントを参考にしてください。

証明写真はデータで貼り付ける

メール送付する履歴書に貼る証明写真は、紙のスキャンではなく、直接データを貼り付けます。写真を添付し、画質を確認してからPDFに変換しましょう。

証明写真のデータは、スピード写真機や写真館で撮影すると、同時にQRコードや専用のwebページなどでダウンロードできることが多いので活用しましょう。

スピード写真・証明写真機の場合

駅や街中にあるボックス型の証明写真機には、撮影データをスマートフォンに保存できる機能を備えた機種が増えています。専用アプリのダウンロードや、画面上のQRコードを読み取るなどしてデータを受け取ります。

写真館の場合

写真館やスタジオで撮影した場合、プリントとデータのセットや、データのみなどを選べるところが多いです。

CD-ROMやQRコードによるダウンロード、メールでダウンロードリンクをもらうなどして、データを受け取りましょう。

スマホなどのセルフ撮影の場合

スマホで自撮りし、アプリを使って証明写真サイズに加工します。写真データはスマホ内に保存されます。

証明写真をデータ化する方法については、下記リンクで詳しく確認してください。

【関連記事】 証明写真をデータ化する方法。費用の目安、形式やサイズなど

履歴書のファイル形式はPDFにする

履歴書などの重要書類は、編集がしづらいPDF形式に変換して送るのが基本です。パソコンの種類やバージョンに左右されずに、レイアウト崩れせず見ることができる面でも、応募書類の形式として適切です。
Word、Excelそれぞれで作成した履歴書の変換方法や、手書きで作成した履歴書の変換方法は、次の手順で進めましょう。

Wordで作成した履歴書を添付用PDFに変換する方法

• 用紙サイズをA4、余白、行間などを整える
• Windows：ファイル →エクスポート→PDFの作成を選ぶ
• Mac：ファイル→印刷→左下のPDFから「PDFとして保存」
• プレビューでページ分割、画像の粗さ、フォント置換の有無を確認する

Excelで作成した履歴書を添付用PDFに変換する方法

• ファイル→印刷→ページ設定を選択
• 用紙サイズをA4、向き、余白、拡大縮小を調整し、横1×縦1ページに収める
• ファイル→エクスポート→PDFの作成を選び、標準で出力する
• 出力したPDFを開き、レイアウト崩れがないかを確認する

スマホアプリで写真を撮って、手書きの履歴書をPDFにする

「スキャンアプリ」を利用すると、スマホのカメラで撮影した紙の書類をPDF化することができます。アプリによっては書類の角を自動認識し、きれいに切り取ったり、斜めに撮影しても自動で真っ直ぐに調整したりすることができるので、活用してみましょう。

コンビニなどでスキャンして、手書きの履歴書をPDFにする

コンビニのマルチコピー機で紙の書類をスキャンすると、USBメモリや専用のスマホアプリにPDFで保存ができます。1枚30円程度でA3サイズまで読み取れるのが特徴です。

履歴書のファイル名は「履歴書＋氏名」にする

履歴書データの名前付けに決まったルールはありませんが、「履歴書（書類名）」「氏名」で構成することで、採用担当者が誰の応募書類かを判別しやすくなります。

ファイル名例：履歴書_氏名.pdf

パスワード設定が必要かは企業の指示で決める

メールに添付するファイルのパスワードは、応募企業から「応募書類はパスワード付きで送信してください」と明確に指示がある場合のみにかけるようにします。

なお、ファイル自身あるいは圧縮したzipファイルにパスワードをかけ、別のメールで通知する方法は、2020年11月以降、推奨されていません（※）が、応募先から指示があった場合はそれに従うのが基本です。パスワードの設定方法は、下記記事で確認できます。

【関連記事】 メールで履歴書を送付する際、パスワードはいる？いらない？

※政府が2020年11月にセキュリティ対策や受け取り側の利便性の観点から適切ではないという発表をだしています。

メールを送る前の最終チェックリスト

履歴書をメールで送る前に、最終のチェックポイントをリストにしました。マナー違反やケアレスミスがあるメールは、その後の印象を左右する可能性もあります。メールを送る前に必ず確認しましょう。

