内定辞退はメールでもOK？伝え方と基本マナー【例文あり】

内定を得たものの、他社への入社や現職残留を決意し、内定辞退を検討することもあるでしょう。相手企業への失礼を避けつつ、円満に内定辞退を伝える基本のマナーと連絡方法、メール・電話の例文、会話例などを紹介します。

内定辞退はしても良いのか

内定辞退とは、企業から出された内定通知に対し、応募者が入社の意思がないことを伝える手続きです。労働者には、「職業選択の自由」が認められているため、内定の辞退そのものは認められています。

また、企業側も採用活動を行う上で、候補者が他社と併願していることや、最終的に辞退が発生する可能性があることは一定程度想定しています。

ただし、企業側は採用のために多大なコストや時間を費やして、期待を寄せて内定を出しています。辞退を決めた際は、相手への誠意を欠かないよう、迅速かつ丁寧に対応しましょう。

内定辞退をするなら、いつまでにするべき？

企業から内定通知を受けたあとの返事は、一般的に1週間程度を目安にすることが多いです。

なお、内定を承諾したあとでも、辞退をすることは可能です。会社ごとのタイミングや手続きによって異なりますが、法律上のトラブルを回避しやすいのは、入社日の2週間前までのなるべく早いタイミンに辞退を申し出ることです。

どのケースであっても、辞退は企業側に負担をかけることですので、決断したらできるだけ早く連絡することが大切です。

内定辞退は、メールと電話のどちらで伝える？

内定辞退の連絡手段は、基本的にはそれまでの選考で使っていた手段で伝えるのがスムーズです。相手の状況を配慮しつつ、状況に応じてメールと電話を使い分けましょう。

基本は「メール」連絡で問題ない

就職・転職活動における選考過程での連絡は、メールを使う会社が主流です。

その場合、内定辞退の連絡もメールで送るのが良いでしょう。メールは、相手の業務を遮ることなく、担当者が都合の良いタイミングで内容を確認できるという利点があります。

電話での連絡が必要になるケース

一方で、想定されている入社予定日までの日にちがない場合は、電話で直接伝える方が良いでしょう。

また、内定直後に担当者から熱意あるアプローチを受けていたり、選考過程でお世話になった人がいたりする場合も、電話を一本入れることで、より誠意のある謝意が伝わります。

内定辞退で守りたい基本マナーとは

考えた末に内定辞退をするのは応募者の正当な選択ではありますが、企業としては入社後の活躍を期待して内定を出しています。辞退する際は、ここで解説するマナーを踏まえて、相手への敬意を忘れず誠実な対応を心がけましょう。

内定辞退を決めたら速やかに連絡する

何よりも大事なのは、辞退連絡は早くすることです。

内定辞退の連絡を受けた企業は、追加募集をするか、他の候補者への連絡をするかなど、採用計画を調整する必要があるからです。連絡を先延ばしにするほど企業側に負担をかけることになるため、結論を出したら、速やかに伝えるようにしましょう。

内定辞退の理由を簡潔に伝える

内定辞退の連絡では、理由を簡潔に添えるのがマナーです。

すべての選考を経て出された内定に対し、面接辞退などで使いやすい「一身上の都合」だけで済ませたり、何も理由を伝えたりしないのは失礼になり得ます。

詳細まで話す必要はありませんが、「検討の結果、他社との縁を感じた」など、相手に納得してもらいやすい理由を端的に伝えるようにしましょう。

• OK例：熟慮の結果、他社に入社することにした
• OK例：検討を重ね、現職に留まることを決めた
• NG例：一身上の都合により辞退したい

感謝とお詫びの気持ちを伝える

辞退メールや電話には、選考に時間を割いてもらったことへの「感謝」と、期待に沿えなかったことへの「お詫び」を必ず入れるようにしましょう。

謙虚な姿勢は少なからず相手企業の心証の悪化を防ぎ、将来的なビジネスでの接点において禍根を残さない配慮となります。

連絡する時間帯に配慮する

内定辞退のメールは、企業の営業時間帯に送るようにしましょう。日中にメールを書く時間が取れない場合は、メーラーにある送信時間の設定機能などを使う方法もあります。

電話での連絡は、営業時間の中でも、さらに相手の業務状況を考慮した時間帯にかけるのが望ましいです。避けた方が良い時間帯は、始業直後、昼休憩（12時〜13時）、終業間際など、相手が忙しそうな時間帯は避けるようにしましょう。

内定辞退メールの書き方と例文

内定辞退のメールは、用件を端的に伝えつつも、感謝と謝罪の意が伝わる構成にすることが肝要です。内定辞退を伝える書き方は、ある程度決まった定型があるので、下の例文を参考に自分に合うよう調整していきましょう。

内定辞退メールの構成と注意点

内定辞退のメールは、以下の5つの要素で構成するのが基本です。

①件名	「内定辞退のご連絡」と氏名を明記
②挨拶	宛名と時下、貴社におかれましては〜など
③感謝・辞退の意思・お詫び	内定辞退を伝える主要部分
④結び	貴社の発展を祈る定型文
⑤署名	氏名・連絡先

