履歴書をコピーして使ってもOK？ 使い回しや複製について解説

履歴書はコピーして使い回したり、市販のものをコピー（複製）したりしてもよいのでしょうか。

ここでは、履歴書をコピーする際の基本ルールについて解説します。

履歴書のコピーを使い回すのはマナー違反

手書きの履歴書は、コピー機でコピーしたことは、インクの状態などからわかってしまいます。履歴書は正式な応募書類のため、コピーによる使い回しは避けましょう。一方、パソコンで作成した履歴書は、コピーしたことはわかりづらいですが、コピーするよりは、元データを直接プリントアウトしたほうが綺麗に複製できます。

また、自己PRや志望動機欄も同じ内容のものをコピーして流用するのはおすすめしません。会社によって求める人材は異なるため、応募先によって適切な内容にした方が良いです。

市販の履歴書をコピー（複製）して使うこともNG

市販の履歴書は、メーカーが著作権や商標権を持つ「著作物」です。そのままコピーして使用すると、権利侵害に該当する可能性がゼロではありません。正規品を必要な枚数以上を購入して使うか、著作権フリーの履歴書テンプレートをダウンロードして使うようにしましょう。

リクナビNEXTのダウンロードテンプレートは、ご自由にお使いいただけます。

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履歴書の控えとしてコピーするのはOK

自分が記入した履歴書を控えとしてコピーし、保存しておくこと自体は問題ありません。提出前の最終確認や次の応募先で内容を調整する際の参考にもなるため、手元に残しておくと良いです。

パソコンで作成した履歴書を印刷する方法

履歴書は、指定がない限り、手書きでもパソコンで作成しても問題ありません。基本情報をコピーして流用しやすく、応募先ごとに内容修正をしやすいパソコン作成の方が扱いやすい面はあります。パソコン作成した履歴書は、コンビニ印刷か自宅プリンターを使って印刷するのが一般的です。それぞれの方法を紹介します。

コンビニで印刷する方法

USBメモリやスマホアプリを使って、コンビニのマルチコピー機から簡単に印刷できます。PDF形式で保存しておくと、文字化けや配置のズレを防げます。用紙はA4普通紙を選択し、両面設定や縮小設定が誤っていないか事前に確認しましょう。急ぎのときやプリンタが手元にない場合でも、安定した品質で印刷できるのがメリットです。

自宅のプリンタで印刷する方法

自宅にプリンタがある場合は、時間を気にせず印刷できる点が魅力です。インク残量や用紙の向きを確認し、A4サイズ・片面印刷で設定してください。仕上がりの濃度が薄い、紙にスジが入るなどのトラブルがある場合は、印刷品質を「きれい」に設定するか、クリーニング機能を活用しましょう。印刷後は汚れやにじみがないか、提出前に必ずチェックすることが大切です。