• 添付ファイルがついているか
• 違うファイルを添付していないか
• ファイルはPDF化しているか
• ファイル名が「履歴書+氏名」になっているか
• 履歴書ファイルが大きすぎないか
• ファイルを暗号化した場合、パスワードの連絡も送っているか
• 宛先のメールアドレスは間違っていないか
• 件名に名前＋履歴書送付の旨を書いたか
• メール本文を入れているか
• 宛名の会社名・役職名・名前は正しいか
• 相手の名前のあとに敬称（様など）をつけ忘れていないか
• 本文などに、ほかの企業の名前や別の担当者名が残っていないか
• 署名が入っているか
• 御社ではなく「貴社」を使うなど、敬語を正しく使えているか

ビジネスでの敬語の基本はこちらでも

【関連記事】 敬語が苦手です。転職するのに最低限、知っておくべき表現を教えてください。

履歴書のメールの送り方その他のFAQ

履歴書を送る際のルールについて、よくある質問をまとめましたので参考にしてください。

スマホから履歴書をメールで送っても失礼じゃない？

スマートフォンから履歴書を送るのは問題ありませんが、メールアドレスは履歴書に書いてあるのと同じものを使います。スマホから送る際は、改行位置などがパソコンで読みづらい文面になりがちです。署名も忘れやすいので、最後まで確認してから送りましょう。

履歴書をメールで送った後は電話で連絡した方がいい？

基本的には履歴書送付後の電話連絡は必要ありません。
応募締切時間の直前に送付した場合や、履歴書を送付して1〜2週間以上経過しても連絡がない場合も連絡をして良いでしょう。

履歴書をメールで送付後、企業から返信が来ない場合の対処法は？

メール送信後、2〜3日経っても採用担当者から返答がない場合、電話かメールで届いているか状況を確認するのは問題ありません。最後にやりとりしたメール本文に返信する形にすると、履歴も確認できるのでおすすめです。

件名：【ご状況の確認】Re：{下の件名}

宛名（これまでのメールと合わせる）

お世話になっております。 度重なるご連絡にて失礼いたします。◯◯です。 ◯月◯日に履歴書と職務経歴書をメールにて送付いたしました。 その後、無事に届いておりますでしょうか。 メールの不着などの不備を懸念し、念のため確認のご連絡を差し上げました。

お忙しい中大変恐縮ですが、 送付状況をご一報いただけますと幸いです。

こちらのメールと行き違いで、 既に受領いただいている場合は、何卒ご容赦ください。

よろしくお願いいたします。

———————————– 陸波 太郎 (りくなび たろう) 〒XXX-XXXX 東京都○○区○○町○丁目○番◯号 ○○マンション ○号室 電話番号 090-XXXX-XXXX メールアドレス ○○○@○○.co.jp ———————————–

印象を下げる履歴書送付時のNGマナー

多くの企業の採用支援コンサルティングを手掛けてきたキャリアアドバイザーの粟野さんに、履歴書を送付する際のNGマナーを聞きました。

メール本文が長すぎる

メール本文に、自己PRや志望動機、経歴の説明などを長々と書くのはやめましょう。履歴書や職務経歴書に書かれた内容は、メールには書かず、担当者が読みやすく簡潔な内容を心がけましょう。

履歴書のファイル名がわかりにくい

「履歴書_バージョン12」などの作成する本人側管理の内容をそのまま送っていたり、「rirekisyo.sample」などダウンロードした際のファイル名のままになっていないか、送る前に必ず確認しましょう。

PDF化されていない

情報管理意識が低いのではないか、ビジネスマナーに欠けているのではないか、という懸念を持たれる可能性があります。

PDF化されているが、見づらい

書式が崩れていたり、余白が不自然に広かったり狭かったりしないかも確認しましょう。ＰＣスキルに不安を感じたり、業務上の丁寧さに欠けるのではないかと捉える担当者もいます。

宛名や自分の署名が入っていない

宛名や署名が入っていないメールは、相手に失礼な印象を与えます。一般的なビジネススキルがない人という印象を持たれますので、必ず入れて送りましょう。