文章を作成する際は、結論を先延ばしにせず、一読して意図が伝わる構成を意識しましょう。本文中には「内定への感謝」「辞退の意思」「期待に沿えないことへのお詫び」の3点を盛り込むことが不可欠です。過度に感情的な表現は避け、事実を淡々と、かつ礼儀正しく伝えます。

【例文1】他社への入社を決めた場合

件名：内定辞退のご連絡（氏名）

株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。○○ ○○（氏名）です。

時下、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。 先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

この度、大変光栄な通知をいただきながら誠に恐縮ではございますが、 内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

慎重に検討を重ねてまいりましたが、 この度、別のご縁をいただいた企業への入社を決意いたしました。

本来であれば直接お伺いしてお詫びすべきところ、 メールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦ください。 貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

——- 氏名（フルネーム） 〒xxx-xxxx　住所XXXXXXX Tel ：XXX-XXXX-XXXX mail：xxx@xxxx.com

複数の内定から他社への入社を決めた際は、具体的な社名を出す必要はありません。「検討の結果、別のご縁があった」という表現に留めるのが一般的です。他社との比較ではなく、あくまで自身のキャリア選択の結果であることを丁寧に伝えましょう。

【例文2】検討の結果、辞退する場合

件名：内定辞退のご連絡（氏名）

株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。○○ ○○（氏名）です。

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 いただいた条件を含め、改めて自身の今後のキャリアを慎重に検討いたしました。

誠に恐縮ながら、この度は内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。 せっかくのご期待に沿えず、多大なご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

——- 氏名（フルネーム） 〒xxx-xxxx　住所XXXXXXX Tel ：XXX-XXXX-XXXX mail：xxx@xxxx.com

特定の他社に決まったわけではなく、自身のキャリアプランや希望条件と照らし合わせ、総合的な判断として辞退する場合の伝え方です。あくまで「現時点でのマッチングの結果」であることを強調し、選考に時間を割いていただいたことへの感謝を軸に構成します。

【例文3】現職への残留を決めた場合

件名：内定辞退のご連絡（氏名）

株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。○○ ○○（氏名）です。

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 この度、大変光栄な通知をいただきながら誠に恐縮ではございますが、 内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

自身のキャリアについて改めて検討した結果、 現職に留まり職務に邁進する決意をいたしました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような回答となりましたこと、 深くお詫び申し上げます。何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

——- 氏名（フルネーム） 〒xxx-xxxx　住所XXXXXXX Tel ：XXX-XXXX-XXXX mail：xxx@xxxx.com

転職活動を通じて自社の環境を再認識したり、引き止めによる条件改善があったりして、現職に留まる決意をしたケースです。理由は「真剣に考えた結果、現職に留まることとした」など簡潔で構いません。詳細な内部事情には触れず、決断の結果と謝意をセットで伝えましょう。

【例文4】内定承諾後に辞退する場合

件名：【お詫び】入社辞退のご連絡（氏名）

株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。○○ ○○（氏名）です。

先ほどはお忙しい中、お電話にてお時間をいただき誠にありがとうございました。 お電話でお伝えさせていただきましたが、その後の状況の変化により、 誠に勝手ながら入社を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

すでに入社の準備を進めていただいている中、 多大なご迷惑をおかけすることを、重ねて深くお詫び申し上げます。

本来であれば直接お伺いすべきところ、電話とメールでのご連絡となりますこと、 何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

——- 氏名（フルネーム） 〒xxx-xxxx　住所XXXXXXX Tel ：XXX-XXXX-XXXX mail：xxx@xxxx.com

内定承諾書を提出した後に辞退する場合、企業側はすでに受け入れ準備（備品手配や採用活動の中止など）を進めているため、迅速かつ丁寧な連絡が求められます。 連絡手段は電話で直接伝えるのが最も丁寧な形とされますが、担当者が不在がちな場合や、転職エージェントを介している場合などは、まずはメールで早急に意思を伝えるのが現実的です。大切なのは手段そのものよりも、結論を先延ばしにせず、誠実にお詫びの意を示すことです。

電話で内定辞退を伝える会話例

電話で内定辞退を伝える際は、まず採用担当者に取り次いでもらい、現在通話が可能かを確認することから始めます。

感情的にならず、落ち着いたトーンで「結論・理由・お詫び」を簡潔に述べるのが、円満な対応のポイントです。

【会話例1】内定辞退を伝える基本の会話

自分「お世話になっております。〇〇職の中途採用で内定をいただいております〇〇（氏名）と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」

（担当者に代わった後）

自分「お忙しいところ恐れ入ります。今、少しお時間よろしいでしょうか。先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。その上で大変恐縮なのですが、本日は、内定の辞退をお願いしたくお電話いたしました」

担当者「左様ですか、差し支えなければ理由を伺えますか？」

自分「慎重に検討いたしました結果、別のご縁があった企業への入社を決意いたしました。多大なるご期待をお寄せいただいたにもかかわらず、このような形となり、心よりお詫び申し上げます」

担当者「承知いたしました。残念ですが、新天地でのご活躍をお祈りします」

自分「温かいお言葉をいただき、ありがとうございます。それでは、失礼いたします」

基本の会話では、内定への謝辞と辞退の意思をストレートに伝えます。 担当者から理由を問われた場合も、あらかじめ準備した「他社からご縁をもらい」などの定型的な回答を落ち着いて返せば問題ありません。 詳細な理由を話して釈明するよりも、誠意を持ってお詫びを伝えることに時間を使いましょう。

【会話例2】担当者不在時の場合

自分「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇職の中途採用で内定をいただいております〇〇（氏名）と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」

受付（別の社員）「あいにく〇〇（担当者名）は外出しており、15時頃に戻る予定です」

自分「承知いたしました。それでは、15時過ぎに改めてお電話させていただきます。お忙しい中ご対応いただき、ありがとうございました。失礼いたします」

電話をかけた際、採用担当者が会議や外出で不在にしていることも珍しくありません。その場合は、戻りの時間を確認した上で、改めて自分からかけ直すのが基本です。電話口の方に「内定辞退」というデリケートな用件を詳細に伝える必要はありませんが、スムーズな取次ぎのために名前と簡潔に用件のみを伝えましょう。

【会話例3】自分から折り返す場合

自分「お世話になっております。〇〇職の中途採用で内定をいただいております〇〇（氏名）です。先ほどはお電話をいただいたにもかかわらず、出られず失礼いたしました。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」

（担当者に代わった後）

自分「先ほどはお電話をいただき、ありがとうございました。内定の件で改めてお返事を差し上げたく、お電話いたしました。今、お時間よろしいでしょうか」

担当者から不在着信が入っていた場合は、なるべく早く自分から折り返します。折り返しの際は、電話に出られなかったことへのお詫びを冒頭に添えましょう。また、辞退の連絡という性質上、相手からの折り返しを待つのではなく、必ず自分から連絡するのがマナーです。

転職エージェントを利用している場合の注意点

転職エージェントを通じて選考を進めていた場合、内定辞退の連絡は「キャリアアドバイザー（担当者）」に対して行います。企業へ直接連絡を入れることは、転職エージェントと企業との信頼関係を損ねる恐れがあるため、原則として控えましょう。

転職エージェントはあなたの希望条件を把握し、企業との調整を代行してくれています。内定辞退の理由を正直に共有することで、転職活動を継続する場合、次によりマッチした求人を提案してもらいやすくなるメリットもあります。

内定辞退に関するよくある質問

内定辞退を決断する際、多くの人が直面する不安や疑問について回答します。状況を悪化させないための考え方や振る舞いを事前に確認しておきましょう。

第一志望と伝えていたのに内定辞退はできる？

選考中に「第一志望」と伝えていた場合でも、内定辞退は可能です。

転職活動の過程で自身のキャリア観が変化したり、他社の条件がより魅力的に感じられたりすることは、企業側もある程度想定しています。過去の発言との矛盾を恐れて返答を濁すのではなく、現在の最終的な判断として、誠実に辞退の意思とお詫びを伝えることが最善の対応です。

内定辞退の連絡が遅れてしまった場合は？

結論を出すのに時間がかかり、連絡が遅れてしまった場合でも、最終判断をした時点で、すぐに連絡を入れるようにしましょう。

気まずさから連絡を先延ばしにしたり、音信不通になったりすることは、企業側に多大な迷惑をかける行為です。まずは連絡が遅れたことへの真摯な謝罪を述べ、メールだけでなく電話でも直接お詫びを伝えることで、誠意を示すことができます。

内定承諾書を提出した後でも辞退できる？

内定承諾書を提出した後であっても、法的には辞退が可能です。

民法の規定により、退職と同様、内定承諾書を提出した後でも、辞退の申し入れから2週間を経過すれば労働契約は解除されると解釈されています。また、企業側も、入社意欲が著しく低下した人材を受け入れるリスクを考慮し、合理的な判断として、内定承諾後の辞退であってもやむを得ず受け入れるといったケースもあるでしょう。

ただし、企業側は入社を前提に備品の手配や配属先の調整、他の候補者への不採用通知などを済ませているため、実務上の影響は甚大です。承諾後の辞退を決めた際は、メールだけでなく必ず電話で直接謝罪の意を伝え、誠実な対応に努めましょう。

内定承諾後の辞退方法はこちらで解説しています。

一度辞退した企業に再応募は可能？

一度辞退した企業への再応募は可能ですが、選考基準は厳しいものになると心得ておきましょう。辞退者や選考落ちした人は一定期間、再選考しない会社もあるようなので、再応募の際は、ある程度時間を空けた方が賢明です。企業側には「また辞退されるのではないか」という懸念も残るため、改めて応募する場合は、前回の辞退理由を払拭するだけの強い動機や再応募の理由をしっかり用意しておきましょう。

＼辞退・保留・承諾後から入社前まで／